Al organizar un evento hay que tener en cuenta todo aquello que puede afectar de forma directa a la satisfacción tanto de los organizadores como de los asistentes. Por eso, establecer un buen sistema de control de acceso es fundamental para que la jornada sea un éxito desde el primer momento. Si los sistemas de control de acceso para personas siempre han sido importantes tanto en los eventos presenciales como en los híbridos, con la presencia del covid-19 en nuestras vidas se vuelve todavía más necesario controlar quién ha acudido a un acto.
«La tecnología avanza cada vez más rápido y está presente diariamente en los eventos para facilitar muchos procesos. Gracias al sistema tecnológico profesional que implementamos en Meetmaps, los accesos son más fáciles, rápidos y seguros.» Luis Alberto Opderbeck, Operations Manager de Meetmaps.
¿Por qué es importante el control de acceso en un evento?
El acceso es la primera toma de contacto de los asistentes con el evento. Es necesario que el mecanismo utilizado permita una verificación rápida y sencilla y que garantice, a la vez, que al acto solo van a entrar aquellos que están acreditados. El control de los accesos cumple con dos finalidades. Por un lado, es una medida de seguridad y, por otro, facilita la labor de los organizadores. Con este sistema podemos controlar la afluencia de entrada de público y proceder a su distribución por el espacio de forma mucho más tranquila y segura. Además, en época de Covid-19, esto permite un adecuado cumplimiento de las medidas de seguridad (desinfección de manos, toma de temperatura, mantenimiento de la distancia de seguridad, etc.) Gracias al control de accesos, se puede aplicar esta trazabilidad para seguir el recorrido de las personas y comunicarse individualmente con ellas en el caso que sea necesario según el protocolo COVID. Cuanto mejor esté organizada la entrada en el evento, menos problemas de aglomeraciones se generarán y mayor será la satisfacción de los asistentes al sentirse bien atendidos en todo momento.
Cada vez que controlamos el acceso de una persona a un evento, sea éste del tipo que sea, estamos validando una información a la que previamente hemos accedido nosotros o que incluso hemos ayudado a generar. Dicho de otro modo, consultamos esa información que tenemos y la gestionamos en beneficio de la organización del evento. De esta manera, aportamos valor mediante respuestas a consultas que nuestro cliente necesita en el momento y forma más oportunas. Por ello, la principal actitud que una empresa de control de accesos debe tener, es la escucha activa. Si entendemos bien qué necesita la organización cada vez que un o una asistente acceda al evento estaremos en condiciones de proponerle la solución tecnológica y equipo técnico que mejor se adapte a su necesidad. En consecuencia, no existen malos o buenos sistemas de control de acceso sino que unos son más convenientes que otros en función de las circunstancias en que se encuadre un evento. Sergi Palomar, Departamento Comercial
¿Diferentes tecnologías para controlar los accesos?
Si la tecnología nos puede ayudar a medir el éxito de un evento, también puede contribuir a que el acto sea todo un éxito ya desde el inicio si la usamos adecuadamente para controlar el acceso. Como empresa de software para eventos somos conscientes de la importancia que tiene la tecnología cuando queremos controlar quién accede a nuestro evento o congreso y de la importancia de elegir la más adecuada para cada ocasión. Podemos optar por control de acceso mediante el escaneo de código QR, tecnología inalámbrica NFC, pulseras de acceso rápido con el sistema RFID y App de check in manual. En Meetmaps también destinamos recursos a investigar. Lectores biométricos, Inteligencia Artificial, Realidad Virtual, entre otras. Son oportunidades tecnológicas para las que muy pronto estaremos en condiciones de añadir valor.
Diferentes tecnologías para controlar los accesos
Sistema de escaneo de códigos QR
QR proviene de Quick Response, respuesta rápida y es un método de cifrado BiDi, bidimensional. ¿Cómo funciona este sistema? Es, hoy por hoy, el método más utilizado dado que la información que contiene el código es mucho mayor que la que contenían los códigos lineales, también llamados códigos de barras. La facilidad para generarlos así como la capacidad de información que contienen y el coste mínimo de obtenerlos hacen de este sistema el más utilizado para eventos institucionales y empresariales con un gran número de usuarios. El funcionamiento es muy fácil: el usuario se registra en una página web y recibe un correo electrónico con su código QR personal. Este debe imprimir el correo o mostrarlo en su móvil para que sea escaneado el día del evento.
NFC, tecnología inalámbrica de corto alcance
NFC significa Near Field Communication. Se trata de una tecnología inalámbrica pensada para la transmisión de grandes cantidades de datos instantáneos, es decir, identificación y validación de personas en el momento.¿Cómo funciona este sistema? Por lo que hace a los eventos, podemos aplicar esta tecnología fácilmente, ya que el asistente solamente debe acercar su móvil o tarjeta con chip NFC a un dispositivo de lectura y automáticamente se le dará acceso. Esta opción no siempre es una ventaja dado que la lectura de la tarjeta NFC se hace por proximidad (apenas 2 centímetros) al lector, lo que supone un tiempo mayor que si la lectura la realiza un escáner de QR que permite lecturas de hasta 40 centímetros.
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RFID, pulseras de acceso rápido
La tecnología RFID o “cashless” en los controles de acceso es un sistema en el que solamente acercando la pulsera al lector, se identifica el usuario y se le da acceso al evento. ¿Cómo funciona este sistema? Existen 2 tipos de lecturas con RFID, las que usan receptores «pasivos», es decir que la antena RFID que emite la frecuencia de onda es externa y por lo tanto, la pulsera se debe acercar a la antena y la que usan chips activos, es decir, que estos emiten pulsaciones electromagnéticas constantemente y la antena exterior las recibe. Las primeras son económicas pero menos fiables porque la distancia de lectura es menor. Las segundas, muy efectivas pero mucho más caras. Ambas se usan cuando el flujo de accesos es muy grande y no se precisa un control visual individual. Además, este sistema permite tener un control del aforo y de horario de las entradas y salidas de personal con mucha precisión y, evidentemente, con posibilidad de denegar o permitir el acceso en el recinto.
App de control de acceso
También hay la posibilidad de realizar un control de acceso buscando el nombre del asistente y validando su entrada en la base de datos del evento. Para eventos con pocos asistentes es un sistema rápido que no necesita de mucha complejidad tecnológica para realizarlo.
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El sistema de Meetmaps
En Meetmaps ofrecemos un sistema rápido y sencillo de usar tanto para los asistentes como para los organizadores. Los asistentes pueden registrarse online y onsite e imprimir la acreditación en su casa o incluso en el lugar del evento a través del sistema de autoprinting. Se cuelga la acreditación y esta es escaneada con la app de checkin para poder entrar. Si se escanean todas las entradas y salidas de la sala, los organizadores pueden ver en tiempo real cuál es el aforo de la sala. El control de acceso a eventos sigue siendo algo prioritario y, gracias al desarrollo de las nuevas tecnologías, la gestión de la entrada se vuelve mucho más sencilla para los organizadores, a la vez que agiliza los tiempos de espera y mejora la satisfacción de quienes han adquirido una entrada para el acto en cuestión. 
Ahora que ya sabes un poco más sobre los accesos a eventos, contacta con una plataforma completa como la de Meetmaps que te va a facilitar la vida para que la experiencia de los asistentes sea lo más positiva posible. Solicita una demo para más información.
¿Quieres ver un check-in en directo para entender mejor el concepto? Aquí va un vídeo que te va a gustar.
