“¡¿20,000€!? ¿Estamos locos? ¿De qué tipo de ser humano se trata?”

Hasta en la era de Google, dónde preguntas tales como “¿Cuál es la respuesta al universo?” o “¿Qué debería comer para cenar?” tienen solución, la respuesta a ¿Cuánto cobran los ponentes? sigue siendo un secreto muy bien guardado.

Construir tecnología para la industria de eventos, nos ha dado mucha exposición en cuanto a la organización, presupuesto y ejecución de eventos. En Meetmaps vemos de cerca todas las etapas del proceso de planificación de un evento en varias industrias y todavía nos sorprendemos cuando el proceso para determinar el precio, la negociación y la reserva de ponentes varía de manera tan disparatada. Así que hoy, hemos pensado en arrojar algo de luz sobre las tarifas típicas que puedes encontrar mientras buscas a un ponente y cómo negociar el mejor precio para tu evento.

¿Cuáles son las variables al contratar un ponente?

Una de las razones por las cuales existe este misterio alrededor de los ponentes es porque la mayoría de los “ponentes TOP” trabajan con agentes o “speaker bureaus”, que vienen a ser agencias especializadas en poner en contacto tu petición con un ponente difícil de contactar de forma directa.

El reto a la hora de trabajar con estas agencias de ponentes es que, desde el momento en que te pones en contacto con ellos para una propuesta, te conviertes en un cliente potencial e inicias tu camino hacia el encuentro del mejor ponente para tu próximo o futuro evento, congreso o conferencia. Mientras que las agencias de ponentes pueden ser de ayuda a la hora de contactar con personalidades solicitadas, recuerda que su motivación es la de alcanzar el máximo número de ventas posible.

Otra razón que nos lleva al curioso misterio del precio de los ponentes es el cómo las tarifas que proponen varían drásticamente en base a la geografía, experiencia y su estatus de “celebridad”.

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Geografía

No importa quien contrates para la apertura de tu evento, si necesitan viajar condicionarán el precio final. Algunos ponentes fijan su tarifa en función de la distancia en la que se encuentran del evento en sí, tengan o no que viajar en avión, o pasar la noche en un hotel. Mantén esta variable en mente cuando establezcas tu presupuesto y inicies la búsqueda – debes prever cubrir su viaje, gastos y alojamiento al completo.

Experiencia

Por lo que se refiere a las tasas, la industria y el nivel de experiencia del ponente afectarán de forma drástica el precio final. Profesionales emergentes o ponentes con mucha experiencia que intentan posicionarse como expertos en un nuevo campo hablarán por menos dinero, mientras que expertos bien consolidados en la industria costarán más dinero.

Además, la preparación para el evento que tiene que hacer el ponente, ya sea un guión, un timming, una escaleta, etc, también afectará el presupuesto inicial. Si quieres que den un discurso bien expuesto que ya hayan usado en ocasiones anteriores a otras audiencias, la tarifa será más baja que si por contra, necesitan alterar significativamente su contenido o crear una presentación desde cero.

Estatus

Personalidades destacadas, influencers y celebridades típicamente se encuentran en la cima más alta de pirámide de presupuestos para ponentes. Este es un simple caso de oferta y demanda, ya que su estatus les abre las puertas a muchas más ofertas que otros ponentes no tan conocidos.

Desglose de precios para contratar un ponente:

Gratis: Hay 3 tipos de ponentes “gratis”: los sin-experiencia que buscan empezar, los ponentes promocionales que buscan vender algo usando a tu audiencia (p.e: libros, servicios de asesoramiento, o algún otro motivo promocional), o el ponente caritativo que ofrece su tiempo y experiencia de modo altruista.

  • Solo transporte: El ponente “solo transporte” es similar al anterior, pero no quiere perder dinero en el trato.
  • Entre 500 y 5.000€: Este es el primer nivel de ponentes que deberías presupuestar para eventos privados. Bastantes ponentes buenos aceptarán esta tarifa ya que les ayudará en cuanto a su propia carrera profesional y además, representa una compensación significativa para una gran mayoría de ponentes disponibles.
  • Entre 5.000 y 10.000€: Esto es lo que deberías esperar a pagar a un ponente profesional y con experiencia que ya ha hecho presentaciones en el pasado y tiene buenas reviews como para poder venderse bien.
  • Entre 10.000 y 20.000€: Ahora nos empezamos a mover en el terreno de ponentes más conocidos y con experiencia ante grandes audiencias que encuentras en grandes conferencias. La mayoría de CEOs, investigadores bien valorados, y nuevos autores emergentes, se encontrarían en este rango.
  • Entre 25.000 y 100.000€: Estas cifras están reservadas para los ponentes de alto estatus, y es más o menos lo que puedes esperar a pagar para nombres conocidos, líderes mundiales, y autores “best selling” del New York Times.
  • Más de 100.000€: La crème de la crème. Un rango típicamente reservado para ex-presidentes, con esta cantidad de dinero, incluso Richard Branson te cogerá el teléfono.

Cómo negociar las tarifas de los ponentes:

Lo más importante que debes recordar es que solo una selección de ponentes tienen sus tarifas establecidas.

Recuerda, cada ponente tiene al menos otra carrera profesional (normalmente varias) con lo que puedes usar sus “motivos ocultos” como pieza de negociación para reducir el coste monetario. Aquí te dejamos algunos consejos para negociar el precio final del ponente:

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Asegúrate que se trata del ponente adecuado

Antes de saltar a la negociación, asegúrate de tener tiempo para hablar con el ponente y de tener claro que ese es el ponente correcto para tu audiencia. Recuerda, que el nombre del ponente esté cargado de celebridad, no significa que su contenido, prestación, persona o estilo encajen con las necesidades de tu evento. Céntrate en pensar cuáles son las expectativas en cuanto a contenido antes de empezar a negociar tarifas.

Contacta con ellos con tiempo

Cuanto antes hables con ellos, más tiempo tendrán para organizar su calendario. La búsqueda del ponente debe ser tu prioridad número 1, de este modo les podrás dar flexibilidad a los ponentes cuando su agenda aún esté vacía y estén más motivados para participar en eventos.

Ofréceles más que dinero

Si tu objetivo de ponente es un autor, puede que encuentres un modo para ayudarles a vender más libros, incluyéndolos una sección de firma de libros al terminar su intervención. Si les concierne hacer crecer su marca personal, les puedes ofrecer la post-producción de un vídeo chulo de su intervención y usarlo como herramienta de captación de organizadores interesados en encontrar ponentes para sus eventos.

Ofréceles varias fechas

La mayor parte de los ponentes rebajarían la tasa si pudieran ofrecer varias charlas al mismo tiempo. Una alternativa que proponemos es que les ofrezcas más tiempo “face-to-face” con tu audiencia durante el mismo evento, a través de negociar sesiones de workshop o paneles de discusión, junto a su discurso de apertura claro.

Involucra a tus patrocinadores

Tener el peso de una marca reconocida de guardaespaldas, siempre ayuda tanto en el proceso de negociación y en la percepción del valor del evento por parte del ponente. Quién sabe, quizás el patrocinador decide pagar la cantidad necesaria para encontrar el ponente perfecto. Después de todo, es su mayor interés hacer que tu evento sea memorable.

La buena noticia es que, el misterio que envuelve las tarifas de los ponentes, ¡es igual de confuso que para los ponentes mismos!

Muchas veces, el ponente no tiene ni la menor idea acerca de la demanda de su propio mercado y cuanto deberían hacerse cobrar. Puedes usar esta información cuando contrates a tu próximo ponente.

Contratar a un ponente es una inversión en tu producto (evento) y tu prioridad debería ser crear una oportunidad win-win para todos los involucrados.

Ya hemos dicho suficiente por hoy, ahora te toca a ti. ¿Tienes algún consejo que nos pueda sacar aún más de dudas? No seas egoísta, ¡compártelo con nosotros! ¡Gracias!