Gastos imprevistos, el factor tiempo, cambios de última hora… Si eres event manager, sabes a lo que nos referimos. Nuestro día a día está lleno de riesgos que nos hacen vivir en estrés constante. Afortunadamente, lo damos por bien empleado cuando el evento sale a pedir de boca, ¿verdad?

Un abultado conjunto de funciones y un nivel de exigencia voraz hacen que nuestra profesión sea muy dura. Sin embargo, el gusto por las cosas bien hechas y el afán de satisfacer las preferencias de nuestros clientes nos llevan a darlo todo en cada nuevo proyecto. Así, no es de extrañar que tantas personas quieran ser event planner. ¡Y no desisten cuando descubren lo que se les viene encima!

¿Cuáles son las funciones de un event manager?

Ya nos hagamos llamar event manager, organizador de eventos o event planner, lo cierto es que nuestra lista de atribuciones no se la salta un galgo. Ciertamente, somos el vivo ejemplo de lo que se espera de un perfil multidisciplinar. ¿Alguna vez has pensado en todo lo que tenemos que hacer?

 

Planificar el evento

La primera fase de nuestra labor es puramente intelectual, pero ¡ni se te ocurra relajarte porque de ella depende todo lo demás! En esta etapa diseñamos el briefing del evento teniendo en cuenta los gustos y preferencias del cliente.

La planificación del evento incluye no solo su esbozo a grandes rasgos (objetivos, target, recursos…), sino también detallar con total precisión. Entre los datos que deberemos incluir están: el número de asistentes, los timings, los ponentes y la fecha.

Dentro de las tareas más importantes de esta etapa están la elaboración del presupuesto, la distribución de roles entre los miembros del equipo y llegar a acuerdos con los proveedores, además de diseñar una landing page de promoción del evento.

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Producción: una de las fases más estresantes

¿El mero diseño del evento te provoca ansiedad? Pues, agárrate que vienen curvas, ya que hacerlo realidad pondrá tus nervios a flor de piel. Entre las labores que se esperan de ti en esta fase, podemos destacar las siguientes:

  • Diseñar el plan de comunicación (promoción del evento en redes sociales, enviar e-mails a los asistentes, mantener un contacto fluido con ponentes y proveedores…). Gracias a la herramienta de e-mails de Meetmaps, el diseño y gestión de estos será mucho más fácil.
  • Dirección y coordinación de los intervinientes (trabajadores, invitados, promotores…). ¡Recuerda que todo debe funcionar de acuerdo con los timings preestablecidos!
  • Gestionar los recursos: esta función incluye, a su vez, gran variedad de subtareas (alquiler del local en los eventos híbridos o presenciales, administrar el presupuesto, contratar empleados…).
  • Supervisar la ejecución del evento: desde luego, ser event manager no solo consiste en entregarle el planning a tu cliente y echar a correr. Debes estar en primera línea de fuego para garantizar que todo sale según lo previsto: desde el montaje y desmontaje de stands hasta el control de accesos. El event management software de Meetmaps te permite gestionar y controlar la entrada al evento, a través de tu base de datos.

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La importancia del análisis postevento

¿Acaso creías que tu trabajo de event planner termina cuando lo hace el propio evento? ¡Ni mucho menos! Tu oficio también consiste en recopilar información útil para evaluar el rendimiento y los resultados del encuentro. El broche de oro será entregarle a tu cliente una propuesta con mejoras a implementar en futuros eventos.

 

Por qué es un trabajo tan duro ser event planner, ¿cómo es el trabajo de un event manager?

Lejos de basarse en meras apreciaciones personales, cuando decimos que la carrera del event manager es dura, lo hacemos con conocimiento. No en vano, el artículo elaborado en 2021 por Business News Daily menciona que los event managers es una de las profesiones más estresantes y nos otorga un muy honroso 6º puesto, y solo nos superan militares, bomberos, pilotos y policías.

Imagina que tienes que armar un puzzle de 5000 piezas en 60 minutos: eso es, precisamente, lo que significa ser event planner. Nuestro trabajo consiste en coordinar a un gran número de profesionales provenientes de muy diversas áreas. Súmale los altísimos estándares de exigencia por parte de nuestros clientes y entenderás lo ardua que resulta la tarea de organizar eventos.

  • Cuando organizas eventos, ya sean corporativos o familiares, tu cliente es el rey. Eso significa que debes adaptarte a sus gustos y preferencias como un guante, ofreciéndole todo tipo de personalizaciones para crear una experiencia realmente única.
  • Uno de los mayores riesgos que afrontamos los event planners son las variables: sucesos imprevistos que pueden dar al traste con un evento perfectamente planificado. En consecuencia, debemos hacer un sobreesfuerzo (muchas veces imperceptible para el cliente) con el fin de que nada nos arruine la fiesta. En este punto, la tecnología especializada en organización de eventos se revela como nuestra mejor aliada para que todo marche a las mil maravillas.

Definitivamente, la profesión de event manager es tan dura como gratificante. No obstante, está en tu mano hacerla más fácil y eficiente con la solución tecnológica que te brindamos en Meetmaps

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