La gestión de eventos y congresos es uno de los ámbitos afectados por la nueva ley de protección de datos y por el coronavirus. ¿Sabías que el software de Meetmaps puede ayudarte a superar estos problemas?

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¿Por qué es importante la privacidad de datos?

Cualquier persona física o jurídica que maneje datos personales está obligada a cumplir estrictos requisitos para garantizar el tratamiento seguro de los mismos. Esta protección se enmarca en una creciente cultura de la privacidad.

Esta materia se regula por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre sobre Protección de Datos y Garantías de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Dicha norma deroga la anterior LOPD 15/1999, de 13 de diciembre, e introduce en nuestro ordenamiento el Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (RGPD).

Uno de los aspectos más destacables de la nueva normativa es su severo régimen sancionador, que llega a imponer multas que oscilan entre los 60 000 y los 600 000 €. Es fácil entender que, con semejantes penalizaciones, infringir esta ley compromete seriamente la supervivencia de cualquier empresa.

La protección de datos es un derecho de todos los ciudadanos europeos que obliga a todo tipo de negocios, en particular, las empresas organizadoras de eventos son uno de los sectores más afectados por la nueva normativa, ya que manejan multitud de datos personales (nombres, direcciones, teléfonos…).

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El consentimiento del interesado: clave en la privacidad de datos personales

Una de las novedades más importantes en materia de protección de datos tiene que ver con el consentimiento de los clientes. Desde el 25 de mayo de 2018 (fecha de entrada en vigor de la LOPDGDD) se exige que este reúna los siguientes requisitos:

  1. Expreso: desaparece el consentimiento tácito y, por tanto, dejan de ser válidas las casillas marcadas por defecto.
  2. Libre: es el interesado el que decide si presta o no el consentimiento. Así, se prohíbe imponer cualquier tipo de condicionamiento.
  3. Específico: se debe prestar el consentimiento tantas veces como finalidades persiga el tratamiento de los datos.
  4. Informado: el Aviso Legal deberá notificar al interesado sobre cuáles son sus derechos, la finalidad que persigue el tratamiento de los datos y cómo va a realizarse. Además, deberá constar expresamente quién es el responsable del tratamiento.
  5. Inequívoco: la solicitud del consentimiento no debe ofrecer lugar a dudas sobre lo que se le está pidiendo al cliente, por lo que deberá ser transparente y comprensible.
  6. Demostrable: la prueba de que el consentimiento se ha prestado conforme a todos los requisitos expuestos corresponde siempre al responsable del tratamiento.

En el ámbito de organización de eventos, obtener el consentimiento de nuestros clientes para el tratamiento de sus datos se ha convertido en un auténtico punto caliente. En consecuencia, conviene extremar las precauciones al momento de solicitarlo (por ejemplo, en el envío de formularios, en el registro de usuarios, al unirse a nuestra newsletter, etc.).

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Así es la política de privacidad de Meetmaps

Cualquier persona con experiencia en gestión de eventos sabe lo mucho que se ha tecnificado su sector. De hecho, en pleno siglo XXI no podemos entender este tipo de acontecimientos sin apps, páginas web o campañas de e-mail marketing. Desde luego, este tipo de herramientas resultan muy útiles para mejorar el engagement con los asistentes, pero requieren hilar muy fino en todo lo referente a la protección de datos.

Eventos virtuales, registro y reserva de plazas online… Está claro que la tecnología es una poderosa aliada para llevar nuestros eventos y congresos al siguiente nivel, más aún cuando es 100 % personalizable y medible. Sin embargo, todas estas mejoras no sirven de nada si no conllevan un respeto escrupuloso hacia la privacidad de nuestros usuarios.

Meetmaps pone a disposición de tu evento o congreso todas estas herramientas para que puedas potenciar tu engagement. Además, todas y cada una de ellas destacan por observar rigurosamente las exigencias normativas en materia de privacidad y protección de datos tanto de usuarios como de terceros.

La política de privacidad y protección de datos de Meetmaps destaca por su transparencia y sencillez. En consecuencia, puedes utilizar nuestro software con la absoluta tranquilidad de que los datos personales que gestiones estarán totalmente seguros y cumplirán todas las exigencias legales.

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¿Cómo afecta el coronavirus a la gestión de eventos y privacidad de datos?

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5 requisitos de seguridad que deben cumplir los eventos presenciales

Ante todo, hay que clasificar el riesgo (alto, medio o bajo) que entraña el evento conforme a los criterios suministrados por el Ministerio de Sanidad (asistentes, nivel de interacción, duración, etc.).

Asimismo, se deberá respetar la normativa territorial dictada en materia de eventos, ya que pueden existir actividades restringidas o aforo máximo.

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  1. La fase de planificación observará un plan de actuación en el caso de que aparezcan casos sospechosos de coronavirus.
  2. Facilitar las políticas de reembolso de entradas, a fin de que no acudan personas que se sientan enfermas.
  3. Intensificar los protocolos de limpieza y vigilancia en el lugar donde se vaya a celebrar el evento (provisión de gel hidroalcohólico, barreras para mantener el distanciamiento social, mejorar la ventilación…).
  4. Reducir la duración del evento y las interacciones entre los asistentes. 
  5. Procurar que el acceso y salida al lugar del evento se realice de forma gradual. 

Eventos virtuales: un valioso salvavidas frente al covid-19

Viendo todos los requisitos que implica celebrar un evento presencial, es evidente que su cumplimiento puede resultar económicamente inasumible o, al menos, muy engorroso. Así, al igual que ha sucedido con otros sectores (como la enseñanza o el comercio) la digitalización supone la mejor forma de capear el temporal.

Meetmaps Eventos virtuales e híbridos

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Meetmaps te ofrece la posibilidad de realizar tu evento o congreso de forma online o híbrida. Para ello ponemos a tu disposición un espacio privado, seguro y totalmente personalizable. Emite en streaming, incluye actividades interactivas, intégralo con tu app y tu página web; el único límite es tu imaginación.

La tecnología de Meetmaps es lo que necesitas para celebrar tu evento de forma segura a pesar del coronavirus. Además, nosotros nos encargamos de todo lo relacionado con la protección de datos para que tú no tengas que preocuparte de nada.

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¿Quieres saber si tu evento cuenta con la RGPD?