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Tener claro qué es una convención, es el primer paso para organizar con éxito un evento de este tipo. Porque estamos ante un acto que tiene unas características propias que se derivan de los objetivos perseguidos y del tipo de personas que acuden a él. Por tanto, veamos de qué estamos hablando exactamente y cómo hay que llevar a cabo la organización de una actividad de este tipo.
Qué es una convención interna corporativa
Una convención de empresa es un acto corporativo de carácter privado, a la que solo acuden los empleados de la organización. Puede estar destinada a una parte importante de la plantilla o simplemente a los directivos.
La peculiaridad de este evento es que siempre busca un fin que está ligado con la empresa y con las metas que persigue la misma. Por ejemplo, para dar a conocer la estrategia de cara a los próximos años o para anunciar cambios importantes.
Una diferencia importante entre las convenciones de empresas y otros eventos, es la duración. Mientras que otros actos empresariales se llevan a cabo en un único día, la convención tiene una duración media de dos a tres días. Esto complica un poco más la organización, porque hay que buscar alojamiento para los asistentes. No obstante, contando con especialistas que usen una solución de última generación como un Event Management Software, tener que reservar varias habitaciones de hotel no supondrá mayor problema.
Otro dato a tener en cuenta, es que la convención empresarial combina actos profesionales con actividades de tipo más lúdico. Puede que los asistentes pasen el día en reuniones y ponencias, pero se intentan organizar actividades más entretenidas para después. Por ejemplo, una cena o un cóctel.
Si los asistentes acuden acompañados, será necesario organizar un programa de actividades paralelo para quienes han ido con ellos.
Cómo organizar una convención interna corporativa
Ofrecer una experiencia híbrida
Una de las pocas cosas buenas de la pandemia, es que nos ha enseñado a trabajar en remoto y a sacarle el máximo partido posible a la tecnología, también en el campo de los eventos.
Sabemos que hay empleados para los que asistir a la convención puede convertirse en un problema. Quizá están en un momento de mucho trabajo o van a presentar pronto un proyecto importante, o tal vez ausentarse varios días de su ciudad no les resulte posible por motivos personales. Por suerte, esto ya no quiere decir que tengan que perderse el evento.
Gracias a las nuevas tecnologías, se puede organizar un evento híbrido. De este modo, algunos empleados asistirán en persona y otros podrán hacerlo de manera virtual. El hecho de que no puedan desplazarse no será una barrera para estar al día de los temas que se están tratando en la reunión.
¿Cómo realizar su publicidad?
Los destinatarios de una convención son los empleados de la empresa, porque estamos ante un evento puramente privado. Sin embargo, esto no quiere decir que no deba haber conocimiento público del mismo.
Lo recomendable en estos casos es comunicar públicamente el evento a través de las redes sociales o de una nota de prensa. Esto mejorará la imagen de la empresa, mostrándola ante su público como una entidad moderna y comprometida con sus empleados.
Elección del lugar de celebración
Como hemos visto antes, cuando analizamos qué es una convención, uno de sus rasgos distintivos es que su duración es de varios días. De ahí que sea interesante la opción de celebrar los actos y reuniones en el mismo lugar en el que están alojados los asistentes.
Si esto no fuera posible, hay que garantizar el transporte de los empleados hasta las instalaciones en las que se celebran los actos de la convención y luego de regreso al hotel. Todo debe estar planificado hasta el más mínimo detalle, de forma que los asistentes no tengan que preocuparse por nada.
Crear un sentimiento de comunidad
Una convención de empresa es un evento que también da muy buenos resultados a la hora de fidelizar a los empleados, que se sientan más vinculados entre sí y con la entidad para la que trabajan.
Que esto sea posible, depende de cómo haya sido organizado el evento. Es por ello que resulta importante darle un toque más social a todas las actividades. Por ejemplo, permitiendo turnos de preguntas y respuestas en las ponencias (los asistentes en remoto podrían participar mediante chat), realizando sesiones colaborativas o abogando por diferentes medidas de gamificación gracias al uso de una app para eventos.
Al permitir una mayor conexión entre las personas, el sentimiento de comunidad se vuelve más fuerte, y conseguiremos que todos vuelvan a casa habiendo disfrutado de la experiencia y reforzado sus lazos con sus compañeros.
Ahora que sabes qué es una convención y tienes algunos consejos para que el resultado sea un éxito, es momento de que te pongas manos a la obra y crees un evento único que impacte a los asistentes, para ello te animamos a que utilices la mejor tecnología para eventos del mercado.
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