Cada vez es más frecuente que las empresas organicen eventos para mejorar su engagement con su público potencial e incluso con sus propios trabajadores. De ahí que nos podamos encontrar con diferentes tipos de evento cuya organización variará sustancialmente en función de los objetivos perseguidos.
Lo que está claro es que este tipo de actividades son una extraordinaria herramienta de marketing y pueden reportar importantes beneficios de forma directa o indirecta.
¿Qué tipos de eventos para empresas existen?
La clasificación más habitual es la que diferencia entre los eventos empresariales destinados al público (extrenos) y los destinados al personal de la organización (internos).
En cualquier caso, un evento es siempre una reunión con una finalidad particular. En ella se transmite a los asistentes cierta información que permitirá definir nuevos modelos y estrategias de trabajo, conseguir nuevos proveedores, ganar clientes, reforzar la imagen de marca, etc.
Ferias y exposiciones
Son la opción más elegida por las organizaciones empresariales cuando quieren llegar al gran público, ya sea para buscar nuevos clientes, proveedores, inversores o socios.
En la feria, la empresa se da a conocer de forma mucho más directa, siendo habitual que este tipo de acciones estén enfocadas en un sector concreto. Un claro ejemplo son las ferias de franquicias que tan de moda se han puesto en los últimos años.
Conferencias o convenciones
Aquí se engloban diferentes tipos de charlas, seminarios, talleres o presentaciones destinadas a grupos más o menos grandes. Su peculiaridad es que pueden estar dirigidas tanto al personal de la propia empresa como al público en general.
Por ejemplo, una empresa puede hacer una convención a nivel interno para presentar frente a sus empleados la nueva estrategia de crecimiento, pero también puede dar una conferencia en una universidad para darse a conocer y reclutar nuevos talentos.
Workshop
Entre los eventos para empresas dirigidos exclusivamente a los empleados hay que destacar el workshop. Se trata de una actividad destinada a trabajadores de una organización y que tiene como finalidad formar a los mismos sobre una determinada materia, siempre con un carácter intensivo.
En la actualidad, muchas empresas están organizando workshops para formar a sus empleados en el uso de softwares de gestión empresarial de última generación.
¿Cómo organizar eventos empresariales?
El éxito de un evento reside en gran parte en la organización del mismo. Para triunfar, lo primero que hay que tener claro es qué finalidad se persigue y, en consecuencia, qué tipo de actividad es mejor organizar. Tampoco se puede pasar por alto el tipo de público que asistirá al evento.
Conociendo el objetivo, el tipo de público y el tipo de actividad a organizar, ya se puede comenzar a trabajar en su desarrollo.
Antes de comenzar a buscar fechas es fundamental conocer el presupuesto del que se dispone y hacer una estimación del número de asistentes para poder elegir el lugar más adecuado para la celebración, e incluso elegir el catering.
De hecho, presupuestar los diferentes tipos de evento que puede organizar una empresa es uno de los retos más difíciles que debe afrontar el organizador. Son muchas las variables que influyen y cualquier pequeño cambio puede alterar todos los cálculos.
Herramientas útiles para organizar eventos empresariales
Hoy en día, la tecnología es el mejor aliado de los organizadores de eventos. Los profesionales tienen mucho entre lo que elegir.
El sistema clásico pasa por combinar el uso de hojas de cálculo con otras herramientas como aplicaciones específicas para el envío de correos electrónicos, organizadores de tareas para repartir el trabajo a realizar entre todos los que están participando en la organización, software de facturación, etc.
Aunque este método puede funcionar bien, a día de hoy no es eficiente. El más mínimo cambio en cualquier aspecto de la organización da lugar a tener que hacer cambios en todas las herramientas digitales que se están utilizando, y esto supone un grave riesgo. Basta con que no se hayan actualizado los datos en cualquiera de las herramientas utilizadas para que la información que tengamos disponible sea errónea.
Por eso, lo más recomendable hoy en día es usar herramientas específicas de organización de eventos como meetmaps.com. Su gran ventaja es que permite llevar a cabo la gestión de todas las tareas a realizar para el éxito del evento desde una única plataforma.
Por ejemplo, crear campañas de emails para conseguir el listado de asistentes, gestionar su información y ver en tiempo real cualquier cambio realizado por el equipo. También crear acreditaciones personales o gestionar el acceso mediante códigos QR el día del evento, entre otras opciones.
Con una herramienta de este tipo se ahorra tiempo al automatizar una gran parte de los procesos y, lo que es todavía mejor, se reduce el número de errores.
Cómo calcular y optimizar el ROI de un evento
No importa los tipos de evento que se llevan a cabo; tanto si se trata de una feria como si es un simposio, al final lo que se busca es que esa actividad tenga un impacto positivo en la empresa.
Dicho impacto puede tener una vertiente económica (generando dinero), pero en muchos casos tiene un impacto menos tangible a corto plazo pero que puede medirse económicamente a largo plazo. Esto ocurre cuando la actividad consigue reforzar la imagen de la marca, ayuda a darse a conocer a posibles inversores o consigue formar o motivar a los empleados.
En cualquier caso, para poder medir el éxito de un evento es imprescindible calcular el ROI o retorno de la inversión. No solo es uno de los KPI más importantes, sino que es el único que nos puede confirmar si realmente el esfuerzo puesto en la organización de eventos ha dado o no frutos.
A día de hoy el ROI es una herramienta fundamental a la hora de medir el grado de éxito de todo tipo de campañas de marketing. Para calcularlo aplicamos la siguiente fórmula:
ROI = [(Ingresos – Gastos) / Gastos] x 100
Si se ha elaborado bien el presupuesto, conocer los gastos de una actividad no tiene mayor dificultad. Lo más complicado es calcular bien los ingresos. Los directos son sencillos de computar (cantidad obtenida por la venta de entradas, ventas realizadas en el propio evento, etc.), son los ingresos indirectos o intangibles los que resultan más complejos.
Son ingresos indirectos los que se derivan de la repercusión de un evento. Por ejemplo, que un influencer esté presente en el evento y lo dé a conocer a sus seguidores. En realidad aquí la empresa a priori no está ganando, sino que más bien está ahorrando en publicidad.
Todo esto nos lleva a la conclusión de que hay efectos positivos del evento que, en principio, no tienen un valor económico predefinido (mejora de la imagen de marca, aumento del número de seguidores, etc.), pero hay que dárselo. Este valor cuantitativo aportado por la propia marca a los objetivos cualitativos también debe aplicarse a la fórmula del ROI.
¿Qué hacemos con los datos obtenidos?
El ROI no nos sirve solo para saber si hemos salido o no ganando con el evento, es mucho más útil. Analizando bien todos los datos que hemos monitorizado para calcular los resultados, podemos ver cuáles han sido los puntos fuertes y cuáles han sido los puntos débiles del evento.
Esta información será especialmente útil de cara al futuro, ya que ayudará a evitar pérdidas de tiempo en acciones que no dan un buen rendimiento y permitirá a los organizadores dedicar sus esfuerzos a aquellas acciones que de verdad han demostrado ser positivas para la empresa.