La creciente preocupación de la sociedad por el estado del planeta ha causado un gran impacto en el panorama empresarial, donde la responsabilidad social y medioambiental ha pasado a jugar un papel fundamental en el éxito de las compañías modernas. 

Cada vez más son los clientes que deciden apostar por negocios sostenibles, algo que ha forzado a muchas compañías a cambiar ciertos procedimientos y optar por otros nuevos que cumplan con las normativas medioambientales y, también, con las expectativas de sus consumidores.

Esta tendencia también se ha trasladado al sector de los eventos, donde se ha mostrado una notable preocupación por el excesivo uso de papel a la hora de organizar actos de cualquier tipo. Este gasto, si valoramos las interesantes prestaciones que aporta una herramienta como Meetmaps, se convierte en algo totalmente innecesario, ya que muchos de los procedimientos se pueden trasladar fácilmente al plano digital.

COVID-19 y la sostenibilidad en los eventos híbridos

En la actualidad, el mundo de los eventos y actos que requieran de presencialidad se ha visto gravemente afectado por la crisis sanitaria global, lo cual ha provocado una reacción inmediata por parte de los organizadores de los mismos, que deben ser capaces de adaptarse a la situación lo antes posible. 

El sector, dadas las circunstancias, experimentará una de las recuperaciones más lentas, ya que las reuniones presenciales son la esencia de los eventos, y es algo que no se podrá desarrollar con normalidad hasta dentro de unos años.

Por este motivo, en la “nueva normalidad” del sector juega un papel muy importante el concepto de “eventos híbridos”, los cuales pueden solucionar muchos de los problemas que nos ha dejado la pandemia, a la vez que colaboran con el inconveniente de la sostenibilidad y el excesivo uso de papel en los eventos. 

Un evento híbrido combina la presencialidad de parte de los invitados con la asistencia virtual del resto, algo que puede suceder por diferentes motivos (falta de presupuesto, imposibilidad de viajar, limitaciones de capacidad del lugar físico del evento…).

Actualmente, con las restricciones implantadas por las autoridades a la hora de realizar reuniones en espacios físicos, el evento híbrido se convierte en una gran solución para que todos aquellos asistentes que no puedan presentarse en el lugar del acto, tengan la posibilidad de seguir el desarrollo del mismo a través de una aplicación web o móvil, como la de Meetmaps. Esto también tiene un impacto positivo en cuanto a la sostenibilidad del evento, ya que la inversión en productos físicos será mucho menor.

¿Eventos híbridos o virtuales?

Otro concepto muy visto en la actualidad es el de los “eventos virtuales”, actos en los que se organiza todo de manera online y los asistentes pueden acudir al evento desde casa. 

Gracias a las funcionalidades de Meetmaps, este tipo de actos pueden llevarse con total comodidad y facilidad, lo cual se convierte en una opción muy interesante en tiempos de coronavirus, sobre todo para aquellos eventos en los que los asistentes tengan que realizar largos desplazamientos para llegar al lugar de celebración.

Sin embargo, este sector siempre se ha nutrido de la interacción cara a cara y la presencialidad de los asistentes, por lo que es muy probable que nunca lleguemos a ver la totalidad de los eventos realizados de manera virtual.

A la hora de establecer relaciones, tanto comerciales (networking, por ejemplo) como personales, la presencialidad juega un papel fundamental, lo que convierte a los eventos híbridos como la opción más interesante y útil para el desarrollo de un sector que está pasando por un momento complicado dadas las circunstancias sanitarias.

Pro tips: cómo preparar el mejor evento híbrido y sostenible para tus asistentes

Antes de pasar a ver las diferentes funcionalidades que ofrece el software de Meetmaps para conseguir un evento sostenible, vamos a indicar algunas de las bases que todo organizador debe seguir a la hora de minimizar los impactos ambientales de sus eventos y cumplir con las expectativas de todos los asistentes en cuanto a responsabilidad social.

Planificación del evento

En todo evento sostenible, la planificación juega un papel fundamental, ya que marcará las bases del mismo y permitirá tomar las medidas adecuadas para que todo funcione acorde con los objetivos de los organizadores. En este punto, se deben tomar decisiones cruciales para el desarrollo del acto (lugar abierto o cerrado, tipología del evento, objetivos del mismo, servicios que se van a prestar…). 

De igual manera, a la hora de tomar estas decisiones, los organizadores deben pensar qué tipos de recursos van a utilizar y si estos cumplen con sus objetivos de sostenibilidad propuestos previamente.

Luz y agua

El consumo de luz y agua es indispensable para cualquier evento, ya se realice en espacios cerrados o al aire libre. Por este motivo, el uso de las energías renovables, la utilización responsable de la electricidad y la reducción (dentro de lo posible) del uso de agua serán acciones que se valoren muy positivamente de cara al impacto ambiental del evento.

Gestión de residuos 

No solo se deben tomar medidas en cuanto a la energía y el agua, ya que los residuos también juegan un papel muy importante a la hora de organizar este tipo de actos. Tanto los residuos orgánicos (sobre todo, el catering) como los materiales utilizados (papeles, vidrios, plásticos) deben desecharse correctamente o reciclarse en la medida de lo posible. Además, el evento debe contar con contenedores destinados al reciclaje de todos los productos que no se puedan reutilizar o aprovechar para un futuro.

¿Qué puede hacer un software como Meetmaps para conseguir un evento más sostenible?

Gracias a los avances tecnológicos y al desarrollo de programas inteligentes como Meetmaps, los organizadores de eventos pueden beneficiarse de múltiples funcionalidades que fomentan la interacción entre los participantes, la trasmisión de la información y la creación de experiencias inolvidables para todos aquellos que han asistido a cada evento. 

Además, estas características únicas de un software como este, permiten ahorrar grandes cantidades de papel a la organización, convirtiéndose en un evento mucho más sostenible y responsable con el medio ambiente:

  • Cualquiera de los documentos acreditativos necesarios para acudir al evento (credenciales, entradas, reservas…) pueden almacenarse de manera digital en la propia aplicación móvil del software, ahorrando impresiones innecesarias por parte de los asistentes.
  • Gracias a su avanzado sistema de contactos, permite a los asistentes escanear el código QR de cualquiera de las personas con las que hayan mantenido una conversación, para mantener futuros contactos y poder generar nuevas oportunidades de negocio.
  • Toda la información general del evento (fechas, horarios, lugar de celebración, enlaces a la web…) se almacena en la propia aplicación, por lo que tanto interesados como asistentes confirmados podrán consultar cualquiera de estos datos a través de la misma.
  • A la hora de recibir el feedback de los asistentes, los organizadores podrán trasladar todo el material en papel (cuestionarios, encuestas, comentarios…) al plano digital, ahorrando muchas impresiones y facilitando el registro y el almacenamiento de los datos para su posterior procesamiento, una vez terminado el evento.
  • El evento y su imagen son totalmente personalizables a través de las funcionalidades del software. En función con el objetivo del acto y sus asistentes, se podrá modificar el diseño al gusto de los organizadores, permitiendo así dar un carácter único y profesional a cada uno de los eventos que estos realicen.

La sostenibilidad juega un papel muy importante en cualquier evento que se vaya a desarrollar en la actualidad. Ya sean híbridos o virtuales, estos deben contar con medidas y decisiones destinadas a minimizar el impacto ambiental negativo del propio evento, algo que se puede potenciar con el uso de un software especializado como el que ofrece Meetmaps.

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