Gestión del big data en la organización de eventos

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¿Sabías que la gestión del big data es uno de los principales desafíos que debe afrontar el event planning del S. XXI? Acompáñanos para descubrir cómo adaptar tu actividad a sus rigurosas exigencias legales.

La industria de los eventos está cada vez más ligada a las nuevas tecnologías y ello hace que su camino se cruce irremediablemente con el tema del big data. Así pues, gestionar correctamente los datos digitalizados ya se ha convertido en una competencia imprescindible para cualquier event planner.

Qué es el big data

Con el concepto de big data nos referimos a la información relativa a terceros que está en poder de empresas o particulares. El gran volumen de la misma y el hecho de provenir de múltiples plataformas son sus características más distintivas.

En realidad, los negocios siempre han tenido datos de terceros para llevar a cabo su actividad. Sin embargo, con la llegada de la informática primero y de Internet después, el tamaño y la complejidad de esa información ha crecido enormemente.

Actualmente, se generan datos cuyo tamaño supera los 2,5 quintillones de bytes diarios, los cuales son intercambiados a velocidades pasmosas gracias a las nuevas tecnologías. Ello evidencia que el big data es una valiosísima moneda de cambio en nuestro mundo hiperdigitalizado.

Con la llegada del big data a las empresas, el uso de soluciones tecnológicas resulta ineludible. Ciertamente, tanto obtener y procesar dicha información como hacerlo de forma segura necesita de software potente y específico.

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Big data en la organización de eventos

Nombres, direcciones, teléfonos, sesiones a las que se asiste, comportamiento ante las retransmisiones en streaming, etc. La industria de eventos puede obtener grandes cantidades de datos a través de múltiples vías (email marketing, apps, redes sociales, etc.). En este punto, un event management software que integre todas estás plataformas será el mejor aliado de tu estrategia de marketing.

Big data y empresas de event planning: Una unión llena de ventajas

Desde luego, está demostrado que el uso del big data en las empresas de organización de eventos reporta numerosos beneficios. Aquí tienes algunos de las más evidentes:

Permite seleccionar a la audiencia de forma más eficiente: con la ayuda del big data podrás invitar solo a los asistentes realmente interesados en el evento.
Optimiza la comunicación: manejar big data en empresas de event planning contribuye a tomar mejores decisiones cuando se trata de comunicarse con los asistentes antes de la celebración del evento mismo.
Mejorar la organización del evento: si sabes cómo son las personas que asistirán a él, lo tendrás mucho más fácil para ofrecerles una experiencia personalizada.
Retroalimentación en tiempo real: el uso del big data en las empresas de gestión de eventos resulta muy útil para monitorizar las reacciones de los asistentes y descubrir qué les gusta y qué no. Podrás analizar su feedback no solo durante el encuentro, sino también tras celebrarlo.

La consolidación de los eventos virtuales e híbridos (y la clara vocación techie de los presenciales) hacen que el big data y las empresas de event planning sean aliados inseparables. Sin embargo, las recientes regulaciones en materia de protección de datos obligan a equilibrar sus beneficios con las exigencias de seguridad.

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**Gestión del big data para priorizar la seguridad**

¿Cómo afecta el RGPD a la industria de eventos?

En lo que respecta a la gestión del big data por parte de la industria de eventos, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) impone a los organizadores las siguientes obligaciones con respecto a los asistentes:

Eliminar la información relativa para su identificación personal.
No vender sus datos personales a terceros.
Permitirles acceder a los datos recopilados sobre ellos.
Obtener su consentimiento expreso para recopilar sus datos e informarles de cómo serán utilizados.

Hacia una gestión del big data que respete al máximo la seguridad

Los profesionales de la gestión de eventos deben tomar todas las precauciones para cumplir con la RGPD. Consecuentemente, es imperativo observar una serie de buenas prácticas de gestión del big data capaces de garantizar la seguridad de los asistentes y el cumplimiento del RGPD:

Autenticación en dos pasos e inicio de sesión único.
Cifrado de documentos.
Formar a la plantilla para detectar ataques de phishing y ransomware.
Disponer de asesoramiento legal para garantizar que su gestión del big data se adapte en todo momento a la normativa nacional y, en su caso, internacional.
Contar con un soporte técnico que monitorice y elimine posibles amenazas de seguridad.
Muy especialmente, trabajar con un event management software que cumpla con todos los requisitos legales.

Definitivamente, la gestión del big data en la organización de eventos debe redoblar los esfuerzos a la hora de cumplir la estricta legalidad vigente y priorizar la seguridad. En este punto, el event management software que hemos diseñado en Meetmaps se revela como tu gran baza para adaptarte con éxito a esta nueva realidad.