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Organizar un evento puede ser una tarea complicada, pero asegurarse de que el mensaje llegue a la audiencia correcta es aún más difícil. El éxito de un evento depende en gran medida de la planificación y ejecución de una estrategia de comunicación efectiva. Desde la promoción previa del evento hasta la cobertura posterior, una estrategia sólida de comunicación puede garantizar que tu evento sea un éxito. En este artículo, compartiremos algunos consejos para crear el plan de comunicación perfecto para tu evento.
¿Te has dado cuenta de que el plan de comunicación tiene un papel decisivo dentro del event planning? Desentraña todo su potencial y comienza a sacarle partido con nuestros consejos.
Todos sabemos que planificación y event management siempre van de la mano. Por eso mismo, no podemos imaginarnos ni un solo encuentro que no esté respaldado por la pertinente estrategia de medios. ¿Cómo si no iba a darse a conocer?
¿Qué es un plan de comunicación?
El plan de comunicación para un evento es la hoja de ruta que detalla las acciones que se van a seguir para informar a sus asistentes, partners y proveedores. Gracias a él, los organizadores pueden planificar de manera más efectiva la forma en la que se relacionarán con la audiencia antes, durante y después del acto.
Podemos clasificar este tipo de estrategias conforme a sus destinatarios (internos/externos), su formato (online/offline) o su mensaje (formal/informal). Sea como sea, se trata de un documento de carácter analítico, bidireccional, estratégico, integrador y alineado con el espíritu del evento.
El plan de comunicación y difusión debe adaptarse a los objetivos y al target del meeting para tener éxito. Además, el documento que lo contiene establecerá qué estrategias desarrollará a lo largo del cronograma del evento (por ejemplo, campañas de e-mail marketing un mes antes de que se lleve a cabo).
¿Por qué es importante prepararlo para tu evento?
Sean cuales sean las metas que pretendes conseguir con tus eventos, el plan de comunicación y difusión es vital para alcanzarlos. De hecho, son muchos los beneficios relacionados con la planificación de tales estrategias.
- Incrementa la visibilidad del evento y de tu propia marca.
- Atrae a una audiencia más amplia y potencia la captación de partners.
- Aumenta la satisfacción de los asistentes (lo que redunda positivamente en la comercialización del encuentro).
- Incentiva la interacción de los asistentes.
- Refuerza la imagen del propio acto y el branding corporativo.
- Ayuda a expresar correctamente tus necesidades (por ejemplo, frente a proveedores).
- Ahorra dinero (la planificación permite invertir los recursos de forma más inteligente).
- Permite que la gestión de incidencias sea más eficiente.
Define tus objetivos de comunicación
Antes de comenzar a crear una estrategia de comunicación para tu evento, es importante tener claros los objetivos de comunicación que deseas lograr. ¿Estás tratando de atraer a nuevos clientes o retener a los actuales? ¿Quieres generar conciencia sobre tu marca o productos? ¿O simplemente quieres crear una experiencia positiva para los asistentes?
Una vez que hayas establecido tus objetivos de comunicación, es hora de comenzar a pensar en cómo llegar a ellos. La forma en que planificas y ejecutas tu estrategia de comunicación dependerá en gran medida de tus objetivos. Por ejemplo, si estás tratando de atraer a nuevos clientes, es posible que desees centrarte en la promoción y publicidad del evento. Si deseas crear una experiencia positiva para los asistentes, podrías centrarte en la participación de la audiencia y la creación de contenido en redes sociales.
Identifica a tu audiencia
El siguiente paso en la creación de una estrategia de comunicación efectiva para tu evento es identificar a tu audiencia. ¿Quiénes son las personas a las que deseas llegar? ¿Son jóvenes, mayores, hombres, mujeres, locales o de otras ciudades?
Una vez que hayas identificado a tu audiencia, debes pensar en cómo comunicarte con ellos. ¿Cuáles son los canales de comunicación que utilizan? ¿Cómo prefieren recibir información? ¿Qué tipo de contenido les interesa?
Al responder estas preguntas, podrás crear un plan de comunicación más efectivo y asegurarte de que tu mensaje llegue a la audiencia correcta.
Selecciona tus canales de comunicación
Después de definir tus objetivos y audiencia, es hora de seleccionar los canales de comunicación adecuados para tu evento. Hay muchos canales diferentes que puedes utilizar, desde medios impresos hasta medios digitales. Al elegir los canales de comunicación adecuados, podrás maximizar el impacto de tu mensaje y llegar a tu audiencia de la manera más efectiva posible.
Aquí hay algunos canales de comunicación que puedes considerar para tu evento:
- Medios impresos: Si bien los medios impresos pueden parecer anticuados, siguen siendo una forma efectiva de llegar a un público específico. Puedes utilizar carteles, folletos, periódicos o revistas para promocionar tu evento.
- Redes sociales: Las redes sociales son una excelente manera de llegar a una audiencia más amplia. Puedes utilizar plataformas como Facebook, Instagram, Twitter y LinkedIn para promocionar tu evento y generar interés.
- Correo electrónico: El correo electrónico es una forma efectiva de comunicarse con tus clientes o suscriptores actuales.
Ajusta el plan de comunicación a cada fase del evento
Desde luego, un plan de difusión no consiste en emplear todos los canales de comunicación durante todo el tiempo. A fin de no atosigar a la audiencia, lo mejor es emplear un medio en cada momento.
- Preevento (por ejemplo, sitio web para informar sobre el registro y la compra de entradas).
- Durante el acto (por ejemplo, notificaciones push up en la app).
- Post Encuentro (por ejemplo, un e-mail para agradecer la asistencia y resumir lo sucedido durante su celebración).
No dejes pasar la oportunidad de reforzar el branding
Ya hemos visto que el plan de medios sirve para reforzar la imagen de marca. A la hora de hacerlo posible es imprescindible personalizar los canales de comunicación empleados con elementos distintivos de la empresa organizadora (por ejemplo, logotipo y colores corporativos).
Mídelo todo
Todo es superable… y los planes de medios no son una excepción. Eso sí, si pretendes depurar tu “técnica”, tendrás que medir los resultados obtenidos: solo así estarás en posición de saber cuáles han sido sus debilidades y fortalezas. Recuerda que el uso de tecnología específicamente diseñada para el event planning te será de gran ayuda para llevar a cabo esta tarea.
No te olvides de los partners
Cuando hablamos de planes de difusión, solemos olvidar que estos también incluyen a los patrocinadores. A fin de cuentas, promover la interacción entre estos y los asistentes (por ejemplo, mediante expositores virtuales) facilitará considerablemente la monetización del acto.
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