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¿Qué sería de la organización de eventos sin las convenciones? Así pues, como event planner debes tener claro qué es una convención y cómo se organiza, y eso es, precisamente, lo que aprenderás aquí.
Las convenciones de empresas son uno de los eventos más frecuentes. Al fin y al cabo, se trata de encuentros que destacan por su eficacia y versatilidad… siempre y cuando sepas organizarlos correctamente, claro.
¿Qué es una convención?
A la hora de precisar qué es una convención, podemos definirla como un tipo de evento de carácter privado y corporativo. Generalmente, estos encuentros son organizados por una sola empresa con el fin de alcanzar alguno de los objetivos que le son propios (lanzar un producto, motivar a sus trabajadores, presentar informes mensuales y/o anuales…).
La tipología de las convenciones es tan amplia como lo quieran sus organizadores. Así pues, estas pueden tener o no ánimo de lucro, ámbito nacional o internacional e, incluso, pueden ser de carácter público.
Lo habitual es que a la convención de una empresa acudan entre 30 y 400 personas. Los asistentes a estos eventos suelen tener en común su vinculación con esta; por ejemplo, pueden ser empleados, clientes o proveedores.
No podríamos entender qué es una convención sin su programa, ya que este suele estar cerrado con antelación. La complejidad del mismo será determinante para establecer la duración del evento, siendo usual que este dure un par de días.
¿Cómo organizar una convención paso a paso?
Diseña el planning: clave en las convenciones de empresas
Como sucede con cualquier otro evento, tu primera tarea para organizar la convención es puramente teórica. Así pues, debes concretar los objetivos, el presupuesto y el programa de la misma. El resto de tu trabajo discurrirá por las líneas que hayas marcado en esta etapa inicial.
Escoge el local adecuado
En este punto, es importante tener en cuenta el número y procedencia geográfica de los asistentes. Toma en consideración la ubicación del local, su accesibilidad, su aforo y su decoración. Recuerda que, más allá de las tradicionales convenciones presenciales, existe la posibilidad de utilizar formatos híbridos y virtuales.
Elige la fecha
Agendar la convención es uno de los aspectos más importantes para garantizar un elevado número de asistentes. Procura que su celebración no se encuentre demasiado cerca de otras convenciones similares. Asimismo, resulta fundamental editar que esta no coincida con días festivos.
Selecciona a los asistentes
Pocas cosas definen mejor qué es una convención como las personas que asisten a ella. Consecuentemente, elaborar tu lista de asistentes no es tanto una cuestión de cantidad como de calidad (entendiendo por tal el vínculo que guardan con los organizadores). ¡Haz que su registro en el evento sea más fácil y seguro con el QR de acceso personalizado de nuestra app de check-in!
Rodéate de los mejores ponentes y proveedores
Que una convención de empresa resulte interesante depende en buena medida de los ponentes. Elígelos en función del perfil de los asistentes y aprovecha las opciones que te brinda nuestra tecnología para fomentar la interacción entre estos y los oradores.
Catering, obsequios para los asistentes, ambientación del local… El éxito de las convenciones también está íntimamente ligado a la profesionalidad de los proveedores. ¡Recuerda esto cuando los contrates!
Establece un plan de comunicación eficaz
Para que las convenciones de empresa marchen sobre ruedas es imprescindible mantener en todo momento una comunicación fluida entre organizadores y asistentes. A tal fin resulta de gran utilidad crear una web del evento, así como aprovechar las posibilidades del e-mail marketing y de las redes sociales. ¿Y qué te parece retransmitir la convención vía streaming para que todos los interesados puedan acceder a ella?
No te olvides de la monetización
Es evidente que la organización de convenciones empresariales genera bastantes gastos. Tu trabajo como event planner debe contemplar posibles vías de financiación (venta de entradas, expositores personalizados, patrocinios, etc.). Puedes exprimirlas al máximo con nuestro event management software.
Haz que la convención de empresa sea lo más atractiva posible
Las convenciones corporativas no son ajenas a que cada vez requerimos más y mejores entretenimientos para permanecer atentos. Tu misión como organizador de eventos es hacer todo lo posible para que su desarrollo resulte ameno e interesante para que los invitados asistan y presten atención.
La tecnología es tu mejor aliada para fomentar la interactividad en cualquier convención de empresa (por ejemplo, puedes potenciar el networking con reuniones 1to1, el matchmaking o el lead scanner). Por su parte, la gamificación te vendrá genial para dinamizar a la audiencia y disponer de una app para eventos corporativa para generar más engagement entre los asistentes de la convención.
Ahora ya sabes qué es una convención y cuáles son los pasos que debes seguir para organizarla. Contrata un Event Management Software como el de Meetmaps y mejora la organización de todos tus eventos. Nuestra solución tecnológica all-in-one cuenta con todo lo que necesitas para introducir las últimas innovaciones del sector en este tipo de eventos. ¡Contacta para una demo gratuita ahora!
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