La tecnología en la organización de congresos

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Organizar un congreso puede ser una tarea abrumadora, con muchos detalles a tener en cuenta. Desde encontrar un venue adecuado, atraer a los ponentes correspondientes y asegurarse de que todos los asistentes estén cómodos y bien atendidos. ¿Cómo podemos utilizar la tecnología para la organización de congresos, simplificando y mejorando todo el proceso? En este artículo hay algunas ideas.

Beneficios de utilizar tecnología en congresos

Hay muchos beneficios en el uso de la tecnología en congresos.

Algunos de ellos incluyen:

Ahorro de tiempo y dinero: la automatización de tareas como registro online y gestión de acreditaciones mediante código QR, puede ahorrar tiempo y costes.
Más eficiencia: la tecnología puede simplificar muchos procesos y reducir los errores y la duplicación de tareas.
Mayor participación y compromiso de los asistentes: las herramientas tecnológicas, como las apps para eventos, pueden fomentar la interacción y participación activa de los asistentes.
Mayor alcance: el streaming en directo permite acceder al contenido a más usuarios.

Registro online

El registro online es una herramienta invaluable para cualquier organizador de eventos. Permite a los asistentes registrarse fácilmente desde cualquier lugar con acceso a Internet. Incluso, el organizador puede recopilar toda la información necesaria para la asistencia y enviar recordatorios y actualizaciones previo al evento.

Obviamente, también puede reducir el tiempo y coste asociado con la gestión manual de acreditaciones.

App para eventos

Las apps para eventos son una excelente manera de mantener a los asistentes informados y comprometidos antes, durante y después del evento. Pueden proporcionar información sobre el programa, los ponentes y patrocinadores, así como permitir a los asistentes crear su propia tabla de reuniones personalizada.

Sistemas de votación en tiempo real

En algunos congresos, la participación activa de la audiencia es esencial. Los sistemas de votación en tiempo real pueden ayudar a fomentar la interacción y la participación en discusiones y debates. Los asistentes pueden votar en tiempo real utilizando dispositivos móviles, lo que permite al presentador ver los resultados a tiempo real.

Todas las acciones mencionadas anteriormente mejoran la dinámica del evento y hacen que los asistentes se sientan más involucrados.

Streaming en directo y su grabación

Hay asistentes que pueden no estar presentes en el evento, pero aún así están interesados en el contenido. El streaming en directo y su grabación, son herramientas excelentes en estos casos. El streaming permite que cualquier persona con acceso al evento y Internet pueda entrar al evento en directo o posteriormente, según su conveniencia. Gracias a ello, se puede aumentar el alcance del evento y atraer a un público más amplio.

Abstracts, publicación de los estudios de profesionales

En esta tipología de eventos, es relevante tener en cuenta los estudios y papers de profesionales de la materia del congreso, por ello, tener un espacio dedicado a ello y poder contactar directamente con el autor, es relevante para los asistentes del congreso.

Consejos para utilizar la tecnología en congresos

Si estás considerando utilizar la tecnología en su próximo congreso, aquí hay algunos consejos útiles para tener en cuenta:

Planificar con anticipación

Es importante planificar con anticipación qué herramientas tecnológicas utilizar. Determina qué aspectos del evento se beneficiarían más del uso de la tecnología y cómo puede integrarlas de manera efectivo en el proceso general.

Comunicar claramente

Asegurate de que los asistentes comprendan cómo utilizar las herramientas tecnológicas que ha implementado. Proporcione instrucciones claras y concisas antes y durante el evento para evitar confusiones o malentendidos.

Capacitar al personal

Es fundamental que el personal involucrado en el evento comprenda cómo utilizar las herramientas tecnológicas que ha implementado. Capacite a su equipo de organizadores y personal de apoyo en el uso de estas herramientas para garantizar un uso eficiente y efectivo.

Pruebas y ensayos

Realiza pruebas y ensayos antes del evento para asegurarse de que las herramientas tecnológicas funcionen correctamente y no haya problemas técnicos durante el evento. Incluso, puedes ensayar la forma en que se utilizarán estas herramientas y cómo se integrarán en el proceso general del evento.

El uso de tecnología puede ayudar a mejorar la experiencia de los asistentes a congresos. Por lo tanto, si estás considerando organizar un congreso en el futuro, no dudes en explorar las opciones de tecnología disponibles y considerar cómo pueden mejorar su proceso general de organización.

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