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La captación de leads en eventos no debería medirse solamente por el número de acreditaciones o códigos QR consigue escanear un asistente durante una feria o un congreso.
Pongámonos en situación: durante dos días de congreso conoces a 30 personas, tienes conversaciones interesantes, alguien te pregunta por un servicio concreto, otra empresa quiere recibir información y con otro contacto incluso habláis de agendar una reunión la semana siguiente. Hasta aquí, perfecto. El problema llega tres días después, cuando tienes varios nombres guardados, alguna tarjeta suelta, notas repartidas entre el móvil y una libreta… y ya no recuerdas exactamente qué quería cada persona ni por qué aquella conversación era interesante.
Las soluciones de lead scanning ponen cada vez más foco en combinar el intercambio de datos con notas e información útil para el seguimiento posterior. Por ello, en el artículo de hoy veremos cómo funciona la captación de leads en eventos y qué puedes hacer para mejorarla. ¡Sigue leyendo para no perderte nada!
¿Qué es la captación de leads en eventos y cómo funciona?
La captación de leads en eventos es el proceso de identificar y conservar los datos de las personas con las que ha habido una interacción relevante a lo largo de una feria, congreso o encuentro profesional.
Normalmente, el proceso parece bastante sencillo: mantienes una conversación, intercambias datos y haces su seguimiento posterior. Pero en la práctica, cuando se acumulan decenas de encuentros, ese flujo puede volverse un poco más complejo.
Aquí es justo donde digitalizarlo ayuda: en lugar de intercambiar tarjetas, sacar fotos de acreditaciones o apuntar nombres para buscarlos más tarde, el proceso puede convertirse en algo mucho más directo:
CONVERSACIÓN → SCAN → CONTEXTO → FOLLOW-UP
Por ejemplo,con el Lead Scanner de Meetmaps, asistentes y representantes de expositores pueden escanear el código QR de la acreditación de otra persona para guardar los datos de contacto que el planner haya configurado previamente. Después del escaneo, es posible que el asistente añada notas privadas y exporte los contactos recopilados para utilizarlos en el seguimiento posterior.
¿Cómo mejorar la captación de leads en eventos?
Captar más leads no significa captar mejores leads. Si después del evento tienes 200 contactos pero no sabes cuáles de ellos merecen un seguimiento, qué le interesó a cada persona o qué se habló con ellas, tendrás muchos datos y bastante poco contexto.
Por eso, más que pensar en “escanear todo lo posible”, tiene más sentido trabajar el recorrido completo del contacto.
1️⃣ Captura el contacto en el momento
Parece básico, pero aquí se pierde mucha información. Una conversación termina, aparece otra persona, empieza la siguiente sesión y ese “luego guardo su contacto” acaba fácilmente convirtiéndose en “¿cómo se llamaba?”.
Escanear el QR de la acreditación justo después de la conversación reduce esa fricción. Con el Lead Scanner de Meetmaps, se pueden escanear directamente los códigos QR de los visitantes de su stand y conservar sus datos sin depender de tarjetas físicas ni introducir la información manualmente después.
Esto tiene especial sentido en ferias y eventos B2B, donde un mismo perfil comercial puede hablar con muchas personas a lo largo de una jornada.
2️⃣ Guarda el contexto de la conversación
Este es probablemente el punto más importante: saber que hablaste con Marta de la Empresa X está bien, pero saber que Marta estaba buscando una solución para un evento de 800 personas, que le interesó especialmente la parte de networking y que pidió recibir información la semana siguiente es muchísimo más útil.
En este punto, conviene ser bastante práctico: no necesitas escribir un informe muy detallado después de cada conversación, sino que a veces bastan tres cosas: qué busca, qué le interesó y el siguiente paso.
💡 Por ejemplo: “Busca software para congreso de 1.200 pax. Interés en Meetings 1to1. Enviar info y llamar el jueves.”
3️⃣ Conecta las distintas señales de interés
Un escaneo te dice algo muy concreto: estas dos personas se conocieron y decidieron compartir sus datos. Pero durante un evento pueden ocurrir otras interacciones que también aportan contexto.
Un asistente puede haber mantenido una reunión 1to1, visitar la información de un expositor, descargar un documento o interactuar con determinados contenidos. En Meetmaps, por ejemplo, los módulos de Meetings y Expositores generan su propia actividad y datos; en los expositores Premium es posible consultar información como visitas, visitantes y documentos descargados.
Así, conseguimos hacer algo interesante a nivel de análisis: dejar de mirar cada interacción completamente aislada: Un scan dice “nos conocimos”. Una reunión nos puede indicar que había intención suficiente para reservar tiempo. Una descarga o una interacción con el espacio del expositor puede añadir otra señal de interés.
🧠 Recuerda: que tengas muchos leads no significa necesariamente que mejor haya funcionado el evento. Lo importante es cuántos de esos contactos tienen suficiente contexto e interés como para poder convertirse en una conversación posterior.
4️⃣ Prepara el seguimiento antes de que termine el evento
Muchas veces el follow-up empieza demasiado tarde. El equipo vuelve del evento, pasan un par de días, hay que ordenar contactos, reconstruir conversaciones y decidir quién responde a quién. Podría ser que para entonces, parte del contexto ya se hubiera perdido. Por eso, tiene bastante sentido empezar a pensar en el seguimiento durante el propio evento. Así, conseguiras llegar al postevento con información más ordenada y accionable, en lugar de empezar desde una pila de tarjetas.
¿En qué tipos de eventos tiene más sentido utilizar un Lead Scanner?
Aunque la captación de contactos puede ser útil en muchos formatos, hay eventos donde tiene especialmente sentido porque una parte importante del valor está precisamente en las conversaciones y oportunidades que se generan entre asistentes, empresas y expositores.
1️⃣ Ferias y eventos B2B
Aquí probablemente sea donde más partido se le puede sacar. En las ferias o eventos B2B un stand puede hablar con un gran número de personas durante un mismo día y, si no existe una forma ágil de guardar esos contactos, es muy fácil perder información por el camino.
Con un Lead Scanner, cada conversación puede quedar vinculada a un contacto concreto y, además, enriquecerse con notas para facilitar el seguimiento posterior.
2️⃣ Congresos profesionales 
En congresos y encuentros sectoriales también puede ser muy útil, sobre todo cuando el networking forma parte importante de la experiencia. No todas las conversaciones terminan en una reunión formal, pero muchas sí que podrían acabar convirtiéndose en colaboraciones, oportunidades comerciales o contactos interesantes para el futuro.
3️⃣ Eventos con expositores o patrocinadores
Cuando participan marcas, patrocinadores o expositores, el Lead Scanner aporta una capa especialmente interesante porque les ayuda a capturar contactos de forma más ordenada y valorar mejor el interés generado durante el evento.
En lugar de depender únicamente del tráfico que pasa por el stand, pueden conservar los datos de las personas con las que realmente han hablado y preparar un follow-up mucho más útil después.
💡 TIP: si el networking o la generación de oportunidades es uno de los objetivos principales del evento, merece la pena definir desde el principio cómo se van a capturar esos contactos y qué información necesitarán los equipos después para hacer seguimiento.
¿Cómo medir los leads generados en un evento?
Aquí es donde el número total de leads sirve… pero se queda bastante corto. Por ejemplo, decir que un expositor consiguió 180 scans puede ser un buen punto de partida. Pero la pregunta realmente interesante es otra: ¿qué pasó con esos 180 contactos?
Lo primero es mirar el volumen, porque nos permitirá entender cuánta actividad comercial se ha generado. Meetmaps permite descargar información relacionada con los escaneos realizados y consultar quién ha escaneado, quién ha sido escaneado y el total de contactos registrados.
Después entra la calidad. Aquí las notas vuelven a ser especialmente útiles, porque permiten distinguir una conversación casual de un contacto con una necesidad concreta o un siguiente paso acordado.
💡 ¿Sabías qué…? Cada vez más soluciones de eventos plantean el lead retrieval no solo como captura de datos, sino también como una forma de demostrar el valor comercial que el expositor ha conseguido durante el evento.
Por ejemplo, quizá un stand haya registrado menos contactos que otro, pero haya generado conversaciones mucho más relevantes. O quizá un expositor haya recibido visitas en su espacio digital, descargas de documentación y reuniones además de los contactos recogidos físicamente.
Captar el contacto es solo el principio
Una conversación de cinco minutos puede convertirse en uno de los contactos más valiosos de todo el evento. El problema aparece cuando, tres días después, recuerdas la cara pero no el nombre. O tienes el email, pero no recuerdas qué quería. O encuentras una tarjeta y ya no recuerdas qué habíais quedado en hacer.
Digitalizar la captación de leads ayuda precisamente a cerrar esa brecha. Con el Lead Scanner de Meetmaps, asistentes y expositores pueden guardar contactos mediante el QR de la acreditación, añadir notas sobre cada conversación y exportar después esa información para continuar el seguimiento.
Porque generar el contacto es solo el principio. Lo importante es llegar al lunes siguiente sabiendo por qué merece la pena volver a hablar con esa persona.
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