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Los KPIs (Key Performance Indicators) o comúnmente conocidos como indicadores clave del rendimiento son relevantes para la medición del éxito resultado de la organización de tus eventos. Además, en la organización de estos es necesario definir con anterioridad los KPI’s en eventos para saber el impacto que queremos que este acto genere.
Los objetivos establecidos serán clave para determinar lo que se debe medir para conocer el éxito del evento, estos objetivos pueden ser desde aumentar la participación de la audiencia, incrementar el ROI e incluso conocer el uso de la tecnología en tu evento, como por ejemplo mediante la medición de descargas de tu app para eventos.
También es relevante determinar y definir el tipo de evento y formato de estos, ya que no es lo mismo, medir una conferencia virtual por ejemplo, que una feria presencial.
¿Qué requisitos debe cumplir un KPI?
Si eres event planner o como empresa estás pensando en organizar eventos, estos son los requisitos que debe cumplir cualquier KPI para ser efectivo, concretamente, la teoría define que los KPI’s deben tener objetivos SMART (specific, measurable, attainable, relevant, time framed):
- Específico, para que la medición sea más efectiva, se necesita concretar y medir un solo indicador.
- Medible, ya que se debe poder calcular y medir.
- Alcanzable, el objetivo de este indicador debe ser posible y asequible
- Acotado en el tiempo, se debe aclarar el momento en el qué ese indicador empezará a medirse.
- Relevante, este objetivo debe aportar un valor destacable para los objetivos del evento realizado.
¿Cuáles son los KPI’s más utilizados en eventos?
Sabemos que existen numerosos tipos y formatos de eventos distintos, en los que la tecnología va cogiendo relevancia y una posición de referencia para la posterior medición de los resultados. Por ello, en este artículo se han destacado los indicadores más comunes y destacados en la organización de eventos:
1) Analizar el registro del evento, número de asistentes
Este KPI es considerado el más básico pero más relevante, ya que este indicador es medible para cualquier tipo de evento, presencial, híbrido o virtual.
Para poder medir el resultado de este indicador, es importante que cuentes con un buen registro online y gestión de acreditaciones con la app de check-in, ya que podrás conocer con más precisión el número de asistentes que acudieron al evento.
Además, si quisieras incluso podrías medir por tipo de asistente, según su cargo o la empresa de la que proviene, también en el caso de que hubieran distintas categorías para las entradas y precios, el uso de la tecnología en estos casos ayuda a que la medición sea más precisa.
2) Investigar a los asistentes engaged con la marca
Es relevante conocer qué asistentes son los que son fieles a los eventos que organizas y seguidor de tu marca, por ello, gracias a la tecnología de tu CRM (Customer Relationship Management) con el software que utilices en tu evento.
Gracias al conocimiento de la cantidad de seguidores comprometidos con la marca podrás realizar un benchmark de los contenidos más relevantes para estos y utilizarlos a tu favor.
3) Encuestas de satisfacción de la experiencia del usuario
La opción para conocer de forma más personal y concreta la visión global post evento es a través de la realización y envío de encuestas de satisfacción, este tipo de indicador es posible para todo tipo y formato de eventos, incluso se puede realizar en formato digital.
La realización de encuestas de satisfacción es la forma más rápida y sencilla de evaluar y analizar el resultado del evento, además esta se puede utilizar para posteriores ediciones del evento y mejorar la organización de este.
4) Ventas consecuentes de la realización de ese evento
Las ventas consecuentes de la realización del evento consisten en conocer el motivo o procedencia por el que el deal entra como venta o tiene interés en tu servicio/producto que en este caso provendría de la realización de tu evento.
Por ello, es necesario brindar un buen servicio y disponer de la mejor tecnología para eventos. Con el fin de mejorar la comunicación y el cierre de reuniones entre profesionales y asistentes es necesario disponer de una buena plataforma all-in-one con posibilidad de Reuniones 1to1 de calidad.
5) Número de descargas de la app para eventos
Gracias al uso de una app para eventos en la gestión y organización de tu evento, podrás medir y calcular las nuevas descargas que se han obtenido a raíz de la realización del acto.
Además, podrás medir el impacto de la aplicación antes del evento, para conocer los slots y agendas del evento, durante el evento, con la finalidad de chatear con otros profesionales que asisten al evento y post evento, para la revisión y consulta de contenido relevantes que has podido mantener y almacenar en esta aplicación.
6) Menciones en redes sociales
Hoy en día, todas las redes sociales disponen de herramientas de medición tanto de nuevos seguidores como de impresiones alcanzadas al mes o incluso en un post concreto; incluso hay programas de gestión de las redes sociales como Metricool, que pueden hacer esa gestión de medición de todas tus redes sociales.
A modo de recomendación, utiliza hashtags personalizados en tu evento, promociona su uso e incentiva que el contenido que se genere en tu evento se viralice.
Para finalizar, es relevante no sólo utilizar métricas que sean relevantes para ti como organizador, si no también la correcta combinación entre todos estos indicadores para poder tener una imagen y visión global de los datos del evento.
¿Te animas a utilizar la tecnología en la organización de tus eventos y automatizar los procesos de medición de resultados? El EMS de Meetmaps te lo pone muy fácil.
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