Todos los eventos son especiales, exclusivos y mágicos ya que representan un momento único para muchas personas y entidades.

Sin duda alguna, en los últimos años el asistente se ha convertido en el protagonista total de la escena, el centro, porque si de algo no podemos prescindir en un evento es de él.

También es toda una realidad que las redes sociales son un aliado para muchos eventos y congresos, sobre todo en los que se busca generar buzz, impactos hacia el exterior y crear repercusión mediática.

En este post hemos decidido centrarnos en aquellos eventos que tienen invitados o asistentes exclusivos y dar algunos tips para ofrecerles experiencias VIP.

Un referente de evento con experiencias VIP

Para ponernos en contexto, quiero compartir una joya que encontré hace un tiempo. Es el vídeo a continuación, en el que el director de eventos de Google, Derrick Djang, explica los motivos que les llevan a organizar un evento para sus mejores clientes y algunas de las estrategias que utilizan para crear experiencias VIP para ellos.

 

El contexto: Un entorno de marca privado y único ( y seguro)

Como hemos podido ver en el vídeo, dos de los factores importantes que pueden marcar la diferencia para un evento de este tipo son hacer que los asistentes perciban que son importantes y crear un momento único para que puedan relacionarlo con la marca

La magia del venue del evento

Todos sabemos lo importante que es el contexto para transmitir el mensaje correcto. En el caso de un evento, el lugar elegido por la organización va a dar pistas a los asistentes del tipo de evento al que han sido invitados

Si organizas un congreso lo ideal es encontrar un sitio que transmita mucha profesionalidad, como una sede o un lugar institucional. En cambio un entorno más innovador, tipo un coworking cool, será perfecto para un evento tecnológico y de nuevas tendencias.

De la misma manera en cada ciudad también existen venues con los que sólo mencionarlos los invitados ya sabrán que van a asistir a un evento VIP. Para que te hagas una idea pueden ser edificios emblemáticos de la ciudad, la lonja VIP del estadio de fútbol en cuestión o el rooftop de un hotel de 5 estrellas.

Por todo esto, selecciona un venue que acompañe el mensaje que quieres transmitir a los invitados. Si buscas el lugar ideal para ello en Barcelona, puedes consultar una lista de espacios aquí.

El canal de comunicación también comunica

Como venimos diciendo desde el principio, el evento es un momento especial y tiene que despertar interés como tal. Por esto, la elección correcta del canal por el que te vas a comunicar con los invitados, a nuestro modo de ver, es crucial.

Una opción que existe es utilizar el correo electrónico para informar constantemente. Otra opción, más VIP, es decirles a los asistentes que pueden bajarse una app específica para recibir las últimas noticias y prepararse el evento o congreso.

(Eso sí, si escoges la segunda, asegúrate que tienes opciones para personalizarla con el look and feel corporativo y te permite enviar notificaciones push)

Escojas la opción que escojas, comunicarte y compartir contenido exclusivo con ellos te va ayudar a que tus invitados se sientan especiales y más partícipes de todo.

 

PRO TIP: Si ya has utilizado alguna app antes prueba de crear un código único de acceso a la app para que solo pueden acceder al contenido esas personas realmente invitadas.

 

La personalización: Para crear una experiencia única

No nos engañemos, los asistentes son personas y a las personas nos gusta sentirnos especiales y únicos. Más aún en una época que la tecnología lo facilita todo, nos gusta poder ser nosotros mismos quien escogemos lo que nos interesa, lo que queremos ver y lo que queremos hacer en cada momento.

Una invitación especial

Cuando hablamos de personalización, un detalle que acostumbra a quedar muy resultón y gusta, es enviar una invitación personal al evento.

Si organizas un evento B2B puedes preparar un vídeo específico para cada persona y enviarlo por email o incluso con una video-invitación.

En caso que trabajes con una base de usuarios grande o una lista de correos crea un texto más general pero a la vez personal para que todos puedan sentirse identificados. También puedes crear algún tipo de segmentación y tener dos o tres plantilla.

PRO TIP: Aprovecha la invitación para que los invitados se descarguen la app del evento y configura un mensaje de bienvenida automático para que cuando accedan tengan una experiencia 100% personalizada.

La app del evento como elemento de personalización

Una aplicación móvil es una forma muy práctica para pedir que los invitados nos indiquen sus preferencias. Por ejemplo, podrían escoger a uno de los ponentes con una votación, crear su propio un programa personal marcando sesiones favoritas en la agenda o configurar reuniones con otros invitados por adelantado.

También puede ser muy potente que la configuración de la app sea distinta dependiendo de quien se descargue la app. Seguramente a un asistente VIP nos interesará activarle unas funciones que a otros asistentes no.

Desde Meetmaps trabajamos día a día para que puedas crear experiencias personalizadas con la app de tu evento o congreso. Por esto puedes configurar la app con todos lo que necesites desde la plataforma o ponerte en contacto con nosotros y recibir soporte del equipo de expertos.

Cada vez más imaginamos nuevos usos y maneras de crear diferentes tipos de experiencias con la app para que puedas ser creativo e impactar a tus asistentes con la tecnología.