Sostenibilidad en los eventos actuales

La creciente preocupación de la sociedad por el estado del planeta ha causado un gran impacto en el panorama empresarial, donde la responsabilidad social y medioambiental ha pasado a jugar un papel fundamental en el éxito de las empresas. Y es que si bien hace años hablamos de cómo organizar eventos sostenibles,  no ha sido hasta ahora, en 2025, que el concepto ha pasado de ser un “nice to have” a una auténtica palanca de valor.  En este escenario, la tecnología ha emergido como aliada clave para integrar la sostenibilidad en todo el ciclo del evento.

Ahora, las empresas que no integran criterios sostenibles en su estrategia de eventos no solamente pierden reputación, sino también oportunidades de negocio. Así, ya no basta con ofrecer una buena experiencia al asistente, sino que se espera que cada decisión, desde la elección del venue hasta el tipo de transporte o catering, tenga en cuenta su impacto. Es más: la sostenibilidad no solo depende de lo que ocurre el día del evento, sino también de los actores implicados. Por eso, involucrar a proveedores con políticas responsables es fundamental en los eventos sostenibles.

En este nuevo contexto, dentro del sector de los eventos la tecnología juega un papel clave: la digitalización no solo optimiza la organización, sino que permite tomar decisiones más informadas y responsables. Herramientas como Meetmaps permiten trasladar al plano digital muchos de los procedimientos que tradicionalmente conllevaban un uso excesivo de papel en los eventos sostenibles.

¿Qué implica organizar eventos sostenibles?

Entonces, ¿qué es la sostenibilidad en un evento? Hablar de sostenibilidad en eventos no es solo hablar de medioambiente. Es un concepto transversal que abarca tres dimensiones distintas: la ambiental, la social y la económica. Así, esto implica reducir la huella ecológica, pero también garantizar accesibilidad, fomentar la inclusión, impulsar proveedores locales o promover condiciones laborales justas.

Aplicar esta visión de una forma realista empieza en la fase de planificación del evento. En esta, definir entre tres y cinco objetivos de sostenibilidad claros permite tomar decisiones alineadas desde el minuto uno. ¿Qué impacto quiere medirse? ¿Dónde se puede optimizar? ¿Qué impacto se desea generar? Por ejemplo, si uno de los objetivos es reducir la huella de carbono, se priorizarán venues accesibles en transporte público y se medirá la huella generada por los desplazamientos.

Para todo esto, es clave el contar con soluciones tecnológicas que centralicen toda la planificación y permitan medir el impacto es clave para convertir estos objetivos en acciones reales.

¿Cómo es la sostenibilidad hoy en día?

En 2025, sostenibilidad y digitalización van de la mano. Precisamente, muchas prácticas sostenibles se han convertido en norma en los eventos actuales: las credenciales en papel se han sustituido por códigos QR, los eventos híbridos permiten reducir los desplazamientos y las plataformas de gestión ofrecen soluciones para promover opciones de transporte público o de alimentación responsable. Las decisiones sostenibles ya no son solo una cuestión de imagen: reducen costes, optimizan procesos y responden a una demanda social creciente.

Por ejemplo, actualmente se ha demostrado que el uso de credenciales digitales puede reducir hasta un 80% los residuos de papel. Además, integrar menús de proximidad con opciones vegetales (claramente visibles y señaladas en la app del evento) o fomentar la movilidad sostenible con enlaces directos al transporte público son ya prácticas recomendadas.

Por ello, la sostenibilidad en el mundo de los eventos no se trata sólo de una cuestión de conciencia, sino de adaptarse a un nuevo estándar: los asistentes esperan que la sostenibilidad forme parte de la experiencia, sin que esto implique perder comodidad o calidad.

¿Qué hacer para que los eventos sean sostenibles? 7 prácticas clave

Como hemos visto, todo empieza antes de que el evento tenga lugar. En esta primera fase de planificación, es clave definir objetivos de sostenibilidad concretos y accionables. A partir de ese punto, cada decisión suma. Algunas de los criterios en la organización de eventos sostenibles más relevantes a la hora de minimizar el impacto ambiental son:

• Elección del espacio (venue): Optar por espacios bien conectados por transporte público, que cuenten con certificaciones ambientales como LEED o BREEAM, y que incorporen políticas activas de eficiencia energética y gestión de residuos.
• Movilidad sostenible: Fomentar opciones de transporte público, el uso compartido de vehículos o medios no contaminantes, como bicicletas o patinetes eléctricos. Además, incluir recomendaciones logísticas claras puede facilitar una asistencia más consciente.
• Catering responsable: Dar prioridad a proveedores locales, menús de temporada, y opciones vegetarianas o veganas. Evitar el uso de plásticos de un solo uso y minimizar el desperdicio alimentario con una previsión adecuada de cantidades.
• Digitalización de procesos: Reducir al máximo el uso de papel apostando por soluciones digitales para la gestión de entradas, acreditaciones, encuestas, agenda o networking. Además de sostenibles, estas herramientas mejoran la experiencia de los asistentes.
• Gestión de materiales: Limitar al máximo el merchandising de un solo uso, así como la producción de materiales físicos. En caso de que se generen, conviene optar por soportes reutilizables, reciclables o con certificaciones sostenibles.  Otra estrategia efectiva es optar por mobiliario modular o elementos de escenografía reutilizables en diferentes eventos, evitando así producciones efímeras de un solo uso.
• Accesibilidad e inclusión: La sostenibilidad también significa inclusividad. Por ello, incluir criterios de accesibilidad universal, adaptar los espacios a diferentes necesidades y garantizar una comunicación inclusiva son elementos clave.
• Medición y mejora continua: Evaluar los resultados a través de encuestas digitales, recoger datos de comportamiento de los asistentes y analizar métricas de impacto permite establecer mejoras concretas y dar continuidad al compromiso con eventos sostenibles.

Además, cobra mucha relevancia el cerrar el círculo comunicando los resultados: compartir el impacto positivo (papel ahorrado, emisiones evitadas, feedback de los asistentes…) refuerza el valor del evento y multiplica su alcance.

¿Cómo es el desarrollo sostenible en la actualidad?

Hoy existen certificaciones específicas para eventos sostenibles, como la ISO 20121 o la certificación Biosphere, que ayudan a estandarizar procesos y garantizar buenas prácticas. 

En cuanto a impacto, los eventos híbridos siguen siendo una de las apuestas más potentes: eventos con un 40% de asistentes virtuales han logrado reducir significativamente su huella de carbono sin perder alcance ni engagement.

Así, la sostenibilidad ya no se limita a pequeños gestos simbólicos. Hoy es estrategia, innovación y diferenciación. Y está al alcance si se planifica con intención y se mide con rigor.

¿Qué puede hacer un software como Meetmaps para conseguir eventos más sostenibles?

Gracias a los avances tecnológicos y al desarrollo de programas inteligentes como Meetmaps, los organizadores de eventos pueden beneficiarse de múltiples funcionalidades que fomentan la interacción entre los participantes, la trasmisión de la información y la creación de experiencias inolvidables para todos aquellos que han asistido a cada evento. 

Además, estas características únicas de un software como este, permiten ahorrar grandes cantidades de papel a la organización, convirtiéndose en un evento mucho más sostenible y responsable con el medio ambiente:

• Cualquiera de los documentos acreditativos necesarios para acudir al evento (credenciales, entradas, reservas…) pueden almacenarse de manera digital en la propia aplicación móvil del software, ahorrando impresiones innecesarias por parte de los asistentes.
• Gracias a su avanzado sistema de contactos, permite a los asistentes escanear el código QR de cualquiera de las personas con las que hayan mantenido una conversación, para mantener futuros contactos y poder generar nuevas oportunidades de negocio.
• Toda la información general del evento (fechas, horarios, lugar de celebración, enlaces a la web…) se almacena en la propia aplicación, por lo que tanto interesados como asistentes confirmados podrán consultar cualquiera de estos datos a través de la misma.
• A la hora de recibir el feedback de los asistentes, los organizadores podrán trasladar todo el material en papel (cuestionarios, encuestas, comentarios…) al plano digital, ahorrando muchas impresiones y facilitando el registro y el almacenamiento de los datos para su posterior procesamiento, una vez terminado el evento.
• El evento y su imagen son totalmente personalizables a través de las funcionalidades del software. En función con el objetivo del acto y sus asistentes, se podrá modificar el diseño al gusto de los organizadores, permitiendo así dar un carácter único y profesional a cada uno de los eventos que estos realicen.

 

Así entonces, la sostenibilidad ya no es una opción extra, es una expectativa. Y la tecnología no solo la hace posible, sino que la convierte en un valor añadido real, tangible y medible. Ya sean presenciales, híbridos o virtuales, estos deben contar con medidas y decisiones destinadas a minimizar el impacto ambiental negativo del propio evento, algo que se puede potenciar con el uso de un software especializado como el que ofrece Meetmaps.