Cómo organizar un evento en 10 pasos

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¿No tienes claro cómo organizar un evento? Entonces, no te puedes perder este post. En él analizaremos cuáles son las fases imprescindibles que todo event planner debe seguir para que el encuentro sea todo un éxito.

Objetivos, equipo, presupuesto… Cualquier experto en eventos conoce el papel decisivo que juega la planificación. Afortunadamente, una vez que le pillas el tranquillo, podrás implementar dicha estructura no solo a la organización de un evento social, sino también a encuentros corporativos o culturales. ¡No habrá quien te pare!

10 pasos para organizar un evento

1) Establece el objetivo de tu evento

Lo primero que debes hacer es aclarar cuáles son las metas que persigues con el evento (lanzar un producto, aumentar la clientela, potenciar el branding, etc.). Asegúrate de definirlas de forma realista y precisa, con el fin de orientar a su consecución todo lo que integra el evento (número de asistentes, oradores, duración…).

2) Calcula el presupuesto: una de las fases más importantes

Ya quieras saber cómo organizar un evento cultural paso a paso o las etapas que componen la organización de un encuentro corporativo, necesitas presupuestarlo. Procura que el presupuesto abarque todos los detalles para que ninguna de las etapas se quede sin la necesaria dotación económica. Asimismo, te será útil actualizarlo periódicamente con el fin de mantenerlo lo más exacto posible.

3) Reúne a tu equipo

Cuanto mayor sea el evento, más útil te resultará contar con un equipo suficientemente amplio y especializado. Gerencia, logística, planificación, marketing, patrocinios y diseño creativo suelen ser los roles clave. ¿Sabías que el uso de un buen event management software es de gran ayuda para mantener a todos los integrantes bien organizados?

equipo meetmaps

4) Fija el dónde y él cuando

Cuando pensamos en cómo organizar un evento, la elección de la fecha constituye uno de los grandes pilares sobre los que se asienta su éxito. Al fin y al cabo, de este aspecto depende la cantidad de asistentes que logremos atraer.

¿Y qué hay de la sede? Si bien los encuentros presenciales siguen jugando un gran papel en el event planning, la tecnología nos abre nuevos ámbitos en forma de eventos híbridos y virtuales. ¿Te has planteado aprovechar sus ventajas?

5) Define el branding del evento

¡Desarrollar el branding del encuentro te permitirá marcar la diferencia! Ciertamente, la organización de un evento social, cultural o empresarial debe incluir la definición de su marca (nombre, diseño gráfico, decoración, etc.) para hacerlo tan atractivo como inconfundible.

6) Concreta el programa

El planning de actividades constituye una etapa fundamental de cómo organizar un evento. ¿Será un programa lineal o habrá sesiones alternativas? ¿Proporcionarás servicios de catering? ¿Incluirás actividades auxiliares (por ejemplo, gamificación, networking…)? ¿Tendrás un orador principal? Este es el momento de planteártelo.

7) Confirma la participación de los intervinientes

Oradores, patrocinadores y stands son formas muy efectivas de aportar valor a un evento. De hecho, resultarán aún más irresistibles si abres vías de comunicación entre los asistentes y los intervinientes (por ejemplo, a través de la app del evento).

8) ¿Cuál será tu estrategia de marketing?

Siempre que hablamos de cómo organizar un evento, la promoción es una de sus fases más relevantes. A la hora de captar asistentes, dispones de muchas herramientas tradicionales y digitales: desde anuncios en prensa hasta e-mail marketing. Define tus objetivos, las acciones de marketing que vas a emplear y analiza los resultados obtenidos.

9) ¿Cómo organizar un evento fácilmente con la ayuda de la tecnología?

No cabe duda de que el software de organización de eventos es un poderoso aliado para todos los event planners que deseamos mejorar al máximo nuestro trabajo. Este es el caso del event management software que te proporcionamos en Meetmaps: una herramienta all-in-one con la que podrás brindar un servicio premium de forma más fácil y rápida.

App móvil
Lead scanner
Gamificación
E-mail marketing
Votaciones en directo
Check-in online mediante código QR.
Matchmaking y reuniones 1to1 para promover el networking de calidad.
Virtualización a través de streaming y apartados interactivos.
Todo lo que necesitas para crear la web de tu evento.
Compatible con eventos presenciales, híbridos y virtuales.
Amplias opciones de personalización.

10) Determina qué herramientas de medición vas a utilizar

De todas las fases para organizar un evento, el análisis de resultados es una de las más valiosas. No en vano, cuantificar los diversos aspectos del encuentro te permitirá evaluar la consecución de objetivos y mejorar en el futuro. Para ello pueden serte muy prácticas las encuestas, el monitoreo de las plataformas digitales y las herramientas de análisis que ofrecen los softwares especializados.

Hay algo que está claro: cuando sabes cómo organizar un evento, tu perfil profesional sube como la espuma porque eres capaz de optimizar al máximo todos los recursos a tu alcance. Esto es especialmente factible cuando manejas un event management software tan potente como el que te ofrecemos en Meetmaps. ¿Aún no lo estás usando?