¿Qué es la organización de eventos?

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Si quieres convertirte en un profesional de la organización de eventos o event management, necesitas conocer cada uno de los pormenores de esta disciplina. Aquí te revelaremos todo lo que debes saber al respecto: desde su concepto hasta las funciones que conlleva, sin olvidarnos de las herramientas necesarias, por lo tanto, ¡toma nota!

Ferias, webinars, congresos… La verdad es que el futuro de la organización de eventos no podía ser más prometedor. Acompáñanos para descubrir todos los detalles de una profesión tan versátil como fascinante y prepárate para darlo todo en su desempeño.

¿Qué es event management?

Llamamos event management o gestión de eventos al conjunto de tareas que conlleva la organización de los mismos. Se trata, pues, de un concepto complejo que abarca lo que hacemos antes, durante y después de celebrar un evento con el fin de lograr su consecución.

La organización de eventos presenciales, virtuales e híbridos es una rama muy importante de la gestión de proyectos. No en vano, conlleva muchas y diversas actividades para llevar a cabo encuentros de todo tipo (desde un concierto hasta una conferencia).

Se estima que solo en España hay alrededor de 600 negocios dedicados a la organización de eventos. Verdaderamente, se trata de un sector en alza, ya que se calcula que las empresas españolas destinan un 4 % de su presupuesto a realizar este tipo de encuentros.

¿Qué hace un organizador de eventos o event manager?

El organizador de eventos o event manager es el profesional especializado en gestionar esta clase de proyectos. De hecho, coordina y supervisa todos los elementos materiales y humanos para que el evento salga a pedir de boca. El suyo es un perfil multidisciplinar que demanda grandes dosis de creatividad, trabajo en equipo y planificación.

Diseñar la estrategia previa

El trabajo del organizador de eventos comienza siempre por planificar el evento en conjunto. Durante esta fase de “diseño” se delimitan los rasgos diferenciales del encuentro (localización, mechas, asistente, logística…) con base en los objetivos que se pretenden alcanzar con él. Recuerda que mediante el uso de un EMS (Event Management Software) podrás optimizar y mejorar la gestión organizativa de tus eventos.

Desarrollar el plan de comunicación

Diseñar y llevar a cabo el plan de comunicación es una de las áreas más decisivas de la gestión de eventos. Es más, gracias a ella se mantiene el contacto con oradores, sponsors, proveedores y público en general. Además, también podrás realizar campaña de email marketing para mejorar la interacción organizador-asistente.

Orquestar el capital humano

La gestión de eventos comprende dirigir y coordinar a todos los participantes: desde los empleados hasta los anfitriones. Este trabajo resultó bastante difícil debido a la diversidad de perfiles implicados. Se destaca también la participación y presencia de patrocinadores, expositores y algun invitado o profesional destacado.

Gestionar los recursos materiales

Un buen event manager debe controlar en todo momento los recursos disponibles. Desde luego, su trabajo consiste en ser realista con el presupuesto establecido. ¿De qué sirve diseñar un evento fastuoso si no tenemos los fondos necesarios para hacerlo realidad?

Supervisar la buena marcha del evento

Más allá de la planificación estratégica, el gestor de eventos es un profesional que se luce en primera línea de fuego. Así pues, su presencia se requiere durante la celebración del encuentro con el fin de solventar los problemas que surjan sobre la marcha.

Analizar los resultados: clave para un buen event management

Cualquier organizador de eventos sabe que sus funciones están lejos de terminar cuando finaliza el evento. Así pues, buena parte de su labor se desarrolla tras acabar el evento. Es el momento de elaborar un informe que analice los resultados obtenidos

¿Qué se necesita para la logística de un evento?

Multitud de funciones, plazos a contrarreloj, imprevistos de última hora… La vida de un event manager puede ser muy estresante. Por suerte, la organización de eventos se vuelve mucho más fácil y eficiente cuando se trabaja con software especializado.

Cualquier organizador de eventos experimentado sabe que lo mejor es contar con un Event Management Software all-in-one, como el que te ofrecemos en Meetmaps. Verdaderamente, la versatilidad de este software aporta una valiosa ayuda al trabajo multitarea de tales profesionales.

Funciones de registro: este tipo de software es capaz de ofrecer experiencias personalizadas y 100% seguras (p. ej., check-in mediante app, acreditación QR).
Funciones de marketing: gracias a ellas se puede llevar la promoción del evento al siguiente nivel (e-mail marketing, sitio web…)
Funciones de interacción para los asistentes: son muy útiles para despertar su atención (reuniones 1to1, gamificación, ponencias interactivas, etc.).
Funciones analíticas: monitorizar el comportamiento de los asistentes durante y después del evento resulta mucho más preciso y completo con estas herramientas.

Además de reunir un amplio abanico de funciones, es importante que nuestro software de gestión de eventos sea polifacético. Por tal nos referimos a que pueda utilizarse no solo en encuentros presenciales, sino también en encuentros virtuales e híbridos.

Una vez resueltas todas tus dudas sobre el event management, nada podrá detenerte a la hora de desempeñar tu trabajo como organizador de eventos. ¿Sabías que todo lo que necesitas para brindar más y mejores servicios a tus clientes es contar con el Event Management Software all-in-one que te ofrecemos en Meetmaps?