Índice de contenidos
Los eventos híbridos, el futuro del sector
Sabemos que desde la pandemia, nuevos horizontes y perspectivas han provocado la introducción de la tecnología y la digitalización en sectores como la organización de eventos, la inesperada situación sanitaria hizo reaccionar a los event planners para mantener y preservar la creación de experiencias. Por ello, la situación propició que soluciones creativas, tecnológicas y digitalizadas fueran las herramientas necesarias para conseguir que el sector saliera adelante.
Además, es destacable y remarcable que la organización de eventos híbridos mejora la rentabilidad para los organizadores de eventos, se promueve la sostenibilidad, mejora la accesibilidad para cualquier asistente de otras partes del mundo y permite potenciar la imagen de marca.
Dos de los factores clave de la organización híbrida de eventos son el incremento de interactividad y la mejora del engagement por parte de los asistentes, puntos que se ven favorecidos por el uso y la creciente necesidad de una app para eventos completa con funcionalidades para incentivar el networking, engagement, comunicación y almacenaje de contenidos.
¿Cómo crear una app perfecta para mi evento híbrido?
1. Crea una landing page para tu evento
Esta página debe ofrecer información sobre el contenido del evento, tal vez con un vídeo explicativo. En otros casos, se suele usar una landing page pre-lanzamiento para que la gente interesada se registre y sea avisada por email cuando salgan las entradas a la venta.
Para conseguir una landing page perfecta, se maqueta el contenido para no distraer al usuario y llevarle a realizar la acción que deseamos, ya sea un registro, una venta directa o la asistencia a un webinar gratuito.
2. Da a los asistentes la oportunidad de interactuar a través de canales grupales
La interacción es fundamental para fomentar la participación de los asistentes y que se creen conexiones entre ellos.
En estos canales, los participantes podrán compartir ideas y responder preguntas sobre un tema concreto para amenizar la jornada y tener la sensación de conexión personal. También podrán usarlos antes del día del evento, para presentarse y generar conversación. En los eventos híbridos, alimentar esta vibra de «unión» es importante para implicar ambas audiencias a conectar, tanto la que acude presencialmente como la virtual, y la app es la herramienta ideal para ello.
3. Usa la gamificación para dinamizar a la audiencia
La Gamificación en la aplicación es una forma divertida, y comprobada, de involucrar a los asistentes. A través del Quiz los asistentes deberán responder un seguido de preguntas sobre el evento para desbloquear las misiones.
Este método permite asignar puntos a las interacciones sociales de los asistentes y ofrecer una tabla de clasificación dentro del flujo de actividad. Hacer fluir los juegos competitivos de los participantes es una forma segura de mantener su interés antes, durante y después del evento.
4. Propicia conexiones profesionales con herramientas de networking
El networking es el símbolo de un cambio social, un nuevo enfoque a las relaciones de negocios y un intercambio constante de conocimiento y valores. Por ello, contar con herramientas de networking dentro de la app puede ayudar a los asistentes a generar reuniones con otros profesionales de interés y sacar un rendimiento de la participación en tu evento.
En Meetmaps, contamos con el módulo de Reuniones 1to1 , con la que el asistente puede echar un vistazo al listado de participantes, filtrar por categorías como «Actividad», «Tipo de empresa» o cualquier otro aspecto de interés. Nuestro Event Management Software también cuenta con la herramienta inteligente de Matchmaking, que permite que el organizador genere conexiones profesionales de calidad entre la audiencia de su evento ya que el software tiene en cuenta las preferencias marcadas por parte de los asistentes a la hora de crear las agendas de reuniones. Esto otorga más control de gestión al organizador ya que es quien tiene la decisión final de la tabla de reuniones
5. Ofrece el streaming de las ponencias desde la app
El Streaming se ha convertido en una herramienta para aumentar el alcance y la difusión de todo tipo de eventos, ya que permite que usuarios de todo el mundo puedan acceder a tu contenido. Además, optar por el formato híbrido te ayuda a que aquellos que no puedan asistir presencialmente por mútiples razones, puedan disfrutar de las ponencias desde el salón de su casa o la oficina.
La app de Meetmaps te permite enlazar cada ponencia de la agenda a una señal de streaming o a cualquier enlace de Youtube o Vimeo.
6. Facilitar la participación de los asistentes en las ponencias con “Preguntas al ponente” y “Votaciones en directo” a tiempo real
Permitir realizar Q&A es clave en eventos como congresos o eventos divulgativos, ya que los participantes podrán preguntar libremente al experto a través de sus móviles cualquier duda o pregunta de la temática que se esta tratando. Además, en eventos híbridos cobra más importancia para también hacer partícipe a la audiencia virtual, quienes no cuentan con el face-to-face con los ponentes.
Por otro lado, las votaciones en directo implican activamente a los asistentes en la conferencia o ponencia que se esté realizando a la misma vez que dinamiza la ponencia y mantiene activos a tus participantes.
En Meetmaps contamos con un módulo de interacción donde el organizador puede controlar y gestionar fácilmente las preguntas y votaciones desde el dash y proyectarlas en la pantalla del auditorio.
7. Aprovecha todo el contenido y almacénalo en la app
Uno de los beneficios de cualquier evento es que todo el contenido se podrá almacenar para que los asistentes no se pierdan ni un detalle del evento.
Desde documentos y presentaciones de ponencias, grabaciones y vídeos, la audiencia podrá visualizarla cada vez que lo desee.
8. Comparte y comunica las actividades de tu evento
Introducir una aplicación móvil para la organización de eventos te permite ofrecer de forma permanente contenidos relevantes para el asistente a tu evento. Además, como empresa estás reduciendo el uso de documentación en papel, promoviendo la sostenibilidad y el mantenimiento de los recursos.
Generar engagement y conseguir crear una comunidad en tus eventos es una tarea muy sencilla si utilizas la app para eventos, ya que mediante el uso de esta puedes incentivar el uso de chats privados, galería de fotos, reacciones al chat, conexiones de calidad y el mantenimiento del contenido generado en el evento permite que el asistente pueda visualizar los recursos realizados, dando así un valor positivo para tu marca y revalorizando su imagen.
9. Incrementa el ROI de tu evento
Todos sabemos que organizar un evento no es una tarea fácil ni a un coste reducido, pero con el uso de la app podrás rentabilizar tu evento e incrementar el ROI de manera sencilla y aportando valor a la vez. ¿Cómo? Ofreciendo más visibilidad a marcas participantes o expositores y patrocinadores. Estos ganarán notoriedad en la app de cara a los asistentes y tú podrás sacar un rendimiento de ello ofreciéndoles un espacio de exclusividad.
Meetmaps te da la posibilidad de crear accesos directos desde la app a marcas que paguen por tener una mejor posición ante los asistentes, además de que su perfil sea un espacio personalizado y de marca. Como organizador también podrás sacar provecho de las métricas de expositores, ya que nuestra plataforma registra toda actividad.
10. Creación de comunidades
La creación de comunidades y grupos sociales es un hecho que viene de hace años, pero hoy en día, hay una demanda creciente en la creación de comunidades online, en el caso de la organización de eventos, las comunidades unen a personas que comparten la misma disciplina y pueden nutrir al resto con su experiencia y profesionalidad.
Por ello, construir una comunidad en la organización de eventos mejora la experiencia de los asistentes a estos, y gracias al uso de una app dónde poder gestionar estas conexiones profesionales y almacenar contenidos de interés puede ser un punto a favor para tener una comunidad comprometida.
Sácale partido a tu evento híbrido con Meetmaps
Las apps móviles permiten tener una línea directa, bidireccional y personalizada con el asistente, y a que pueden acceder a toda la información y actividades del evento, ya sea interactuando con otros asistentes, respondiendo cuestionarios y votaciones, o participando en dinámicas de gamificación, entre otras.
La app de Meetmaps permite destacar contenidos desde la home que consideres relevantes para los asistentes, y personalizarlos para cada tipo de participante a tu evento. Esto hace que la experiencia de usuario en la app sea customizada, ya que cada asistente consumirá contenido relacionado con sus intereses o perfil.
Además, la nueva actualización de la app de Meetmaps está hecha para que la experiencia dure mucho más que el día del evento, convirtiéndose en un punto de conexión entre asistentes y una fuente de contenido antes, durante y después del evento
Si te estás planteando organizar un evento híbrido o cualquier otro formato, no dudes en contactar con el equipo de Meetmaps.
¿Quieres estar al corriente de contenido del sector y novedades de Meetmaps? Suscríbete a nuestra newsletter y no te pierdas ni un detalle
Blogs relacionados
- Estrenamos nueva app en el Experiential Summit organizado por Grupo Eventoplus
- El futuro de los eventos en 2022: los eventos híbridos
- La tecnología como elemento clave para un evento exitoso
- La importancia de la experiencia de los asistentes en los eventos híbridos