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El matchmaking en eventos es una de las formas más eficaces de estructurar conexiones relevantes entre asistentes. Pero eso no significa que todos los eventos necesiten el mismo nivel de control ni que todas las reuniones tengan que planearse de la misma manera.
Y es que hay eventos en los que los asistentes saben perfectamente con quién quieren hablar y solo necesitan una herramienta que les permita encontrar perfiles, enviar una solicitud y reservar un hueco. Y hay otros donde dejar que cientos de personas busquen por su cuenta a los contactos adecuados puede hacer que buena parte del valor del networking dependa demasiado del azar.
Ahí es donde aparecen dos dinámicas diferentes: Open Meetings y Matchmaking.
Con los Open Meetings o Reuniones abiertas, el peso de la decisión recae principalmente en el asistente: explora quién participa, decide con quién quiere reunirse y solicita una reunión. Con el Matchmaking, en cambio, entran en juego las preferencias, los perfiles y las reglas definidas para ayudar a construir conexiones y agendas de una forma mucho más estructurada. En Meetmaps, por ejemplo, los Meetings 1to1 abiertos permiten que cualquier asistente solicite reuniones con otros participantes, mientras que las sesiones con preferencias permiten recoger intereses y generar posteriormente una propuesta de agenda.
Hoy, exploraremos qué diferencia hay entre los dos tipos de networking, cuándo tiene sentido utilizar cada uno y si pueden convivir. ¡Sigue leyendo para no perderte nada!
¿Qué diferencia hay entre Open Meetings y Matchmaking en eventos?
La diferencia principal está en quién tiene más peso a la hora de decidir la conexión.
En un modelo de Open Meetings, el networking es abierto. Los asistentes acceden al listado de participantes, identifican a la persona con la que quieren hablar, solicitan una reunión y el otro perfil decide si la acepta. Después, la reunión queda incorporada a su agenda. Con Meetmaps, este formato permite precisamente que los asistentes soliciten y acepten reuniones entre sí sin restricciones de roles o perfiles.
Imagina, por ejemplo, un congreso de marketing con 600 asistentes. Laura ve que participa el Head of Growth de una empresa con la que lleva tiempo queriendo hablar, consulta su perfil y le solicita una reunión para esa tarde. No necesita que el sistema le diga que deberían conocerse: ella ya sabe por qué quiere hacerlo.
El Matchmaking, en cambio, introduce una capa mayor de curación. En lugar de depender únicamente de solicitudes espontáneas, puedes recoger preferencias o trabajar con determinados criterios para construir una propuesta de reuniones. Meetmaps permite, por ejemplo, que los asistentes indiquen los perfiles que les interesan y después generar una propuesta de agenda teniendo en cuenta esa información y la disponibilidad. El planner puede revisarla, hacer modificaciones y publicarla cuando esté lista.
Esto resulta especialmente interesante cuando hay muchos participantes o cuando existen grupos con objetivos complementarios. Por ejemplo, compradores que necesitan reunirse con proveedores concretos, startups con inversores o perfiles con roles distintos que deberían encontrarse durante el evento.
En resumen, la lógica sería esta:
| Open Meetings | Matchmaking | |
| ¿Quién elige? | Principalmente el asistente | Preferencias, criterios y organización |
| Dinámica | Exploración | Curación |
| Inicio de la conexión | Solicitud de reunión | Preferencias o matching |
| Agenda | Se construye a partir de solicitudes aceptadas | Se genera según criterios y disponibilidad |
| Control del planner | Menor | Mayor |
| Objetivo | Dar autonomía para descubrir perfiles | Facilitar encuentros relevantes |
| Ideal para | Eventos abiertos o comunidades profesionales | B2B, hosted buyers o audiencias complementarias |
💡 TIP: no pienses tanto en “qué funcionalidad quiero usar”, sino en quién debería decidir con quién se reúne cada persona. Esa pregunta suele aclarar bastante rápido qué modelo necesitas.
¿Cuándo utilizar Open Meetings o Matchmaking en eventos?
Aquí no existe una respuesta universal. Y precisamente por eso conviene empezar por el objetivo del networking.
1️⃣ Open Meetings cuando quieres dar autonomía al asistente
Las reuniones abiertas tienen mucho sentido cuando los asistentes conocen suficientemente bien el ecosistema del evento como para decidir por sí mismos con quién quieren hablar. Puede funcionar especialmente bien en congresos, asociaciones, comunidades profesionales o eventos donde los perfiles son relativamente homogéneos y no existe una lógica muy marcada de “grupo A debe encontrarse con grupo B”.
En estos casos, el objetivo no es decirle al asistente quién es su mejor contacto, sino facilitarle el proceso para que pueda descubrir perfiles y convertir ese interés en una reunión concreta. Y ahí está la diferencia respecto a dejar el networking completamente libre. El encuentro sigue naciendo de la iniciativa del participante, pero ya no tiene que depender de cruzarse con esa persona durante un coffee break. Puede localizarla, solicitar una reunión y reservar un momento específico dentro del evento.
Meetmaps permite gestionar este tipo de reuniones desde App o Web, y los asistentes pueden elegir con quién reunirse y solicitar un horario disponible.
2️⃣ Matchmaking cuando el fit entre perfiles forma parte del valor del evento
Hay eventos, en cambio, donde el networking no puede depender únicamente de que cada asistente explore por su cuenta. Pensemos en un Hosted Buyer Program. Tienes hoteles, venues o proveedores por un lado y compradores por otro. O en un encuentro de startups donde determinados inversores deberían reunirse con proyectos que encajan con su tesis.
Aquí el valor del evento depende directamente de que ciertas conexiones lleguen a producirse. En este tipo de escenarios, el matchmaking permite introducir preferencias, roles o reglas que ayudan a estructurar mejor las reuniones.
👀 También gana importancia cuando el volumen empieza a complicar la exploración. Buscar manualmente entre 80 participantes es una cosa. Hacerlo entre 2.000, otra muy distinta.
Y cuanto más importante sea la trazabilidad del networking (quién se reúne con quién, qué reuniones están confirmadas o cuántas se llegan a realizar), más sentido tiene trabajar con una estructura clara. Meetmaps permite centralizar las reuniones, generar agendas personalizadas y consultar su estado desde el panel.
🧠 Recuerda: si el valor está en explorar, Open Meetings. Si está en encontrar el fit, Matchmaking.
¿Se pueden combinar Open Meetings y Matchmaking en un mismo evento?
Sí. Y, de hecho, en muchos casos tiene bastante sentido, porque un mismo evento puede necesitar estructura en unas conexiones y libertad en otras.
Imagina una feria B2B con hosted buyers. Puedes reservar determinados bloques para reuniones organizadas mediante Matchmaking entre compradores y expositores, asegurándote así de que las conexiones prioritarias tienen espacio dentro de la agenda. Pero una vez terminados esos bloques, quizá quieras permitir que los asistentes sigan descubriendo otros perfiles y solicitando reuniones adicionales por iniciativa propia. O pensemos en un congreso con distintos públicos. Podrías utilizar reglas de Matchmaking para facilitar encuentros entre determinados roles (por ejemplo, startups e inversores) y mantener un modelo más abierto entre el resto de asistentes.
Incluso dentro del ecosistema de Meetings de Meetmaps existen distintas lógicas: reuniones abiertas entre asistentes, reuniones condicionadas por roles, reuniones basadas en preferencias o sugerencias y encuentros vinculados a expositores. Eso permite adaptar el networking a la estructura real del evento en lugar de obligar a todos los participantes a seguir exactamente la misma dinámica.
Y es importante aclarar que estructurar el networking no significa eliminar la espontaneidad. Significa decidir qué conexiones quieres facilitar de forma activa y cuáles prefieres dejar en manos del asistente.
Así entonces, no se trata de organizar más reuniones. Se trata de diseñar cómo quieres que pasen. Hay eventos donde los asistentes necesitan libertad para explorar perfiles y construir su propia agenda. Otros donde el planner necesita asegurar que compradores y proveedores, startups e inversores o determinados roles realmente tengan la oportunidad de encontrarse.
Con Meetmaps, puedes adaptar los Meetings 1to1 a la lógica de tu evento: desde reuniones abiertas entre asistentes hasta modelos con roles, sugerencias o preferencias, además de centralizar agendas y llevar el seguimiento desde el panel de Meetings.
Porque al final, que dos personas estén en el mismo evento no garantiza que vayan a hablar. Lo interesante es diseñar las condiciones para que las conversaciones que realmente importan tengan más posibilidades de ocurrir.
¿No tienes claro qué modelo encaja mejor con tus asistentes? Habla con nuestro equipo y descubre cómo plantear el networking de tu próximo evento con Meetmaps. 🚀