El hábito no hace al monje. Y es que si crear soluciones tecnológicas para eventos, congresos y conferencias nos ha enseñado alguna cosa sobre la indústria en sí, para poder ofrecer productos competitivos tuvimos que imaginarnos a nosotros mismos siendo los propios organizadores.

Ya desde el inicio decidimos trabajar de la mano de nuestros primeros clientes. Observando cómo se levanta un congreso desde el brief hasta el gran día y mientras nuestro compromiso era 100% el de aportar  nuevas formas de crear más participación, engagement y valor, nos dimos cuenta que había un área de la organización especialmente complicada:

Negociar con los proveedores

El concepto de trabajar con múltiples proveedores es una de los puntos claves de este negocio. Al fin y al cabo, la organización de eventos es un “negocio de relaciones” y la habilidad de aportar valor a largo plazo con unos proveedores estables es crucial. Por otro lado, para que se convierta en “un negocio”, quien trabaje en este sector también tiene que ser un buen negociador.

Prepara la chuleta que aquí vienen nuestros 10 pilares para negociar con los proveedores de tu próximo evento, congreso o conferencia:

 

1. Confía en ti mismo

Negociar puede ser intimidante y la mayoría lo intentamos evitar siempre, pero desconocen que con práctica y experiencia, termina siendo mucho más fácil. La verdad es que, este tip no es suficiente para alguien que está empezando… Para aquellos que seáis nuevos en temas de negociación, recordad que la confianza en uno mismo es clave, a nivel profesional pero ¡también en muchos otros aspectos de la vida! ¿Cómo hacerlo?

  • Yes I can. Reconoce que tus ideas y necesidades son válidas. Si hace falta, repite el slogan de campaña de Obama 100 veces en voz alta para creértelo. Yes I can, Yes I can, Yes I can…
  • Yes I know. Investiga y ¡conoce el mercado! El conocimiento es poder y si tienes una idea clara del valor de mercado de aquello que estás negociando, estarás mejor preparado (y seguro) para tirar tus cartas.

2. Sé sincero y honesto

Tienes que estar 100% seguro de tu presupuesto y necesidades. Una vez tengas esto claro en tu mente, olvídate de cualquier cosa que hayas aprendido sobre trucos sucios de negociación. Sé sincero y honesto con la persona con la que estás tratando. El objetivo no es estafar al que tengas enfrente sino llegar a una situación win-win, donde ambas partes salgan beneficiándose de algún modo.

En resumen, no seas un idiota…

Si estás trabajando con un presupuesto predeterminado de un cliente, no dudes en mostrarlo al proveedor por adelantado. De este modo, podrá saber de inmediato si puede competir con el precio que le propones y al mismo tiempo, no harás perder el tiempo a nadie.

3. Deja tu mente abierta y sé flexible

No te puedes imaginar lo que se puede llegar a negociar. Las cosas que pueden parecer fuera de tu presupuesto pueden convertirse rápidamente en elementos de negociación clave cuando el proveedor está tratando de asegurar un nuevo cliente. Nuestra lección aquí, es mantener tu mente abierta y nunca hacer ninguna suposición. Uno de los mayores errores que cometen los organizadores es no pedir suficiente.

Alternativamente, algo que dabas por supuesto puede ser un punto clave que el proveedor no está dispuesto a negociar. Es aquí cuando tienes que ser flexible y sobretodo, ¡pensar fuera de la caja! Por ejemplo, si no pueden bajar el precio del menú, tal vez pueden ofrecerte un brindis gratis de champán. Sé creativo 😉

La mayoría de la gente se tira de cabeza a negociar con nociones preconcebidas de lo que pueden o no pueden pedir. ¡Esto es un error! No sabes nada acerca de la posición de la persona que tienes delante de la mesa o en el otro lado del teléfono o pantalla de ordenador, si estás haciendo videollamada. Puede que justo hayan tenido una cancelación de un cliente y estén en un tremendo lío por lo que puede ser que el proveedor esté más dispuesto que nunca a una fácil y rápida negociación (favorable de tu parte).

Además, si pides algo, ¿Qué es lo peor que te puede pasar? Que digan que no y tu sigas adelante. Nadie saldrá herido, créeme.

4. Todo es negociable, pero eso no significa que debas negociarlo todo

Nos gustaría añadir una pequeña advertencia al punto #2. Como hemos mencionado anteriormente, siempre se debe tener en cuenta las relaciones a largo plazo que se van formando con los proveedores, por eso no siempre es necesario negociar. De hecho, si estás hablando con un proveedor específico que ha llegado muy recomendado o prevés utilizar ese proveedor de nuevo en un futuro, puede tener más sentido aceptar su primera oferta si se encuentra dentro de tu presupuesto, claro. Al aceptarla sin rechistar, te posicionarás ante sus ojos como un valioso cliente y ello te dará puntos para obtener posibles descuentos en eventos futuros.

5. Mantén la calma

Puede ser que la persona con la que estés negociando, también sea un inexperto en este arte y no le siente bien si tratas de rebajar el precio… lo que puede generar una situación muy incómoda para los dos.
No te lo tomes mal, no es nada personal…

Enfadarse es la manera más fácil de salir perdiendo o o terminar con una relación. Haz el esfuerzo de entender el punto de vista de la otra persona. Puede ser que hayas cruzado una linea que no debías. Si ese fuera el caso, pide disculpas y dale la culpa a tu ignorancia sobre el negocio del que estéis tratando. En otros casos, puede ser que el proveedor haya olvidado su doble expresso o que su bebé le haya dado la noche… En este caso, no te apresures y mira a ver si es posible continuar la charla como profesionales. A veces, tendrás que marcharte y dejar la negociación para otro día.

Recuerda, la persona que pierde su propio control, ¡Pierde la negociación!

Puede que 10 tips sean demasiados, lo sabemos. Tómate un respiro antes de seguir con los 5 restantes.

 

6. Start with your venue

El lugar donde se lleva a cabo el evento en sí, acostumbra a ser el punto más importante del presupuesto y a la vez la decisión más influyente para un resultado exitoso. ¡Empieza a negociar por aquí!

Una vez tengas claro donde y cuando se hará, puedes empezar a contactar con el resto de proveedores. De echo, la mayoría de los espacios ya tendrán preparada una pequeña lista de proveedores vacantes a tu disposición. Estos acostumbran a ser de confianza y pueden ser muy útiles y ahorrarte mucho tiempo en el proceso de búsqueda.

Antes de seguir ( y pidiendo perdón a todos los espacios que leeréis el post), la contratación del venue es una de las área en la que tiene más sentido negociar el precio final. Por esto…

¡No aceptes el primer precio!

Cualquier contratiempo puede terminar siendo una catástrofe para éste. Así que, nunca aceptes lo primero que se te ofrezca ni firmes ningún acuerdo hasta que todos los términos estén claros y hayas tenido tiempo de leer la letra pequeña.

7. Pon los puntos sobre las íes

Repite conimgo 3 veces:

LEERÉ CUIDADOSAMENTE EL CONTRATO
LEERÉ CUIDADOSAMENTE EL CONTRATO
LEERÉ CUIDADOSAMENTE EL CONTRATO

Como mínimo, el acuerdo debería establecer de forma clara los siguientes apartados:

  1. Fecha, hora, lugar del evento y hora de finalización
  2. Sus tarifas y sanciones
  3. Términos de pago
  4. Descripción completa de sus servicios (asegúrate de que nada se quede fuera)
  5. Horarios de recogida y entrega
  6. Calendario de entregas
  7. Política de cancelación
  8. Cláusula de contingencia por si algo sale mal o no se entrega el servicio
  9. Firmas – firma y fecha más copias para cada partida

Todos estos términos deben estar claramente detallados en el contrato con el fin de que todas las expectativas se cumplan.

Si eres una empresa de organización de eventos, este punto es importante:

Deja que tu cliente firme los contratos

Esto no solo te ahorrará dolores de cabeza en cuanto a responsabilidades, sino que te salvará de las consecuencias que puedan surgir en caso de que el cliente se despiste con las fechas límite de pago. También ayuda a establecer la confianza con tu cliente, asegurándoles que no estás recibiendo sobornos.

PRO TIP: Si eres una empresa y necesitas un plus extra de seguridad o un contrato a medida para crear una app para tus eventos, busca un proveedor que te ofrezca esta posibilidad.

8. No es lo que dices, es cómo lo dices

Elige bien tus palabras. Com ya hemos dicho antes, ¡ten cuidado con tus suposiciones! Te regalamos un ejemplo, en vez de decir “No seria posible bajar el precio del depósito, ¿verdad?”, di “Necesitamos bajar en este precio”. Sé honesto y firme. Créeme, te respetarán más si no te vas por las ramas… Solo pregunta.

9. Hablemos de dinero

Si es posible, ofrece pagar por adelantado en efectivo. Muchos proveedores prefieren (y aprecian) el pago por adelantado y pueden estar dispuestos a bajar su precio total e incluso añadir otros elementos de valor para ti a cambio.

¡Piensa que ellos también tienen un negocio que hacer funcionar! Quítate de encima algo de ese estrés que llevas y te sorprenderás de lo que puedes obtener a cambio.

10. Confía en tu instinto

Momento de analizar algunos indicadores y de escuchar a tu instinto…
¿Qué tal ha sido tu interacción con el proveedor? ¿Ha respondido con rapidez a tus correos electrónicos o llamadas telefónicas? ¿Estaba siendo franco y honesto contigo? ¿Has tenido buenas sensaciones?

Es probable que el comportamiento “pre-evento” del proveedor sea un indicador importante de fiabilidad para cuando llegue el gran día… Lo cierto es que, en casi todos los casos en que un buen trato sale mal, es porque ya desde el principio, hay algo que no ha funcionado y que puede que incluso hayas notado… Así que, no ignores tus instintos.

Esto ya termina señores/as…

Al final, la negociación con los proveedores se reduce a un conjunto de habilidades imprescindibles que todos deberíamos tener de por mano. Si las dominas, te ahorrarás dinero y fortificarás el respeto de los demás hacia tu imperio, a medida que este vaya creciendo. En la mayoría de los casos, simplemente teniendo como objetivo lo que quieres e ir a por ello de manera respetuosa, conducirá al éxito a todos los involucrados en el proyecto.

Una vez consigas algo de práctica, ya verás como buscarás cualquier excusa para negociar, ya sea en el contrato para un espacio, una degustación gratuita de la empresa de catering o simplemente en tus gastos diarios…

¡Todo está abierto a la negociación!