El valor de un buen software para gestionar eventos

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Cada vez más y debido a todos los sucesos que están ocurriendo en nuestro día a día, la tecnología coge un papel relevante en nuestra sociedad y cada vez más en muchos sectores, ya que la automatización de muchas de nuestras tareas rutinarias ha permitido la reducción de tiempo y recursos, para ello es importante un software para eventos.

Para la organización y gestión de todo tipo de eventos se deben automatizar y digitalizar procesos que lo permitan con la finalidad de mejorar la calidad y la experiencia en tus eventos.

Muchas organizaciones y entidades empiezan a confiar en soluciones SaaS (Software as a Service), con la finalidad de agilizar procesos, gestiones y tomar el control de sus eventos, para llevar su organización y producción a otro nivel.

¿Cuáles son las etapas para organizar un evento?

Tal y como mencionamos en otro post en el blog «Claves para triunfar en la gestión de eventos«, es importante conocer las etapas por las que se debe pasar para organizar y gestionar un buen evento:

Conoce el objetivo de la organización del evento

El organizador del evento debe tener claro qué es lo que quiere conseguir con la organización de ese evento, ya que si sabemos la meta que se quiere conseguir conoceremos el formato necesario de evento.

Planifica y gestiona todas las acciones a realizar

La organización y planificación posterior a asignar los objetivos de tu evento es esencial para priorizar tareas y ahorrar tiempo. Además, en todas estas acciones a realizar debe constar el presupuesto que se necesita para cubrirlas.

Organización y realización del evento

Después de apostar por unos objetivos a conseguir en el evento, es la hora de pasar a la acción, en este momento, no puede faltar el seguimiento y coordinación por parte de todos los equipo que colaboran en la realización y organización del evento.

Contratar un software para eventos

Es importante utilizar la tecnología para mejorar y perfeccionar todos los procesos capaces de digitalizarse, para así ahorrar tiempo y costes en la organización de tu evento. Además, el uso de la tecnología ayuda a que toda la información del evento quede registrada, gracias a ello, como organizador puedes controlar los resultados e insights para mejorar las decisiones que tomes de cara al futuro.

¿Por qué utilizar un software para la organización de eventos?

En el momento en que nos encontramos actualmente, cada vez son más las plataformas tecnológicas que ofrecen la posibilidad de gestionar y controlar la organización de eventos. Para ello, es importante reconocer a aquellos software más útiles y completos para las necesidades que se están buscando, además de un buen equipo profesional y experto que ofrezca la calidad humana necesaria para la organización de tus eventos.

«Las cosas están cambiando en la industria de los eventos y hoy en día todo trata de mejorar la experiencia de usuario. Lo que hacemos en el sector cambia el mundo»

Julius Solaris

¿Qué debe tener un buen software para eventos?

Es importante conocer las necesidades que como event planner quieres cubrir. Además, debes hacer benchmark de las empresas que se dedican a la organización y gestión de eventos proporcionando soluciones digitales.

Como event planner debes tener en cuenta los siguientes puntos como factores importantes a considerar para contratar un software para eventos:

Simplificar y agilizar la operativa y gestión del evento

El software para la organización de eventos permite simplificar y agilizar los procesos en la organización de eventos, para así favorecer la reducción de tiempo y recursos en los procesos organizativos. Además, gracias al uso del EMS para la organización de tus eventos puedes centralizar toda la gestión para así ahorrar tiempo y presupuesto en la búsqueda de múltiples proveedores.

Garantizar la buena experiencia de los asistentes

La tecnología para eventos garantiza el aumento de la interacción y engagement por parte de los usuarios del evento. La finalidad de un buen evento debe tener en cuenta el incentivar y motivar la creación de relaciones entre los asistentes y profesionales del evento.

Incrementar e incentivar el engagement

El uso de software para la organización de eventos garantiza el compromiso y generación de comunidades, gracias a las herramientas digitales que se proveen en la plataforma all-in-one, como canales privados, chats e incluso votaciones y chats para el ponente.

Aumentar la monetización y el ROI en la organización de tus eventos

Para poder llevar un control de los ingresos generados en la organización de tu evento, realiza un seguimiento de los ingresos obtenidos gracias a las herramientas de medición y análisis que puedes disponer gracias a un software para eventos.

¿Cómo ayuda un software en cada etapa de un evento?

Agiliza los procesos de tu control de acceso

Para ofrecer un evento de calidad y que la experiencia de los asistentes sea positiva, como organizador de eventos debes garantizar un control de acceso excelente. Para ello, te aconsejamos la digitalización de los procesos de acceso para así, agilizar la entrada al evento, evitar colas y garantizar el acceso impecable al evento gracias al uso de una app de check-in y la gestión auto-printing de acreditaciones.

Además, es importante destacar que el utilizar la tecnología en el control de acceso te permite como organizador gestionar y controlar el recinto, aforo y las horas punta, por lo que es información relevante para el event planner, y más en tiempos de pandemia.

Genera networking de calidad

Con la finalidad de incentivar la interacción y generación de networking, es relevante tener en cuenta varias funcionalidades para contratar en tu evento, como en el caso de los módulos de “Reuniones 1to1” para crear y planificar relaciones profesionales con otros usuarios y “Matchmaking” con el objetivo de garantizar interacciones de calidad y agendar reuniones según los intereses de cada asistente.

Mejora la interacción entre los asistentes

Por otro lado, con la finalidad de generar comunidad en tu evento, recomendamos el uso de una app para eventos, con la intención de ofrecer acceso directo a los contenidos para una mejor y mayor visualización de estos y personalizar el contenido a publicar para cada asistente según tus intereses como organizador.

Además, recuerda que con la app para eventos puedes facilitar la comunicación entre organizador y asistente, gracias a los módulos de agenda, notificaciones push, galería de fotos y videos. Es destacable también la interacción que gracias a la app se puede conseguir entre asistentes, a través de canales privados, chats grupales y muros de debate.

Gestiona cada etapa de tu evento desde una plataforma

Con Meetmaps vas a tener toda la gestión y solución inteligente all-in-one, es decir en la misma plataforma para eventos. Por ello, es importante priorizar y conocer los puntos clave que consideras que debe tener tu software para eventos de confianza y así garantizar el éxito de tus eventos.

Los profesionales de Meetmaps son la clave de nuestro éxito

En Meetmaps buscamos profesionales y expertos que sean inquietos, activos y sobre todo techies. Para las personas que formamos parte del equipo de Meetmaps es esencial trabajar en equipo y desarrollar las ideas propuestas por otros a través de reuniones entre departamentos.

Para finalizar, podemos concluir que para conseguir grandes resultados, para cubrir los objetivos y ofrecer un servicio excelente, es imprescindible contar con un buen personal que sabes que garantizará la calidad del servicio y cubrirá las necesidades de cada tipo de evento a través de nuestro EMS.

Curiosidades y consejos

En esta sección se ha realizado una recopilación de las recomendaciones clave a tener en cuenta sobre el EMS de Meetmaps.

Nuestro equipo de profesionales del departamento de Customer Service ofrecen un onboarding de calidad, donde el usuario puede resolver todas sus dudas y cubrir las necesidades que le surjan sobre el software.
Uno de nuestros principales valores es ofrecer un servicio customer centric, para nosotros prevalece la calidad y profesionalidad en la atención al cliente para poder crear y generar los eventos personalizados y adaptados.
Estamos en constante adaptación y actualización, una de las keywords que nos representa es agile, ya que evolucionamos y perfeccionamos el software para que este, esté al día y cubra las necesidades de los usuarios.