¿Cómo emplear el email marketing en tus eventos?

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Cada vez más, el email marketing va sumando importancia en las estrategias y acciones de marketing para todo tipo de empresas debido a su versatilidad. Además, las campañas de email realizadas se adaptan a todo tipo de empresas y estrategias, con la finalidad de acercar los productos y/o servicios al usuario.

Desde Meetmaps y con la lectura de este artículo queremos acercarte el conocimiento de nuestros profesionales sobre cómo utilizar el email marketing para la organización de cualquier tipo de evento.

¿En qué consiste el email marketing?

Se trata de una técnica de marketing, también conocida como emailing o mailing en la que se envía de forma masiva correos electrónicos al listado de la base de datos de usuarios de una empresa. Este proceso de atracción y captación de nuevos leads o clientes para las marcas sigue siendo uno de los más elegidos por las grandes empresas, ya que es una de las acciones más efectivas y rentables.

Beneficios del email marketing para eventos

Este canal de comunicación y marketing no solo puede ser empleado para el envío de las invitaciones o acreditaciones a tu evento, recuerda que a través de un Event Management Software puedes:

Segmentar el listado de la base de datos de usuarios que quieres que asistan a tu evento para personalizar el contenido de cada mailing.
Elaborar pruebas de mailing para visualizar cómo queda el contenido que estás generando para los asistentes de tu evento y así puedes realizar correcciones previas al envío.
Utilizar un EMS como el de Meetmaps para automatizar el proceso de envío de las acreditaciones al evento, con opción de descarga, impresión y por supuesto mejorar el acceso a tus eventos.
Puedes incrementar el alcance de tu acción mediante la ampliación de la lista de usuarios mediante Facebook Ads o Linkedin Ads
Establecer una comunicación constante con todos los asistentes de tu evento, ya sean inscritos, patrocinadores, expositores e incluso ponentes del evento, de esta forma, mejorarás el engagement con los asistentes gracias al email marketing.
Medir y calcular los resultados del evento mediante KPIs establecidos al inicio del evento y relacionados con los objetivos iniciales de la organización de este.

Gracias a la herramienta de email marketing de Meetmaps podrás utilizar:

Múltiples plantillas disponibles
Diseños de mailings en HTML
Utilizar tu base de datos
Integrar tu dominio en la plataforma
Mailchimp
Métricas y analíticas avanzadas en tus envíos

Cómo realizar campañas de email marketing para tus eventos

Para poder elaborar correctamente las campañas de email marketing previas a tu evento, debes tener en cuenta estos puntos:

Reglamento General de Protección de datos en email marketing

Debido a RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), debes tener en cuenta que sólo puedes mandar campaña de mailing a aquellos usuarios que hayan dado su consentimiento para ello. Por ello, asegúrate de que todos los usuarios cumplen ese requisito para proseguir con el envío de mails y así asegurar el correcto uso del Big Data en la organización de tu evento.

Posteriormente, te aconsejamos que segmentes la base de datos para la realización de correos electrónicos más personalizados, ya sea por tipo de empresa, por fidelización, por conocimiento del producto, etc o simplemente dividir esta base de datos en asistentes, ponentes y patrocinadores.

Personaliza el contenido de tu mail

Personaliza los emails al máximo, a mayor alcance y personalización del envío mejor funcionarán estos. Es decir, según los distintos perfiles de usuarios que contengas en la base de datos podrás adecuar los emails más a los intereses de estos.

Elabora una landing page sobre tu evento

Piensa dónde quieres dirigir a los usuarios que reciban el contenido del email, puedes crear una landing page específica con información relevante sobre tu evento o simplemente redirigir al asistente a landings de tu página web corporativa.

La landing page elaborada específicamente para tu evento debe incluir un título o claim atractivo para incentivar la asistencia al evento, el horario y el día del acto, además de otros contenido que sirvan de atracción para los usuarios, como por ejemplo ponencias relevantes, intervenciones profesionales, actividades experienciales, entre otros.

Fomenta la asistencia a tu evento con cupones descuento

Elabora descuentos exclusivos para algunos de los asistentes de tu evento, incentiva la asistencia al evento mediante ofertas tentadoras en los emails que como organizador planifiques.

Tipos de email a realizar para un evento

Email para incentivar la asistencia al evento, es decir “Invitación al evento”, por ello es necesario que el mensaje esté bien elaborado y además se añaden elementos que sean clave para el usuario que está leyendo ese contenido. Es relevante elaborar una llamada a la acción (CTA, Call To Action) que redirija al usuario a la landing donde se encuentre el formulario de registro al evento.
Posteriormente a que el asistente haya rellenado el formulario de registro, se debe enviar un email de confirmación de la asistencia al evento. En este email se puede incluir información relevante sobre el evento, como por ejemplo ubicación, ponencias, actividades, dress code,..
Creación de emails con recursos para captar la atención y expectación de los asistentes, como por ejemplo un video del ponente que asistirá al evento.
Elaboración de un email en formato recordatorio para que los asistentes, ponentes y patrocinadores del evento estén en alerta de que la jornada del evento se acerca. Además, puedes redirigir en este mail a los usuarios a las redes sociales de tu marca, para que estén más al corriente de los acontecimientos que ocurrirán in situ en el evento.

Con el Event Management Software de Meetmaps puedes automatizar procesos como la generación de campañas de mailing para así mejorar la gestión de los envíos y llevar un control de los mails enviados a tu base de datos.