Después de planificar el contenido, reservar el día y las horas, invitar a los ponentes y moderadores y todo lo relacionado con el evento, es el momento de enviar las invitaciones. Este es un paso muy importante en el que no podemos fallar.

Ya hemos comentado en el blog cómo hacer promoción del evento, ya sea en redes sociales, mediante campañas de publicidad u otras opciones, pero otro paso que no hay que descuidar es la invitación al evento vía email. Una vez tengamos un listado de emails conseguidos mediante las acciones de difusión, hay que organizarse bien para que las invitaciones tengan éxito.

Consejos para una invitación perfecta a un evento

Conseguir la carta de invitación perfecta a un evento es posible si seguimos una serie de consejos que aumentarán las posibilidades de que los interesados confirmen su asistencia.

Promocionar a los patrocinadores

En casi todos los eventos hay patrocinadores que hacen algún tipo de aportación (normalmente, económicas) para tener más visibilidad. Aprovecha eso para hablar de ellos o de sus promociones solo para los primeros en confirmar su asistencia. 

Esta acción animará a los indecisos a dar el paso. Y los patrocinadores también tendrán beneficios porque la gente empezará a hablar de ellos incluso antes de que empiece el evento.

Contenido del evento anterior

Si no es la primera edición del evento, otra ayuda para generar expectación y entusiasmo para el próximo es incluir fotos o vídeos de ediciones anteriores.

Esto sirve para que tanto los nuevos interesados se hagan una idea del ambiente y el contenido del evento, como para que los asistentes a eventos anteriores recuerden lo bien que lo pasaron y quieran repetir. Si, además, puedes prometer que el próximo será incluso mejor, la expectación será mayor.

Diseñar el email ideal

Cada evento tiene sus características pero, en general, a la hora de enviar los mails de invitación hay una serie de consejos a poner en práctica para conseguir redactar la invitación perfecta por email.

Asunto del Email

Hay que aprovechar el asunto de cada email como una oportunidad de causar una buena “primera” impresión. Debe ser descriptivo y dar una razón al usuario para abrir el mensaje y leerlo completo. Quizás podrías añadir algún símbolo o emoji para captar la atención, pero intenta que no se centre exclusivamente en la promoción y oferta que hagas en el interior del email.

Nombre del remitente

Debes personalizar cada email con tu nombre o el del evento para que resulte fácil identificar al remitente y no vaya a parar a la bandeja de SPAM. Piensa en el nombre que verán los inscritos cuando vean la cabecera del email.

Si tu dominio es nuevo o es el primer email que envías a un grupo de suscriptores, además debes evitar mencionar precios o palabras como “promoción”, “oferta” y similares para que los gestores de correo no los manden directamente a la bandeja de promociones o, peor aún, a la de SPAM.

Título y cuerpo del texto

Como norma general, los emails para invitar a un evento deben ser breves. Así es como esperan recibirlos los usuarios que se han inscrito. Por eso hay que ser lo más conciso posible y aprovechar bien cada palabra, especialmente la del título y los subtítulos o encabezados.

Recuerda que la mayoría no leemos los mails en profundidad sino que escaneamos con la mirada rápidamente para acabar de leerlo cuanto antes. Aprovecha las primeras frases para contar lo más importante y el resto para dar algún detalle más.

No repitas nada si no es necesario. En caso de hacerlo, déjalo para la parte final del texto de invitación al evento a modo de recordatorio.

Llamada a la acción

Una llamada a la acción o CTA es una especie de aviso para que el usuario realice una acción concreta. Es una expresión en forma imperativa como, por ejemplo, “Regístrate ahora”, “No esperes más y apúntate”, “Aprovecha esta promoción”, etc.

Muchas personas las usan en botones con colores que destaquen o con fuentes de texto distintas con la intención de captar la atención.

Puedes insertar los CTA después de las primeras líneas de texto y repetirlo al final del email para que impacte más en el lector. Pon los CTA a la vista y evita distracciones alrededor para evitar que el usuario lo pase por alto.

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Tipos de invitaciones por emails

En torno a la celebración de un evento, hay varios tipos de emails que se suelen enviar.

El primer email debe dejar muy claro el qué, el quién, el cómo y el cuándo. No se debe dar por sentado que los lectores recuerdan todo cuando se registran por email. Tal vez asistieron a un webinar o se apuntaron después de ver una campaña de publicidad en redes sociales. Pero es casi seguro que no recuerden el día y la hora, y quizás ni siquiera el lugar donde se celebra el evento.

Hay que recordar la información básica del evento, tal vez haciendo referencia a alguna fuente confiable que cite o hable del evento. Si no quieres enviar un mail muy largo, te recomendamos añadir un enlace a la web del evento donde se explique con más detalles cómo será la ocasión.

Los emails a asistentes de ediciones anteriores son muy buenas oportunidades. Siempre es más fácil convencer a quien te ha comprado antes que alguien que no te conoce. Este tipo de email puede ser más personal y hacer un breve recordatorio de la próxima fecha. Al dirigirte a una persona que ya asistió no será necesario dar tantos detalles como a los nuevos. Quizás sería bueno ofrecer algún tipo de ventaja o promoción para fidelizar al usuario como consecuencia de su registro al nuevo evento.

Los asistentes que regresan quieren sentirse especiales y apreciados, especialmente aquellos que han estado asistiendo durante años. Resalta los precios con descuento o las ventajas únicas para los asistentes que vuelven para mostrarles que los valora en este correo electrónico.

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¿Otra técnica útil para dirigirse a los asistentes anteriores? 

Segmentación: cuando divides la lista de correo electrónico en grupos objetivo relevantes (demográficos o geográficos, por ejemplo). Esto te permite crear líneas de asunto que resuenan con diferentes audiencias, aumentando la tasa de apertura.

Seguimiento posterior al evento y agradecimiento

Después del evento, es hora de enviar un correo electrónico más personal.

Muchos promotores de eventos invierten una tonelada de tiempo y esfuerzo en sus correos electrónicos promocionales, y luego descuidan sus comunicaciones posteriores al evento. Sin embargo, su correo electrónico de seguimiento es uno de los más importantes que jamás haya enviado. ¿Por qué? Porque puedes dar las gracias al mismo tiempo que le pides a los asistentes sus valiosos comentarios con una encuesta post evento.

Si quieres enviar la invitación perfecta a tus asistentes, puedes descubrir cómo hacerlo a través de las campañas de email marketing de la plataforma de Meetmaps. Pídenos una demostración y te lo explicamos todo.