¿Sigues sin saber cómo celebrar un evento híbrido completo? En ese caso, te vendrá muy bien que te guiemos sobre la mejor forma de aprovechar todas sus posibilidades. ¡Comenzamos!

Anteriormente ya te contamos todo lo que necesitas saber sobre los congresos híbridos . ¿Recuerdas? Hoy queremos compartir contigo una guía paso a paso para que sepas cómo organizar este tipo de eventos. 

A medio camino entre los encuentros virtuales y los presenciales, los eventos híbridos atesoran lo mejor de ambos. De hecho, sus múltiples beneficios hacen que marcas de la talla de Apple, Hilton o Twitch apuesten decididamente por ellos.

Combina el evento virtual con el presencial 

Uno de los mejores consejos para crear un evento virtual o híbrido que podemos darte es el relacionado con el planning que seguirá el mismo. Ciertamente, debes tener en cuenta que no estás planificando un encuentro a la vieja usanza. En consecuencia, el programa de actividades deberá adaptarse a las singularidades que presenta la asistencia online

En los encuentros híbridos, el desarrollo de algunas etapas o la participación de algunos asistentes será digital. El reto supone diseñar la experiencia de tal manera que el medio online no merme la implicación de los mismos. Además, será necesario integrar ciertos elementos físicos, por lo que una buena organización resultará fundamental.

El secreto para diseñar un buen acontecimiento híbrido es equilibrar los elementos que emplearemos para transmitir nuestros contenidos. Lograr una perfecta armonía entre los medios utilizados para captar la atención de los participantes virtuales y de los presenciales es clave para ello. Además, se hace necesario determinar de forma inteligente su duración y ritmo.

Si quieres que tu evento híbrido triunfe, debes diseñar la experiencia de los asistentes poniendo especial énfasis en las fases online. Así, lo más recomendable para que los usuarios no adopten una posición pasiva o distraída frente a la reunión es implementar una metodología creativa, ágil e interactiva. 

¿Qué necesitas exactamente para hacer un encuentro híbrido?

Elementos tecnológicos: la faceta virtual de tu evento híbrido 

Un evento híbrido no sería tal sin infraestructuras tecnológicas capaces de respaldarlo. Es por ello que contar con los mejores dispositivos y software de gestión se hace imprescindible para brindar una experiencia de calidad a los participantes. 

  1. Conexión a Internet rápida y estable en el local donde se celebre el evento. Su ancho de banda debe ser suficiente para soportar no solo un gran número de dispositivos conectados, sino también tecnologías de última generación (por ejemplo, realidad virtual).
  2. Videocámaras y micrófonos premium para que la retransmisión de las ponencias resulte lo más realista y profesional posible. Incluir otros elementos audiovisuales (como una buena iluminación) también resultará decisivo para ello.
  3. Software de gestión eventos virtuales e híbridos: contar con una buena herramienta es muy importante para diseñarlo y administrarlo correctamente. Lo ideal es que nos permita controlar todas sus etapas y personalizar al máximo su celebración, a fin de crear engagement con los asistentes.
  4. Interacción digital: los chats, las apps, la gamificación y los códigos QR son poderosos aliados a la hora de potenciar la participación de los asistentes. De hecho, tanto los participantes presenciales como los virtuales agradecerán mucho la inclusión de este tipo de elementos. 
  5. Apoyo multimedia: emplear imágenes, vídeos y presentaciones es muy útil para reforzar y amenizar las ponencias del evento. Además, captar este tipo de materiales durante su desarrollo nos permitirá enriquecer nuestras publicaciones post evento. 
  6. Comunicación online: tanto las redes sociales como la página web nos resultarán de gran ayuda para informar e interactuar con los asistentes. Además, este tipo de canales pueden usarse antes, durante y después del evento. 

Elementos materiales: la vertiente presencial del encuentro híbrido

La sede es el gran elemento diferencial entre un evento híbrido y uno netamente digital. No en vano, la asistencia presencial de los participantes nos obliga a elegir un local que cuente con una buena decoración y que sea lo suficientemente espacioso.

Como aspectos accesorios al lugar donde realizaremos el evento, deberías considerar enriquecerlo con ciertas amenidades adicionales. Tal es el caso del servicio de catering y el obsequio o venta de merchandising. No cabe duda de que estas iniciativas serán muy positivas de cara a mejorar la percepción de los asistentes presenciales.

Equipo humano: vital en todos los frentes del evento

Los ponentes, técnicos y el resto de personal que atienda a los asistentes deben contar con suficiente formación para tratar con ellos tanto de forma presencial como virtual. Desde luego, rodearse de profesionales experimentados en sus respectivas disciplinas es esencial para que nuestro congreso se desarrolle de forma óptima.

Tecnología para gestionar el evento híbrido: clave para su éxito

Cualquier persona que se dedique profesionalmente a la organización de eventos híbridos sabe que es primordial contar para ello con el mejor software especializado. Y este es el caso de Meetmaps: la potente herramienta digital con la que podrás llevar tus eventos al siguiente nivel. 

Meetmaps te brinda una solución integral para que puedas crear y gestionar eventos virtuales e híbridos capaces de marcar la diferencia. De hecho, esta herramienta todo en uno incluye todo lo necesario para que este tipo de reuniones sean un éxito rotundo: 

  • Diseña una app para que los asistentes a tu evento se la descarguen en su smartphone. 
  • Crea una página web profesional con información sobre tu evento, y con el acceso al registro al evento.
  • Incluye todo tipo de elementos interactivos a tiempo real, gamificación y networking para estimular el interés de los asistentes. 
  • Exprime al máximo todas las posibilidades del evento virtual para que los asistentes que se encuentren en casa disfruten igual que los que están presencialmente.

El punto fuerte de la tecnología para gestionar eventos ofrecida por Meetmaps es su indiscutible versatilidad. En consecuencia, sea cual sea tu sector de actividad o tu tipo de evento está claro que este software puede hacer mucho para convertirlo en todo un éxito.

En definitiva y cómo has podido comprobar, celebrar un evento híbrido completo resulta muy ventajoso. Tan solo necesitas contar con una herramienta de gestión como Meetmaps. Ahora que ya sabes cómo se realiza, ¿A qué esperas para organizar el tuyo? ¡Contáctanos!