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La organización de un evento siempre es estresante, y más aún cuando se trata de un evento internacional. Por suerte, existen diversas claves para gestionarlo de manera exitosa. ¿Quieres conocerlas?
Conciertos, gastronomía, negocios… Vivimos inmersos en un mundo globalizado que ha difuminado las fronteras territoriales. Este fenómeno se nota de manera muy especial en la internacionalización de los eventos. ¡Prepárate para afrontar sus desafíos!
Qué tener en cuenta para organizar un evento internacional
La globalización ha hecho que los eventos internacionales sean cada vez más frecuentes. En consecuencia, se espera que los event planners dominemos todos los pasos para organizar un evento de este tipo y eso es lo que aprenderás aquí hoy.
Tipología y ubicación: primeros pasos para organizar un evento internacional
Da igual que te plantees cómo mejorar la organización de una empresa o de un evento internacional: lo primero es definir su tipología. Existen muchas clases de encuentros plurinacionales (reunión entre empresas, mesas redondas, presentación de libros, etc.) y de este aspecto dependerán todos los demás.
La ubicación es un aspecto muy a tener en cuenta en los eventos internacionales. La lejanía geográfica puede reducir el número de asistentes, por lo que conviene habilitar formatos híbridos o virtuales para evitarlo.
Una buena segmentación: clave para la difusión del evento
La organización de un evento siempre requiere planificar meticulosamente la estrategia de comunicación. Sin embargo, esto cobra aún más relevancia cuando se trata de un encuentro internacional. Los canales propios del marketing digital (redes sociales, sitio web, e-mail marketing, etc.) serán tus grandes aliados a la hora de informar a los asistentes. ¡Y no te olvides de comenzar a promocionarlo con al menos 3 meses de antelación!
Según sea tu audiencia, así deberá ser la forma en la que te comuniques con ella. Con el fin de lograr una difusión rentable y potente, debes focalizar bien tu target (edad, país, nivel de estudios, etc.). Gracias a ello, optimizarás al máximo la inversión y el esfuerzo comunicativo.
Cuida los aspectos protocolarios
Todos sabemos que organizar un evento internacional implica cuidar el protocolo. Después de todo, estos encuentros congregan distintas sensibilidades y culturas, por lo que deberemos conseguir que todas ellas se sientan integradas. ¡Conocer de antemano las costumbres de los países implicados es la mejor prevención contra los deslices interculturales!
Algunos factores protocolarios a considerar son la colocación de las banderas (nacionales o corporativas) y el emplazamiento de los interlocutores. Presta especial atención a estos detalles y pide asesoramiento profesional si es necesario.
¡Mucho ojo con el presupuesto!
En la organización de un evento internacional se debe vigilar cuidadosamente el presupuesto. No en vano, esta clase de encuentros suelen ser más costosos que los eventos de carácter nacional (pensemos, un ejemplo, en la contratación de traductores).
Como event planner, debes contemplar soluciones que permitan monetizar el evento (p. ej.: expositores, subvenciones públicas, patrocinios…). Son fundamentales para que este genere beneficios.
Haz que la logística funcione como un reloj suizo
No hace falta ser sociólogo para saber que los asistentes a un evento internacional quieren que todo funcione correctamente. En consecuencia, una de tus mayores responsabilidades como organizador de eventos es orquestar a todos los profesionales que participarán. Solo así podrás lograr que las diversas funciones que tendrán lugar en él se desarrollen de forma puntual y fluida (traducción, streaming, decoración, catering, etc.).
Seguridad: decisiva en la organización de un evento internacional
La organización de un evento internacional suele atraer a un gran número de participantes… y, allá donde hay muchas personas, es necesario poner la seguridad en el punto de mira. Los riesgos se hacen muy evidentes en esta clase de situaciones (Covid-19, atentados, avalanchas humanas, etc.). La imagen de los organizadores depende de que seamos capaces de mantenerlo todo bajo control.
Utiliza un Event Management Software multiidioma
Lo más habitual es que los eventos multinacionales conlleven el uso de varios idiomas (lo que hará necesario la contratación de intérpretes). Sin duda, este es una de los mayores retos que debes afrontar como event planner.
Que el evento se desarrolle en todos los idiomas de los asistentes resulta esencial para que ninguno de ellos se sienta excluido. En este punto, es altamente recomendable incluir sesiones de streaming multiidioma, con el fin de que todos puedan participar en su lengua materna.
A la hora de garantizar que la organización de un evento internacional en múltiples lenguas vaya sobre ruedas, el Event Management Software es tu mejor aliado. ¿Sabías que en Meetmaps dispones de prácticas funciones multilingües? Con esto, nos referimos a la traducción de los módulos y al streaming multiidiomático, puesto que son los protagonistas de este tipo de eventos
En resumidas cuentas, la organización de un evento internacional es mucho más fácil y eficaz cuando cuentas con nuestra ayuda y servicios. ¡Las funcionalidades multiidioma de nuestro Event Management Software te vendrán genial a la hora de organizar estos encuentros!
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