¿Quieres marcar la diferencia con la organización de eventos presenciales absolutamente únicos? Entonces, ni se te ocurra perderte los consejos que vamos a darte en este post. Son todo lo que necesitas saber para llevar el event planning al siguiente nivel.
Qué necesitas saber para una buena organización de eventos presenciales
Organización de eventos presenciales ¿cuáles son los objetivos a definir?
La preparación de un evento presencial empieza siempre con la definición de los objetivos que se persiguen alcanzar con él. Así pues, debes dedicarle tiempo a definir cuál es su razón de ser, a qué público se dirige y qué resultados pretendes lograr.
¿Dónde y cuándo será el evento?
Una vez aclarados los objetivos, el siguiente paso en la organización de eventos presenciales es contextualizarlos en un momento y lugar concretos. Consecuentemente, debes tener en cuenta los siguientes aspectos:
- En cuanto a la fecha, lo mejor es establecer aquella que resulte más cómoda para tu target. Evita convocarlos en días festivos, verano o cuando se disputen competiciones deportivas importantes.
- Respecto a la sede del evento presencial, procura revisar su aforo, equipamiento técnico y accesibilidad.
Establecer y desarrollar el presupuesto para tus eventos
La celebración de eventos presenciales siempre necesita fijar presupuesto. Para lograr que sea lo más realista posible, te aconsejamos inventariar detalladamente tanto los ingresos como los gastos que generará este encuentro.
Es obvio que la organización de eventos presenciales conlleva diversos costes (proveedores, alquiler del local, promoción, decoración…). Sin embargo, este tipo de actos también son capaces de generar ganancias a través de diversos medios (patrocinadores, venta de entradas, publicidad, stands, etc.), por ello es importante establecer y fijar el presupuesto.
Cómo organizar un evento presencial paso a paso
Elabora el briefing del evento presencial
Desarrollar el briefing es el primer paso de la organización de eventos presenciales. Este documento resulta muy útil para la gestión y control, ya que contiene su información básica (objetivo, asistentes, hora y lugar, etc.).
Establece contacto con los ponentes y proveedores
Los ponentes son una parte esencial de cualquier evento. Por consiguiente, debes contactar con ellos para confirmar tanto su asistencia como los temas que van a exponer. Por otra parte.
Coordinarse con el equipo técnico (informáticos, técnicos de sonido, catering…) es muy importante para asegurar su disponibilidad en las fechas solicitadas. Además desde Meetmaps, también te proporcionamos soporte profesional onside y la tecnología perfecta para eventos tanto presenciales, híbridos como virtuales. ¿Qué más se puede pedir?
¿Cómo atraer a más asistentes al evento?
Si estamos ante un evento presencial de carácter formal, tienes que enviar las pertinentes invitaciones a los asistentes. Siempre es recomendable hacer un seguimiento de estas (por ejemplo, incluyendo una fecha límite para inscribirse), a fin de optimizar la logística.
En el caso de un evento presencial dirigido a un público abierto, necesitarás darlo a conocer para atraer a un gran número de asistentes. Para ello, cuenta con todo tipo de herramientas para su promoción: desde redes sociales y newsletters hasta anuncios en medios de comunicación.
Cronograma y planificación: Garantía de éxito
La garantía de éxito cuando se trata de la gestión y control de un evento presencial pasa necesariamente por contar con un cronograma. Se trata de un planning que especifica cómo se desarrollará el encuentro momento a momento. Asimismo, es muy aconsejable hacer un simulacro antes del gran día para asegurarnos de que todo sale según lo previsto.
Lleva el control de acceso al siguiente nivel
¿Sabías que el control de acceso es una de las partes más importantes de la organización de eventos presenciales? Utilizar una herramienta como la app de check-in de Meetmaps es justo lo que necesitas para marcar la diferencia en este punto; con ella podrás generar y escanear códigos QR personalizados para los asistentes y controlar el acceso en tiempo real, con el objetivo de garantizar la agilidad del proceso de entrada y evitar las colas en el check in del evento.
Fomenta las interacciones entre los asistentes
Un evento presencial debe hacer todo lo posible para promover el networking. La tecnología Meetmaps constituye tu mejor aliado a la hora de incentivar y optimizar tales contactos. No en vano, nuestro software pone a tu disposición todo tipo de opciones para promover el engagement y feedback de los asistentes: desde gamificación hasta reuniones 1to1 (con posibilidad de matchmaking).
Monitorización y control: Esencial en la gestión del post evento
Todo buen event manager sabe que la organización de eventos presenciales va mucho más allá de su mera ejecución. Ciertamente, llevar a cabo un reporting de todo lo sucedido es vital para comprobar que se han cumplido los objetivos.
Número de inscritos y asistencia real, resultado de las encuestas de satisfacción o menciones en redes sociales. La recopilación de información culmina en una evaluación que recopila y analiza dichos datos. Hazlo más fácil y completo con las analíticas y métricas que puedes conseguir mediante el software de Meetmaps.
Cada vez es más necesario dominar la organización de eventos presenciales en todo tipo de sectores. ¿Sabías que con Meetmaps su preparación resulta mucho más sencilla, eficaz y rentable? Prueba nuestro Event Management Software hoy mismo y descubre todo lo que podemos hacer por ti.
