Si estás en el mundo de la organización de eventos, congresos y conferencias sabrás que los ingresos de un patrocinador pueden llegar a ser cruciales para que un proyecto se lleve a cabo o no.

Por desgracia, conseguir patrocinadores que apoyen económicamente nuestro evento puede ser tan difícil como la organización del evento en sí. Sobre todo porque el conjunto de habilidades para organizarlo son completamente diferentes al conjunto de habilidades necesarias para cerrar un acuerdo con un patrocinador.

Conseguir patrocinadores se basa en la empatía

Lo primero requiere un equilibrio entre la lógica y la creatividad, con mucha atención al detalle para ejecutar a la perfección. En cambio, conseguir a un patrocinador se basa en el poder de persuasión y la empatía para crear una propuesta atractiva y que se ajuste a los intereses concretos de ese patrocinador.

Los patrocinadores se comprometen con eventos muy definidos

Además, los patrocinadores tienden a apoyar eventos muy definidos y por ello van a pedir información concreta para asegurarse de que el retorno de su inversión está asegurado: ¿Cuántos asistentes o venta de entradas se prevén?, ¿Se tiene algún tipo de información demográfica de ellos?, ¿Quién serán los ponentes y otros patrocinadores?, ¿Qué acciones están previstas para que tenga más impacto mi inversión?

Aunque parezca una tarea complicada, buscar y conseguir patrocinadores para tu próximo evento o congreso puede ser sencillo si sigues estos consejos:

1. Empieza con tiempo y adopta una actitud proactiva

Establecer un plazo por lo menos de 6 meses antes de la fecha del evento para comenzar a identificar posibles patrocinadores es el primero de los consejos. En la mayoría de los casos, los patrocinadores son grandes empresas y su proceso para tomar estas decisiones es lento. Aún será necesario más tiempo si no se tiene una persona de contacto a la que hacerle llegar nuestra primera propuesta.

CONSEJO PRO: Los que toman las decisiones trabajan más duro que nadie. Por lo tanto, es aconsejable llamarles antes de las 9am o después de las 7pm. Vas a tener una probabilidad mucho mayor de contactarles cuando la centralita no esté allí para defenderles de la llamada.

2. La estrategia de precios SÍ importa

Lo ideal es tener 3 o 4 opciones de patrocinio con los que crear varios niveles de valor. Típicamente a estos “packs” se les llama diamante, oro, plata y bronce e interesa limitar las propuestas de más valor (diamante y oro) a pocos patrocinadores y abrir las opciones más económicas (bronce) a más patrocinadores. Con esta estructura escalonada se llega a más patrocinadores con mayor y menor capacidad financiera a la vez que posiciona a los patrocinadores diamante como VIP.

CONSEJO PRO: Usa la estrategia de las palomitas en el cine. El tamaño pequeño vale 4€, el mediano 7€ i el grande 8€ por lo que por 1€ más tienes el doble de palomitas. Aplica la misma psicología para fijar los precios de los packs de patrocinio.

3. Crear un pack de patrocinio atractivo

Si conseguir a un patrocinador es cosa de empatía, crear una oferta de patrocinio que los convenza también lo es y hay que ofrecer lo que la mayoría de patrocinadores buscan: crear impacto ante ese público. Para ello se tiende a seguir º:

  • Para los packs más económicos se acostumbra a ofrecer visibilidad de marca como incluir el logo en los mailings, en un lugar visible de la web o con menciones en las redes sociales.
  • Para los packs de más valor, en los que la visibilidad de marca no acostumbra a ser atractiva, se recomienda ofrecer una mesa redonda, un taller creativo o incluso un discurso de apertura ya que permite generar un impacto más directo entre los asistentes.

CONSEJO PRO: Explora el valor que la app del evento o congreso puede aportar en este aspecto e incorpora todas sus opciones dentro de los packs de sponsorship. Pídenos un pdf de las opciones que Meetmaps ofrece en este sentido y los precios orientativos que puedes cobrarle a un cliente por ello.

4. No hay que olvidarse de aportar valor a los asistentes

Mientras que encontrar y cerrar acuerdos con patrocinadores es fundamental para hacer un evento con impacto, no siempre será oportuno hacerlo solo por el dinero. Al final, todos los patrocinios deben aportar valor a la experiencia del asistente. Si no se actúa siempre con la audiencia en mente, entonces se corre el riesgo de disminuir el valor del evento y perjudicar a la marca.

De la misma manera, si tratamos a los patrocinadores como colaboradores y logramos crear una relación “win-win”, no les costará apoyarnos en los siguientes eventos, congresos o conferencias.