Unificación de la experiencia entre los eventos físicos y los virtuales

Llevamos tiempo viendo la combinación entre los eventos físicos y los eventos virtuales, y las experiencias que están viviendo los asistentes en este nuevo formato híbrido. Como bien sabemos, esta experiencia unificada permite que el evento sea mucho más personalizado, curado y accesible para todas aquellas personas que quieran asistir, tanto físicamente como virtualmente. 

Avanzar hacia esta tipología de eventos híbridos brindará a más personas oportunidades de participar, tanto a la audiencia como también a los ponentes, presentadores y dinamizadores del evento. 

Nueva llamada a la acción

Transformando elementos clave de los eventos

Conseguir que las personas se unan al evento en un formato virtual y que puedan vivir una experiencia similar a la que tendrían si se tratara de un evento físico, es todo un reto. 

El objetivo es que la experiencia tanto en persona como en remoto sea igual de enriquecedora en ambos formatos, y que la audiencia pueda conectarse e interactuar de la misma manera. ¿Es posible?

Estamos convencidos de que con una plataforma especializada en eventos virtuales y presenciales, puede aportar una experiencia única a cada uno de los asistentes del evento. Vamos a ver cómo:

La experiencia en el registro del evento

El registro no es algo que haya cambiado demasiado, ya que en los eventos físicos el registro generalmente ya era digital. Lo que cuenta mucho ahora es la personalización del mensaje y los pasos a seguir para que la brecha digital no afecte a las personas menos digitales y pierdan el hilo del proceso para asistir al evento. 

Para ello es recomendable que este proceso inicial se realice desde la misma plataforma que se va a realizar el evento para que sea todo en un mismo sitio digital y los organizadores también se beneficien para que este proceso sea más fácil y ágil para todos. Como el registro es un momento donde se cruzan datos e información personal muy relevante para el evento, se recomienda que se realice desde la misma plataforma.

Durante todo el proceso de registro, hay que confirmar la asistencia, tomar nota de posibles circunstancias que puedan tener incidencia sobre la elección del catering (alergias o intolerancias), o conseguir más información sobre cada uno de ellos a través de preguntas cómo “¿Has organizado un evento virtual en el último año?”, “Estoy interesad@ en encontrar”,… 

Esto se realiza a través de un formulario que tanto los asistentes que van al evento físicamente como los que lo hacen virtualmente, deberán rellenar, así que si se realiza conjuntamente desde el mismo software, todo el proceso hará que la experiencia del usuario previa al evento sea muy positiva. 

La experiencia en la captación del contenido

En los eventos híbridos, es el contenido lo que puede hacer que la experiencia del usuario sea más o menos enriquecedora. El éxito generalmente radica en el valor y la forma de comunicar el contenido.

Los asistentes tanto digitales como presenciales deben tener una experiencia de alto valor y muy parecida. Aunque eso parezca difícil de conseguir, se deben tener en cuenta algunos factores.

  • Los eventos híbridos generarán dos experiencias distintas según si el asistente está físicamente o virtualmente en el evento. Es por eso que el contenido se deberá generar de dos formas a ambos grupos, y asegurarse de que sea interesante y relevante para los dos. El objetivo es realizar todo el evento a medida, tanto para los asistentes que están en casa, como para los que asistan presencialmente al evento, para que la participación y la experiencia esté equilibrada.
  • El contenido es posiblemente lo más importante del evento, es por eso que tener un buen contenido es básico para mantener la atención y la motivación de los asistentes. Para mantener el contenido atractivo, asegúrate de que las funcionalidades de interacción se pueden hacer al mismo tiempo tanto presencial como virtualmente. 

En este artículo compartimos algunas ideas para mantener la atención de los usuarios que asisten a un evento virtual. 

La experiencia en las reuniones y el networking

Es cierto que las reuniones tanto grupales como individuales de los eventos físicos no tienen nada que ver con los eventos virtuales. Cuando se realiza un evento híbrido, este proceso es más complejo pero no imposible. Las reuniones híbridas requieren mayor coordinación y un soporte audiovisual más completo, y las reuniones donde intervienen diferentes espacios son las que necesitan más recursos dado que hay un mayor número de variables a considerar.

Es por eso que se debe elegir muy bien la plataforma con la que se va a realizar el evento híbrido, para que tenga todas las opciones para facilitar al usuario la conexión con los demás y la experiencia sea completa. 

Utilizar una aplicación móvil para los asistentes físicos, y una plataforma en formato web para los asistentes digitales puede ayudar a crear una experiencia de evento cohesionada para todos.

– La experiencia para los expositores

Los eventos híbridos tienen la ventaja de tener tantos espacios para los expositores físicos como digitales. Considerando el esfuerzo que genera tener un stand físico, tiene total sentido que los patrocinadores y expositores tengan stands virtuales. 

Estos stands digitales cuentan con los espacios necesarios para que el asistente consiga toda la información que quiera sobre esa empresa, ya sean folletos o documentos descargables, recursos audiovisuales como vídeos o fotografías, y espacios con la descripción de la empresa, el contacto y la opción de solicitar una reunión con un comercial o representante de la empresa. Todo en un mismo espacio. Como si de un stand físico se tratase. 

Además, para que la experiencia sea aún más realista e inmersiva, los stands virtuales pueden reproducirse en formato 2D hiperrealista con los espacios virtuales, para que los asistentes puedan visualizar el espacio como si fuera real. 

Un plan para lo desconocido

Estos últimos meses han sido nada menos que impredecibles. Pero todos hemos aprendido mucho de esta experiencia. Una de las lecciones más importantes que aprendimos es estar preparados. La incorporación de eventos híbridos en el plan de eventos para este año será una pieza clave para volver a los eventos presenciales poco a poco. 

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