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Los encuentros entre profesionales de la medicina ocupan un lugar muy especial dentro de la gestión y organización de congresos. Ciertamente, es esencial tener en cuenta qué se hace en un congreso de este tipo para organizarlo de forma exitosa.
Desde luego, el congreso médico es uno de los eventos corporativos más arraigados y populares tanto a nivel nacional como internacional. Acompáñanos para descubrir los tips que te permitirán optimizar al máximo su gestión.
¿Qué se hace en un congreso médico?
Lo primero que debes hacer como organizador de congresos de este tipo es responder a la pregunta de qué se hace en un congreso médico. Al fin y al cabo, su organización (ponentes, actividades, sede, etc.) estará íntimamente ligada a su temática. Recuerda que definir dicho tema depende de las preferencias de los organizadores, pudiendo ser tan concreto o genérico como estos deseen.
La importancia de organizar un congreso médico con antelación
Todo evento o congreso médico es un claro enemigo de la improvisación. De hecho, suele ser necesario medio año mínimo para organizar correctamente esta clase de encuentros profesionales. Además, debes tener en cuenta el calendario para evitar que su celebración se solape con la de otras conferencias relacionadas, a fin de garantizar la mayor afluencia posible.
Diseña el planning del evento médico
Una vez definido el objetivo de un congreso y su fecha, llega el momento de dotarlo de contenido. Para ello deberás escoger a los ponentes para conferencias que encajen con su temática. También será necesario organizar la agenda en diversas sesiones e incluir actividades que fomenten la interacción de los asistentes. En todo caso, habrá que decidir la duración específica de tales actos para que oradores y congresistas puedan agendar su participación.
Financiando el evento o congreso médico
Contratar a los ponentes para conferencias, alquilar un local, pagar a los proveedores… Es evidente que un evento o congreso médico genera bastantes gastos. Así pues, buena parte de tu labor consistirá en encontrar patrocinadores que contribuyan a financiar los costes. En este punto, lo ideal es elegir a aquellas entidades que estén relacionadas con el objetivo del encuentro.
Los stands comerciales y la venta de entradas también representan interesantes fuentes de ingresos, especialmente en los congresos de gran tamaño. ¡No los pases por alto a la hora de financiar el encuentro!
Congreso médico y tecnología: garantía de éxito
Es evidente que contar con un Event Management Software potente es un detalle que marca la diferencia cuando se trata de organizar un evento médico. Por un lado, te facilita muchísimo la vida como organizador de eventos; por otro, permite incluir las ideas para congresos médicos más atractivas e innovadoras. ¿Qué más se puede pedir?
¿Cómo escoger el event management software ideal para un evento médico?
- All in one. Emplear un event management software que integre todas las funciones en un mismo lugar es la forma más inteligente de ahorrar tiempo y simplificar tu trabajo. Su operativa automatizada y su interfaz intuitiva son idóneas para ofrecer a tus clientes una gestión insuperable.
- Software versátil. Completar la formación, difundir avances científicos, ferias de medicamentos… Ciertamente, no existe una única respuesta a la pregunta de qué se hace en un congreso médico. En consecuencia, es esencial elegir un software que pueda adaptarse a cualquiera de estas finalidades.
- Tecnología apta para todos los formatos. Todos sabemos lo ocupados que están los profesionales sanitarios, así que los eventos 100% presenciales no siempre son una buena opción. Apuesta por un event management software compatible con encuentros presenciales, virtuales e híbridos para incrementar la asistencia.
Implementa las mejores herramientas para congresos médicos
- App de check-in. Crea códigos QR individualizados para cada asistente con el fin de lograr un acceso ordenado al congreso médico.
- Registro online. Diseño formularios personalizados para crear una completa base de datos del encuentro.
- Publicación de abstracts y papers de carácter científico tanto en el formulario de registro como en la plataforma del evento.
- E-mail marketing. Se trata de un poderoso aliado para enviar invitaciones a los congresistas e informarles sobre el evento o congreso médico.
- Potencia la participación de los asistentes. Para ello dispones de funciones tan útiles como el matchmaking, el lead scanner y las reuniones 1to1.
- Aumenta el atractivo del evento médico dinamizando a la audiencia mediante la gamificación.
- Web del evento. Te será muy útil para posibilitar el registro de los asistentes y compartir con ellos los detalles más importantes del congreso médico.
- Monetización. Incrementa el ROI de tu evento médico con las opciones más lucrativas (venta de entradas, stands personalizados, patrocinadores, etc.).
Estamos seguros de que, tras leer este post, ya no te quedarán dudas sobre qué se hace en un congreso médico y cuál es la mejor forma de organizarlo. En Meetmaps ponemos en tus manos el Event Management Software que necesitas para lograr una gestión capaz de marcar la diferencia. ¡Prueba ya nuestra tecnología all in one de última generación en tus congresos médicos y/o científicos!
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