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Organizar un evento requiere mucho tiempo y esfuerzo, desde la selección del lugar hasta la contratación de los servicios necesarios para su ejecución. Sin embargo, no es suficiente tener todo el proceso de organización bajo control si no se cuenta con una buena estrategia de marketing . El email marketing es una herramienta muy útil para la promoción de eventos, ya que permite llegar a una gran cantidad de personas en poco tiempo y con un bajo costo. Pero, ¿cuáles son los mejores momentos para enviar email marketing en la organización de eventos? En este artículo, te lo explicamos.
Antes de la preventa
Uno de los mejores momentos para enviar email marketing durante la organización de tu evento, es antes de la preventa de las entradas al mismo. La preventa es un periodo en el cual se ofrecen acreditaciones a un precio especial a un grupo selecto de personas. Por ejemplo, miembros de un club de fans o tarjetahabientes de ciertas instituciones financieras.
Enviar un correo electrónico a estos grupos antes de la preventa, puede generar interés y emoción por el evento. Esto puede llevar a una mayor venta de boletos en el periodo de preventa y en la venta general.
Durante la venta general
Otro buen momento para enviar email marketing es durante la venta general de entradas. En este punto, es importante mantener el interés y la emoción del público en el evento, ya que esto puede llevar a una mayor venta y a la recomendación del evento a amigos y familiares.
En el correo electrónico, es importante incluir información detallada sobre el evento, como la fecha, hora, lugar, artistas invitados, entre otros. También es importante incluir imágenes y videos que muestran la emoción y la energía del evento.
Recordatorios previos al evento
Cerca a la fecha del evento, es importante enviar recordatorios por correo electrónico a los asistentes. Estos recordatorios pueden incluir información adicional, como la ubicación exacta del evento, recomendaciones de estacionamiento, horarios de aperturas de puertas, entre otros.
Es importante recordar que estos correos deben ser enviados con tiempo suficiente para que los asistentes tengan la oportunidad de planificar su llegada y evitar cualquier problema de última hora.
Después del evento
Una vez que el evento ha terminado, es importante enviar un correo electrónico a los asistentes para agradecerles por su presencia y su apoyo al evento. En este correo electrónico, se puede incluir un resumen del evento, fotografías y videos del mismo, así como información sobre futuros eventos similares.
Este email es una oportunidad para mantener la conexión con los asistentes y fomentar su lealtad hacia la marca o el organizador del evento.
¿Cuál es la frecuencia ideal para enviar correos electrónicos?
La frecuencia ideal para enviar email marketing durante la organización de eventos, depende del tipo de evento y de la audiencia a la que se dirige.
Por lo general, se recomienda enviar correos electrónicos al menos una vez al mes antes del evento y una vez a la semana durante la venta de boletos. Sin embargo, es importante evitar enviar correos electrónicos con demasiada frecuencia, ya que esto puede resultar en que los destinatarios se sientan abrumados y decidan desuscribirse de la lista de correo.
¿Cómo asegurarse de que los correos electrónicos lleguen a la bandeja de entrada a los destinatarios?
Es importante seguir buenas prácticas de email marketing, como la segmentación de la lista de correo, el de líneas de asunto atractivas y personalizadas, y la optimización del contenido para dispositivos móviles.
También es importante evitar el uso de términos de spam en el correo electrónico, como «gratis», «descuento», entre otros, ya que esto puede hacer que el correo electrónico sea detectado como spam y enviado a la carpeta de correo no deseado.
¿Qué métricas se deben monitorear para evaluar el éxito de una campaña de email marketing para un evento?
El éxito de una campaña de email marketing para un evento se mide con las siguientes métricas: tasa de apertura, tasa de clicks, tasa de conversión, retorno de la inversión y número de entradas vendidas.
La tasa de apertura indica el porcentaje de personas que abrieron el correo electrónico. Por su parte, la tasa de clicks indica el porcentaje de personas que hicieron click en un enlace dentro del correo electrónico. La tasa de conversión indica el porcentaje de personas que compraron boletos después de hacer click en el enlace del correo electrónico.
El retorno de inversión se refiere a la relación entre el coste de la campaña de email marketing y el ingreso generado por la venta de boletos. Por último, el número de boletos vendidos indica el éxito general de la campaña de email marketing.
Conclusión
El email marketing es una herramienta muy útil para la promoción de eventos. Este permite llegar a una gran cantidad de personas en poco tiempo y con un bajo costo. Los mejores momentos para enviar email marketing en la organización de eventos incluyen antes de la preventa, durante la venta general, recordatorios previos al evento y después del evento.
Es importante seguir buenas prácticas de email marketing, como la segmentación de la lista de correo, el uso de líneas de asunto atractivas y personalizadas, y la optimización del contenido para dispositivos móviles. También es importante monitorear las métricas clave para evaluar el éxito de la campaña de email marketing.
Al seguir estas prácticas y enviar correos electrónicos en los momentos adecuados, se puede aumentar la venta de boletos y el interés en el evento, lo que puede llevar a un evento exitoso y rentable.
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