¡Manos al calendario!

Elegir las fechas correctas para la celebración de un congreso o conferencia es uno de los primeros y más importantes pasos cuando te dispones a planificar un evento de tal calibre, ya que ello puede determinar su éxito o fracaso. Para eso es tan importante tener en cuenta factores como el enfoque del congreso o el motivo de la conferencia, la estación del año, la duración o el propio contexto cultural en el que nos movemos. Y aunque cueste, debemos evitar inspirarnos en supersticiones, confiar en la suerte suerte, o consultar la alineación de los planetas o los designios del horóscopo

Entonces, ¿cómo seleccionar la fecha de un evento o congreso perfecta?

1. Considera la estación del año

Si estás organizando una conferencia de informática y tecnología, es bastante obvio que no lo debes programar durante las vacaciones de invierno, momento del año en el que todo el mundo se aleja de las obligaciones de la ciudad para disfrutar de las fiestas en familia. Tampoco tiene sentido organizar una conferencia en el rooftop de un rascacielos de Nueva York en pleno mes de enero (a no ser que quieras experimentar con una nueva tipología “extreme”). Bromas a parte. Existen muchos otros factores estacionales que pueden afectar la asistencia al evento y que debes tener en cuenta, te damos algunas pistas:

  • Vacaciones
  • Grandes eventos
  • Clima
  • Calendario laboral
  • Estacionalidad de las aficiones

Dependiendo de la jornada que vayas a organizar, estos puntos pueden ayudar a acotar las fechas de un evento ideales o eliminar aquellas potenciales de tu lista. Utilicemos el calendario laboral como ejemplo. Si estás organizando un congreso de cuatro días sobre innovación educativa, deberás elegir una fecha en la que los mismos docentes (protagonistas de la temática y principal target) hayan terminado las clases y puedan asistir sin tener que abandonar a sus alumnos en mitad del temario.

2. Elimina fechas con alta competencia

Investigar acerca de eventos del mismo sector puede ayudarte a descartar fechas en las que tus competidores puedan estar captando la atención de tu target y así aprovechar otras fechas en las que haya menos presión. Entérate de qué eventos están previstos en la agenda de la ciudad y anota aquellos que compartan el mismo público objetivo que el tuyo. A continuación, evalúa cuánto peso debes dar a cada una de estas programaciones competidoras cuando vayas a seleccionar tu propia fecha. Algunos factores a considerar, pueden ser:

  • Tamaño del evento
  • Lugar de la jornada
  • Superposición de la audiencia
  • Asistencia a jornadas pasadas

Si tu cliente es una institución pública que planea un simposio sobre medio ambiente y mundo local a un lado de la ciudad, mientras que en el otro se están celebrando unas jornadas gratuitas de turismo sostenible, es muy probable que el conflicto entre audiencias sea elevado. De este modo, la audiencia se vería obligada a elegir entre ambas opciones, provocando una disminución del número general de asistentes para ambas celebraciones.

3. Vacaciones y eventos públicos

A menos que tu evento esté relacionado con la celebración en sí, tanto los días festivos religiosos y nacionales son por lo general malas decisiones para la programación de tu congreso, a menos que haya una razón convincente para hacerlo. El Día del Trabajo es un ejemplo de ello – muchas personas les gusta disfrutar del fin de semana largo, por lo que una charla de “Salud emocional en la empresa” podría no ser la mejor elección para esa fecha. En cambio, una “Convención sobre los Derechos del Niño” con actividades educativas y juegos infantiles donde familias enteras puedan disfrutar, podría ser exactamente el tipo de evento familiar que tu público le encantaría asistir en su tiempo libre durante el fin de semana de vacaciones.

Debes tener en cuenta también los acontecimientos públicos y festividades que no sólo pueden provocar una caída en número de asistentes que deseen centrarse en esos otros eventos, sino que también aumentarían las dificultades para competir por la atención de los medios de comunicación.

4. Presta atención a fechas importantes

A tu convención o congreso, le puede ir bien alinearse con fechas que para los asistentes sean significativas. Por ejemplo, los días de celebraciones internacionales, los meses de sensibilización y los aniversarios, pueden ser enormes oportunidades para organizar tu jornada. La cobertura de los medios de comunicación y el apoyo público oficial son a menudo más fáciles de obtener cuando tu congreso forma parte de un tema de interés más amplio, como por ejemplo un círculo de conferencias de mujeres escritoras de referencia o un congreso internacional de cine, durante el mes de celebración del Festival de Cannes.

PRO TIP: Tener una estrategia comunicativa sólida, no nos obliga a ceñirnos siempre al guión preestablecido. Captar las circunstancias cambiantes y reaccionar con agilidad son actitudes tan estratégicas como la de planificar al milímetro e intentar prever todo lo previsible.

5. Conoce los días potenciales de la semana

Al seleccionar el día de la semana para organizar tu acontecimiento, considera los “días con más puntos” en los que tu público pueda asistir al evento. En el caso de los congresos y convenciones, lo mejor suele ser hacerlo entre semana (miércoles, jueves o viernes noche) ya que el fin de semana la gente aprovecha para estar con sus familiares y amigos y prefieren no asistir a eventos de tipo profesional. Aunque existen excepciones, por lo que también pueden contemplarse algunas tardes y fines de semana. Como venimos comentando, escoger la fecha ideal para una celebración de este tipo, requiere el análisis de varios aspectos.

Otra consideración al elegir la fecha de un evento es la rutina típica de tu audiencia. Si organizas un simposio de emprendimiento y creatividad empresarial, no tiene sentido elegir solo las mañanas de lunes a viernes cuando nuestro target principal se encuentra en la oficina trabajando. En su lugar, puedes centrarte en ofrecer una jornada abierta de mañanas y tardes donde los asistentes puedan disfrutar de una oferta amplia a lo largo del día.

6. Siguiente paso: Dar a conocer tu fecha

Una vez hayas hecho los deberes y hayas utilizado nuestros consejos para elegir la fecha perfecta de la jornada, no olvides el paso más importante: anunciarlo a los asistentes. Añádelo al calendario de eventos en tu página web, comparte el anuncio de la fecha vía mailing, y empieza a difundir la fecha con los asistentes potenciales.

Así pues, ya lo veis… Existen multitud de factores que decidirán cuál es la mejor fecha de un evento. Recuerda de planificar con tiempo, y de sobretodo, conocer a tu audiencia. Ellos son quienes harán realidad tu evento 😉

¿Tienes otros consejos que te gustaría compartir? ¡Háznoslo saber en los comentarios!

La elección de la fecha y la sede van de la mano, ya que una decisión condiciona a la otra. Dale un vistazo a este post sobre los mejores venues en Barcelona para petarlo en tu próximo evento: Los mejores eventos en Barcelona para un evento tecnológico