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Finalizada la pandemia a causa del Covid-19, la celebración de eventos presenciales ha ganado peso y volver a gestionar dicha presencialidad conlleva un esfuerzo. Para ayudarte con esta tarea, en este artículo te contamos porqué contratar un servicio onsite para eventos es la mejor opción.
SERVICIO ONSITE PARA EVENTOS
Un buen servicio onsite para eventos debe combinar los tres aspectos que un evento presencial necesita:
- Un software único y avanzado que te permita gestionar el acceso de los asistentes a tu evento de forma rápida, sencilla y efectiva.
- Un hardware y materiales profesionales que faciliten el proceso de control de accesos al venue del evento.
- Un equipo de expertos que te acompañe durante todo el proceso.
A continuación, te contamos cómo el servicio onsite para eventos de Meetmaps responde a estas tres necesidades de la gestión de eventos presenciales de una forma completa y efectiva.
¿En qué consiste el servicio onsite de Meetmaps?
El Event Management Software de Meetmaps te garantiza la tecnología y el soporte personal más completo para dar acceso a tu evento.
El proceso de control de accesos no comienza el mismo día del evento. Por el contrario, existen unos procedimientos previos referentes a formularios, acreditaciones y capacitación, entre otros, que en Meetmaps trabajamos desde el primer día para garantizar el éxito del control de accesos.
Formulario de registro al evento
El primer paso en el proceso de control de accesos es permitir a los asistentes un registro al evento fácil e intuitivo. Con Meetmaps puedes crear un formulario de registro ordenado y con un diseño personalizable, que te genere un listado de asistentes desde cero.
Gestión e importación de base de datos de los asistentes
En ocasiones, la base de datos de los participantes en el evento ya está generada de forma manual y externa al software. En este caso, el EMS de Meetmaps te permite la importación del archivo con el listado de asistentes en segundos, para que puedas empezar a gestionarlo desde el software.
Venta de entradas
El segundo paso consiste en la venta de entradas al evento. Para una gestión más eficiente de esta tarea, con Meetmaps puedes incluir este paso en el formulario de registro y hacer todas las gestiones necesarias de pagos, devoluciones o aplicación de descuentos, entre otros, desde el dashboard de tu evento.
Acreditaciones
El tercer paso para alcanzar un control de accesos exitoso es la generación de acreditaciones para los participantes ya registrados y con ticket, de forma que la entrada al evento sea lo más eficiente posible.
Para ello, Meetmaps te permite crear en un solo clic, acreditaciones en formato QR individual para cada asistente. Otra posibilidad, es la creación de acreditaciones personalizadas junto al equipo de expertos del Meetmaps.
Equipo técnico
El hardware también es parte fundamental de un servicio Onsite óptimo. Por eso, en Meetmaps nos encargamos de llevar al evento todo el equipamiento necesario de última generación como Ipads, Pc Laptops e impresoras para el control de accesos al evento.
Expertos en control de accesos
Además de la gestión mediante el software, un buen servicio Onsite te brinda el soporte de un equipo de expertos en control de accesos que te acompañe durante todo el proceso.
Los expertos de Meetmaps desempeñan las siguientes tareas para asegurar un acceso al evento óptimo:
- Reunión inicial para la toma de requerimientos
- Visita al venue del evento para definir aspectos importantes como la conectividad, la trayectoria de los asistentes y las salidas de emergencia.
- Recomendación sobre la cantidad y tipo de materiales para el control Onsite según las necesidades del evento.
- Configuración de herramientas digitales necesarias para llevar a cabo el control de accesos.
- Formación al personal contratado para el evento en el uso de los materiales y gestión del control de accesos.
- Servicio Onsite el mismo día del evento para garantizar el buen funcionamiento.
VENTAJAS DEL SERVICIO ONSITE
En conclusión, contratar un servicio onsite para tu evento contribuye a optimizar tanto la gestión pre-evento como la gestión in situ el día de la celebración, gracias a un diseño de los procesos adaptado a las necesidades de cada evento y un triple soporte compuesto por software, hardware y equipo de profesionales, que reduce los tiempos y aumenta la eficacia.
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