La interactividad tecnológica es un fenómeno que se extiende ya a muchos campos, entre ellos el de la organización de eventos. Los softwares para organización de eventos han logrado simplificar las tareas de gestión y organización de actos públicos y privados, consiguiendo con ello un significativo ahorro de tiempo y también de dinero.
Eventos y tecnología van hoy por hoy de la mano, pero para que el resultado sea un éxito es importante saber aplicar bien los avances tecnológicos.
¿Cómo ayuda la tecnología en la organización de eventos?
Hoy en día sería prácticamente imposible organizar un evento sin contar con ayuda tecnológica. De hecho, esta afirmación es tan cierta que en los últimos años hemos sido testigos del nacimiento y evolución de herramientas específicas de tecnología para eventos.
Se trata de un software pensado para facilitar la organización y también para mejorar la experiencia de los asistentes.
Ayuda a ahorrar recursos
Cuando se trata de organizar un acto, el ahorro tanto de tiempo como de dinero se vuelve esencial. Porque ambos recursos se pueden reinvertir a su vez en el propio evento para darle mayor calidad y aumentar las posibilidades de que sea un éxito.
Al usar tecnología específica, los organizadores no tienen que preocuparse demasiado por cuestiones como la difusión de la información, la gestión de la agenda de actividades, el control de accesos, entre otros, porque todo esto se hace a través de softwares específicos para resolver estas necesidades.
Experiencias interactivas para eventos
Una de las formas en las que la tecnología ayuda a la hora de organizar eventos es facilitando y promoviendo la interacción de los asistentes. Algo tan sencillo como una app para el evento puede convertirse en la plataforma de participación de quienes están presentes en el acto: permitiéndoles subir sus fotos en tiempo real, hacer preguntas a los ponentes, realizar encuestas, participar en votaciones, o crear canales de debate, entre muchas otras opciones.
Los eventos actuales buscan ser mucho más lúdicos e interactivos, y esto es más sencillo de conseguir si se usa la tecnología.
Facilita el control de acceso
El acceso al evento es uno de los momentos más delicados. Si no se hace bien, la experiencia de los asistentes podría resultar negativa. En la actualidad lo que se busca es un sistema de acceso que sea sencillo, rápido y que, a la vez, garantice la seguridad.
Gracias a la tecnología contamos con elementos como los códigos QR, que permiten a los asistentes acreditar que tienen una entrada con solo presentar su teléfono móvil. El sistema lee la información contenida en el código y registra automáticamente los datos. El resultado es que se reducen mucho los tiempos de espera.
Hace más sencilla la monitorización
La interactividad tecnológica ayuda en todo lo relacionado con la organización del evento desde la planificación hasta el fin del acto, pero su funcionalidad va más allá. Porque gracias a la tecnología se recogen datos en tiempo real de todo lo que está ocurriendo: cuántos asistentes ha habido, qué ponencia ha gustado más, qué temas han sido los más interesantes para el público.
La monitorización se hace de forma automática, y esto consigue que el análisis de los datos sea más sencillo. Revisando las estadísticas podemos saber fácilmente si el evento de verdad ha sido un éxito y qué aspectos deberíamos mejorar de cara al futuro.
Mejora la sostenibilidad
Si toda la información que es necesaria para el evento está compilada en archivos digitales a los que los asistentes pueden acceder a golpe de clic, no será necesario invertir tantos recursos en imprimir documentos y folletos. Esto hace que el acto sea más sostenible desde el punto de vista medioambiental.
La importancia de la tecnología en los eventos híbridos
La tendencia para 2022, en lo que a eventos se refiere, será que los eventos híbridos sigan creciendo. Se trata de aquellos que combinan presencialidad con la posibilidad de acudir a ellos de forma remota o virtual.
Incluso aquellos eventos que nacen con un formato puramente presencial pueden tener que cambiar su forma de llevarse a cabo si la situación sanitaria así lo requiere, por lo que conviene estar preparados.
En este sentido, la tecnología puede llegar a ser una gran aliada. A través de ella se pueden comunicar rápidamente cambios de última hora y asegurarse de que lleguen a los asistentes en forma de notificaciones push. También permite retransmitir un evento en directo a través de live streaming y que quienes están siguiéndolo al otro lado de la pantalla puedan interactuar de la misma forma que si estuvieran presentes en el mismo lugar en el que se está desarrollando la ponencia.
La interactividad tecnológica es un fenómeno que ha llegado para revolucionar el sector de los eventos, creando posibilidades que hasta hace poco tiempo no existían y aumentando con ello el nivel de asistencia a los actos y, en consecuencia, su éxito. Aprovechar las ventajas de la tecnología a la hora de organizar un evento es siempre una buena idea.
Meetmaps, el software con la mejor tecnología para eventos
A la hora de exprimir todas las ventajas que conlleva crear un evento, es esencial utilizar una plataforma confiable e innovadora. En este punto, Meetmaps se revela como la mejor opción.
A día de hoy, la plataforma es todo un referente en lo que respecta a encuentros ya sean virtuales, presenciales o híbridos.
En definitiva, Meetmaps pone a tu disposición absolutamente todos los avances necesarios para que puedas llevar tu evento al siguiente nivel. De hecho, esta plataforma es lo que necesitas para lograr un entorno totalmente seguro e interactivo con el que te será mucho más fácil alcanzar tus objetivos.
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