Después de casi un año desde que empezó la crisis del COVID-19, el sector de los eventos ya se ha familiarizado con la situación y las agencias, corporaciones, asociaciones, y organizaciones ya han decidido organizar eventos virtuales y parece ser que ya se están animando a organizar eventos híbridos como eventos de 2021.
La parte más difícil y crítica ya ha pasado, y ahora es cuando las empresas y organizaciones empiezan la remontada retomando esa positividad que caracteriza a todos los miembros que componen el sector y traducirla en un plan de acción para los próximos meses.
“Tenemos la obligación de gestionar y explicar muy bien a nuestros clientes las nuevas normativas para seguir organizando reuniones y eventos.” Explicaba David Noak, director de Madrid Convention Bureau en un webinar de Eventoplus.
Índice de contenidos
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¿Cómo serán los eventos de 2021?
Hay muchas teorías de cómo serán los eventos a partir de ahora, pero todos siguen una misma línea, la hibridación y los pequeños grupos son las ideas más repetidas. Mostramos algunos estudios y teorías recopiladas por diversos expertos.
Según el epidemiólogo Brian Labus, los eventos tendrán un formato más sencillo, locales, cortos, y pequeños:
- Eventos locales. Celebrar los eventos en zonas locales es clave para disminuir el riesgo de contagio. Si los eventos abren las puertas a personas fuera de una comunidad, el riesgo de rebrote aumenta.
- Eventos cortos. Los eventos de varios días añaden complejidad y dificultad a los usuarios, ya que suponen muchos más movimientos, ya sean hoteles, transporte, restaurantes, etc y se pierde el control de los asistentes y, por lo tanto, riesgo al rebrote.
- Eventos con menor capacidad. Tenemos que asegurarnos de que las personas permanezcan físicamente distanciadas en todo momento, y evitar movimientos de personal en las zonas del evento, para evitar cualquier virus potencial acumulado en el aire.
Según algunos datos del informe de tendencias 2021 “Do The Hustle” de la agencia americana AF&CO:
- Eventos híbridos. El informe considera que combinar asistentes presencialmente en un plató y que a la vez haya usuarios en streaming es una idea muy interesante para poder juntar al máximo de personas sin arriesgar la salud y la seguridad de cada una de ellas. El potencial de este formato como solución, permite modular perfectamente lo presencial y lo virtual y volver poco a poco a tranquilizar a las marcas sobre la posibilidad de reunir gente.
- Eventos con grupos pequeños. Antes las experiencias en petit comité y las actividades con grupos reducidos ya eran tendencia, ahora estos formatos son los protagonistas. Las pequeñas reuniones se presentan como el formato estrella y cada vez más vemos esta solución como la más segura y aceptada por los usuarios.
- Eventos con nuevos formatos de networking. Ahora se valora más la posibilidad de realizar reuniones más flexibles, ya sean individuales o grupales con las nuevas herramientas de networking, que permiten la conexión entre usuarios que estén en el evento presencial o virtualmente y que fomenten lo máximo posible su engagement y participación.
Según las respuestas que obtuvieron la comunidad de expertos de B2B Marketers en un webinar, el contenido más relevante que funcionará bien para los eventos de este 2021 será:
- La creación de experiencias memorables: priorizando la calidad sobre la cantidad en el contenido.
- La rentabilidad del contenido: cobra aún más importancia en el entorno inestable en el que vivimos.
- Nuevos formatos de contenido: más visuales, rápidos y fáciles de consumir.
- El vídeo. Uno de los formatos más utilizados en B2B y además permite generar experiencias, un consumo rápido, y capacidad de incrementar el interés por parte de los usuarios.
- Las píldoras de conocimiento. Formatos creados para las plataformas como Linkedin o Instagram son una buena opción para empresas B2B ya que ayudan a despertar el interés del usuario.
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Eventos actuales: presenciales, virtuales e híbridos
Es cierto que la crisis sanitaria ha paralizado el sector, pero también ha traído consigo toda una corriente de aire fresco, nuevas maneras de trabajar y más opciones para los organizadores del sector de los eventos.
Parece ser que los eventos híbridos están acercándose cada vez más al nuevo formato de eventos, ya que recoge lo mejor de los eventos presenciales y lo mejor de los eventos virtuales.
En esta comparativa vemos las opciones que tienen cada tipo de evento para cada parte de la organización del mismo. Ya sea el presupuesto, la interacción, promoción, gestión, organización, etc.
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Cómo ha evolucionado la industria de los eventos
Durante los meses más intensos de la pandemia, vimos que los eventos se cancelaban, se posponían o se transformaban en virtuales, equitativamente.
Un año después vemos cómo las agencias, empresas y organizaciones ya celebran eventos virtuales como si fueran físicos, y se han adaptado a la nueva realidad integrando los eventos en formato virtual o híbrido como la solución más parecida a los eventos presenciales.
“Hay una demanda en eventos siempre digital, que se siguen celebrando y lo seguirán haciendo. Lo más importante ahora es aprender a gestionar la incertidumbre del sector y adaptarnos a la situación cambiante.” Explicaba Luís Gandiaga, Director general corporativo de beon. worldwide y miembro de AEVEA en un webinar de Eventoplus.
No sabemos aún cuánto tiempo seguiremos así, pero lo que sabemos es que los eventos virtuales e híbridos de un modo u otro han venido para quedarse. Se ha comprobado que este formato es inclusivo para todas las organizaciones y muchos eventos se han celebrado con éxito y buenos resultados.
También se confirma que los eventos virtuales e híbridos generan mucho menos impacto medioambiental que los físicos.
Rafael Isún, Managing Director de Patterson Travel y miembro asociado de Travel Advisors Guild, comentaba en un webinar de Eventoplus que “La gente quiere ganas de volverse a ver en la medida de lo posible, porque falta conexión humana.”
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El negocio de los eventos híbridos y virtuales
La demanda de servicios virtuales en las plataformas para la organización de eventos ha evolucionado positivamente y ha experimentado un crecimiento en los últimos meses.
Según el estudio The Future of the Event Industry de Event MB, el 30% de los clientes que contratan una plataforma para eventos virtuales o híbridos firman acuerdos anuales porque creen que este año 2021 se van a celebrar más eventos con un componente digital muy fuerte.
También se están observando inversiones en experiencias digitales y, aunque se habla del componente visual como una solución provisional, muchos de los clientes consideran que ante la incertidumbre del sector, los eventos que se podrán seguir celebrando sin problemas serán los virtuales.
“Los event managers somos los primeros que queremos recuperar la normalidad pero siempre con garantías.” Belén Bardaji, Jefe de Eventos Corporativos en Ibercaja y representante de la EMA.
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¿Qué ofrecen las plataformas para eventos híbridos y virtuales?
Las plataformas para la organización de eventos virtuales e híbridos ofrecen herramientas para poder celebrar los eventos como si fueran en persona. Esto a través de funcionalidades informativas, interactivas, de gamificación y networking entre asistentes.
Estas plataformas acostumbran a tener un formato “micro-site” y disponer de una aplicación móvil, que ayudan a promocionar, ejecutar y administrar el evento. Sobretodo a que los participantes puedan vivir una experiencia digital positiva y completa.
Cuentan con opciones para que los asistentes puedan estar informados de todo lo que va a pasar con espacios para leer y entender qué va a suceder durante la jornada. Como también chatear ya sea individual o grupalmente, interactuar con los ponentes o presentadores del evento en directo.
También permiten organizar reuniones para que los usuarios puedan generar un networking de calidad y teambuilding. Lo hacen a través de las reuniones 1to1 y la visualización de los expositores virtuales en cada evento.
“Meetmaps proporciona la tecnología necesaria para gestionar eventos de inicio a fin. Junto con nuestro servicios profesionales internos, los organizadores de eventos pueden ejecutar sin problemas cualquier evento virtual o híbrido, ya sea pequeño o grande, interactivo, de gran producción o para audiencias internacionales”. Gerard Salvia, CEO de Meetmaps.
Meetmaps ofrece una solución virtual con integraciones de vídeo en streaming entre muchas otras opciones que aportan una experiencia real y positiva al asistente.
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