Las nuevas tecnologías nos hacen la vida un poco más fácil a todos los niveles, incluyendo el laboral. Por eso no es de extrañar que cada vez más profesionales de la organización de eventos opten por el registro online a fin de simplificar los trámites relacionados con la gestión del acto que están organizando y ponérselo también más fácil a los asistentes.

Ahora que los eventos están más digitalizados que nunca, es buen momento para sacarle el máximo partido posible a la tecnología en este ámbito.

El registro online en un evento

La organización de un evento implica atender a diferentes cuestiones relacionadas tanto con los asistentes como con los ponentes. Hay que confirmar su asistencia, darles facilidades para desplazarse, tomar nota de posibles circunstancias que puedan tener incidencia sobre la elección del catering (alergias o intolerancias), o conseguir más información sobre cada uno de ellos a través de preguntas cómo “¿Has organizado un evento virtual en el último año?”, “Estoy interesad@ en encontrar”,…

Hasta no hace demasiado tiempo todo esto se hacía a través de teléfono o de correos electrónicos. Pero para los organizadores era un auténtico problema tener que estar todo el día pendientes de este tipo de cosas, porque les quitaba tiempo de otras tareas que también son importantes.

Tampoco era el método más adecuado para los participantes, que tenían que preocuparse de estar enviando correos electrónicos y asegurándose de que estos se habían recibido.

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¿Qué es el registro online?

El registro online es un sistema que viene a sustituir al método clásico. A través del software usado por el organizador se puede crear un formulario único para cada evento. Así, tanto los ponentes como los asistentes pueden hacer su registro cómodamente desde su móvil y en solo unos minutos, como si se estuvieran registrando en cualquier app de uso corriente.

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¿Cómo funciona y qué aporta un formulario de registro en un evento?

El formulario recoge de una sola vez toda la información que pueden necesitar los organizadores, desde los datos de los asistentes hasta la necesidad de contar con un intérprete, o de contar con un espacio bien adaptado para personas con movilidad reducida, en el caso que se realice un evento híbrido.

Toda la información que se recoge a través del registro online se incorpora al software, por lo que resulta muy sencillo generar un informe de forma automática y poder usar todos esos datos para que la organización del evento sea más ágil y eficiente.

Además, otro aspecto que no se puede perder de vista es que los datos obtenidos a través del formulario de registro online también se pueden utilizar para hacer un análisis estadístico. Así se puede obtener información sobre los grupos de edad a los que más interesa un determinado evento, lugar de procedencia,… Toda esta información puede llegar a ser de gran utilidad para organizar en futuros eventos, que serán todavía más exitosos.

En primer lugar, es una gran molestia crear su propio formulario o página de registro para eventos. Aún necesitará un sitio web para el evento, pero no tendrá que preocuparse por la emisión de entradas, solo por la promoción.

Nueva llamada a la acción

Crea un proceso fluido y sin errores con el software de registro de Meetmaps

Meetmaps ayuda a los profesionales a organizar eventos tanto presenciales como online. Un software de última generación que pone a disposición de los usuarios todas las herramientas necesarias, incluida la posibilidad de generar un registro online.

Un sistema sencillo de usar y muy intuitivo que permite crear formularios en apenas unos minutos. Pero en este punto es importante tener en cuenta que el sistema de registro online que es apto para un evento puede no serlo para otro, así que conviene personalizar el formulario, como luego veremos.

Con el software de registro de Meetmaps le facilitas a ponentes y asistentes hacer el registro en cualquier momento y lugar sin tener que imprimir nada, solo necesitan tener a mano su teléfono móvil, en el caso de ser un evento presencial. En los eventos virtuales, el registro online permite acceder al evento una vez completado el formulario.

Y no solo consigues ventajas para los participantes, también para ti como organizador, porque consigues tener por fin toda la información centralizada y así evitas posibles errores.

Generalmente se accede al formulario de registro a través de la página web del evento, para que todo el proceso sea más fluido, fácil e intuitivo para el asistente. Una vez registrado, el usuario recibe un correo de confirmación y ya puede acceder al evento.

Los datos quedan registrados automáticamente en el software sin necesidad de que tú hagas nada. Luego revisas la información y ya puedes empezar a tomar decisiones y poner a tu equipo a trabajar en cuestiones como la búsqueda de un especialista que hable de un tema en concreto que responda a las preguntas de los asistentes, un espacio adaptado para personas con movilidad reducida, un catering con productos veganos, búsqueda de vuelos baratos para los ponentes, dependiendo siempre del tipo de evento que se vaya a realizar.

La información es poder, y con todos los datos importantes disponibles para ti a golpe de clic, lo único que tienes que hacer es acceder a tu área personal y ponerte a trabajar.

Personaliza el formulario de registro de tu evento

Cada evento es diferente y sus asistentes también lo son, así que el formulario de registro online debe adaptarse a cada acto a organizar, porque no siempre vas a necesitar la misma información.

A través de Meetmaps puedes personalizar el formulario de forma muy sencilla y rápida. En solo unos pasos lo tendrás listo y disponible para que los asistentes lo empiecen a utilizar.

Hay datos básicos que debes pedir siempre, como el nombre, la dirección y el teléfono, pero también puedes solicitar otros datos que te ayudarán a elaborar tus estadísticas o a tomar decisiones de organización.

Incluye preguntas sobre cuestiones que consideres esenciales de cara a la organización, pero procura no abrumar. Está demostrado que un formulario demasiado extenso desincentiva el registro online, así que mejor limitarse a pedir los datos absolutamente esenciales.

En lugar de añadir demasiadas preguntas puedes dejar una casilla en blanco indicando a los usuarios que pueden usarla para dejar algún comentario sobre preferencias o necesidades.

En ocasiones es conveniente permitir el registro en grupo, especialmente si estás organizando un evento para una empresa. Así, quien se esté encargando de la gestión puede introducir todos los datos de registro de una sola vez, lo que facilita su trabajo.

Con el tiempo irás haciendo formularios cada vez más eficientes. Pero si quieres agilizar el proceso de aprendizaje puedes consultar directamente con los interesados e incluir al final del formulario alguna pregunta sobre qué les ha parecido el sistema de registro online: ¿es un proceso sencillo? ¿Ha sido largo? ¿Les parecen suficientes las opciones de pago ofrecidas?

Una vez que tengas unas pautas básicas sobre cómo debe ser un formulario eficiente para tu público, solo tendrás que personalizar algunas preguntas para cada evento en concreto.

El sistema de registro online tiene beneficios tanto para los organizadores como para los asistentes, así que no dudes en probarlo y descubrir de primera mano todas sus ventajas.

Si quieres más información, puedes visitar nuestra página web, donde te explicamos todos los detalles sobre esta funcionalidad. ??