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La organización de eventos es una tarea que puede requerir mucho tiempo y dedicación. Desde la selección de la ubicación hasta la contratación de proveedores y la promoción del evento, hay muchas cosas que hacer. Sin embargo, hay algunas estrategias que puedes implementar para la gestión del tiempo en la organización de eventos. En este artículo, presentaremos algunos consejos útiles para que puedas optimizar tu tiempo y organizar eventos de manera más efectiva.
¿Organizando eventos en tiempo récord? Pues dile adiós a Excel
Muchas personas consideran que los responsables de organizar eventos nos pasamos la vida haciendo listas, y no les falta razón. Buena muestra de ello es lo útiles que estas resultan para gestionar la lista de asistentes. Eso sí, quizás deberías ir pensando en dejar atrás tus viejas plantillas de Excel para apostar por el software de registro online de Meetmaps.
Toda anticipación es poca
Uno de los mayores errores que se cometen al organizar eventos es no planificar con suficiente anticipación. Si esperas hasta el último momento para tomar decisiones importantes, es probable que te enfrentes a problemas de logística y presupuesto. Por lo tanto, es importante que empieces a planificar tu evento lo antes posible.
Una buena forma de hacerlo es crear un calendario que te permita establecer fechas límite para cada tarea. Esto te ayudará a mantener el control y asegurarte de que estás avanzando en el proceso de manera adecuada. Además, si planeas con anticipación, tendrás tiempo suficiente para hacer ajustes y cambios de ser necesario.
La importancia es priorizar
La vida es una cuestión de prioridades, y eso es algo que se nota cuando te dedicas al event management. Clasifica tus quehaceres pendientes con base en su prioridad y actúa en consecuencia: eso te ayudará a enfocarte en los objetivos realmente importantes. Por supuesto, para hacerlo necesitas tener meridianamente claros cuáles son los objetivos que pretendes conseguir con esa reunión.
No te pierdas de vista la realidad
Cuando andas organizando eventos contrarreloj es importante que seas consciente de hasta dónde alcanzan tus propias capacidades. Decir “no” de vez en cuando, contratar a un asistente, emplear herramientas de event management y delegar tareas pueden hacer mucho a la hora de optimizar tu agenda.
Respira
En la era digital, hay muchas herramientas disponibles para simplificar y automatizar tareas. La automatización puede ser una excelente forma de ahorrar tiempo y garantizar que estás siendo eficiente en la gestión de eventos. Aquí hay algunas herramientas que puedes usar para automatizar tus tareas:
- Meetmaps Email Marketing: para enviar correos electrónicos masivos y personalizados.
- Meetmaps App: para programar y controlar la agenda del evento, así como las comunicaciones en directo a los asistentes.
- Trello: para organizar tu lista de tareas y establecer fechas límite.
- Canva: para crear gráficos y diseños de forma rápida y sencilla.
Al utilizar estas herramientas, puedes reducir significativamente el tiempo que dedicas a las tareas más repetitivas y enfocarte en aquellas que requieren tu atención directa.
Los accidentes ocurren
La planificación es esencial, pero, por muy bueno que seas organizando eventos, siempre debes prepararte para lo peor. Es por ello que contar con un plan B o dejar un tiempo extra para planear sobre la marcha puede marcar la diferencia.
Documenta y monitoriza todo
Ya sabemos que no existen dos congresos o webinars 100 % idénticos; sin embargo, saber con exactitud cómo gestionaste uno, hará que puedas replicar muchas tareas en el siguiente.
Planificar la organización de un evento con un ejemplo o con un caso previo siempre resulta de gran ayuda cuando el reloj nos mete prisa. Ergo, documentar y medir los encuentros que organizas hoy, hará que agilices tus tareas mañana.
Automatiza el marketing
E-mail marketing, redes sociales, web del evento, notificaciones push… No podemos imaginarnos ni un solo encuentro sin un plan de marketing y comunicación. Ahora bien, gestionar los tiempos de forma eficiente implica automatizar tales labores por medio de un software. Además, esto te permitirá optimizar la captación de asistentes y personalizar mejor su event experience.
Delega responsabilidades
Otra forma de ahorrar tiempo en la gestión de eventos es delegar responsabilidades. Si estás organizando un evento grande, es probable que tengas un equipo a tu disposición. Asegúrate de que todos los miembros del equipo tengan tareas específicas asignadas y sepan exactamente qué se espera de ellos. De esta manera, puedes liberarte de algunas tareas y enfocarte en otras que son más importantes.
Es importante que confíes en tu equipo y los apoyes en todo momento. Esto les permitirá desempeñarse de manera más efectiva y asegurará que el evento sea un éxito.
¿Aún no estás organizando eventos con un Event Management Software?
Automatizar el marketing, monitorizar los resultados, gestionar la lista de asistentes… Seguro que ya te habrás dado cuenta de que la tecnología es esencial para agilizar la gestión de cualquier encuentro. En especial, las soluciones tecnológicas all-in-one son idóneas a la hora de hacer que tu trabajo sea más rápido, cómodo y, en consecuencia, eficiente.
Las ventajas de ir organizando tus eventos con la ayuda de un software especialmente diseñado para ello se notan desde el minuto uno. Por ejemplo, gracias a él podrás gestionar a los asistentes de forma integral (registro online, envío de e-mails segmentados, venta de entradas y merchandising, etc.).
Es evidente que, cuando estás organizando eventos, no tienes ni un solo minuto que perder, así que debes aprovechar todos los recursos a tu alcance. ¿Sabías que el Event Management Software que hemos diseñado en Meetmaps cumple todos los requisitos necesarios para ahorrarte un montón de tiempo? Descubre todo lo que nuestra plataforma all-in-one puede hacer por ti solicitando hoy mismo tu demo gratuita.
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