El inevitable cambio de formato que han sufrido las tradicionales kick off meeting hace replantearse su efectividad a los responsables de las organizaciones. Por ello, vamos a analizar cómo deben ser los kick off meeting en la era post covid para que conserven su esencia y sus propósitos principales.
¿Qué es un kick-off meeting ?
Los kick off son eventos corporativos anuales cuya misión primordial es alinear a toda la plantilla en los propósitos y objetivos de la empresa de cara al nuevo año fiscal, así cómo el lanzamiento de un nuevo proyecto empresarial o de departamento.
Una alineación que consiste en motivar, educar e inspirar tanto al equipo comercial como a todo el personal involucrado en la misión.
El formato habitual de estos eventos ha sido el presencial: un día o, a veces, dos durante los cuales la dirección de la compañía expone los retos a los que toca enfrentarse durante el próximo año, analiza la situación actual de la empresa y empodera a los empleados para que aporten lo mejor de sí mismos en el futuro inmediato.
Cómo adaptar kick-off meetings a la situación actual
El problema que trajo consigo la pandemia fue precisamente el de la presencialidad: los eventos y las reuniones físicas se cancelaron o se trasladaron al online, dejando a los kick off en un limbo organizativo. ¿Cómo pueden tener lugar los kick off sin viajes, hoteles, salas de conferencias y actividades grupales?
Sin embargo, el aprovechamiento inteligente de la tecnología dibuja un nuevo horizonte para estas reuniones: asimismo, a medida que la crisis sanitaria global va pareciendo estar bajo control, se retoman con cautela los antiguos hábitos. El kick off cambia de formato, pero no de contenido ni de objetivo.
Ventajas de un kick-off virtual o híbrido
Hasta que llegue por completo la tan anhelada «vieja normalidad», los kick off van a tener que seguir teniendo lugar en espacios remotos o, en su defecto, en una modalidad híbrida que combine presencialidad con reuniones virtuales.
Y lo cierto es que estos nuevos formatos no solo no sacrifican el propósito principal de estas reuniones, sino que también tienen ciertas ventajas con respecto a los modelos tradicionales:
- Rentabilidad. Las empresas pueden ahorrar grandes sumas de dinero, ya que se prescinden de los costes asociados a los vuelos, hoteles, caterings o espacios comunes.
- Sostenibilidad. El uso racional de los recursos también se traduce en una reducción de la huella de carbono, un valor añadido que mejora la percepción que se tiene de la empresa desde el exterior.
- Flexibilidad. Se democratiza el acceso a las sesiones, y las conferencias remotas pueden ser grabadas y consultadas posteriormente.
¿Qué temáticas puedo elegir para el kick-off ?
Los eventos que giran alrededor de un hilo conductor concreto tienden a estar mejor cohesionados y ayudan a los asistentes a centrar mejor los mensajes e ideas que se les transmiten.
Para elegir la temática, primero se recomienda saber en qué punto se encuentra el personal de la empresa (estado de ánimo, moral, motivación, energías, conocimientos…) para después centrarse en alguno de estos puntos:
- Motivación. Puedes elegir una frase corta, eslogan o palabra para levantar la moral del personal. Algo que les infunda la energía que les falta, algo que les devuelva la ilusión y las ganas de luchar.
- Objetivo. Si detectas que el problema ha sido que los objetivos no han estado claros, o que cada departamento ha hecho la guerra por su cuenta, quizá te interese centrar la temática en un objetivo claro y único que ayude a la plantilla a canalizar sus esfuerzos.
- Visión. ¿Cómo puede contribuir la empresa a mejorar nuestro mundo o nuestra sociedad? Si los empleados perciben que su trabajo sirve a un propósito superior, ten por seguro que resultará mucho más fácil empoderarlos y motivarlos.
- Premios. Es posible que haya miembros de la organización que merezcan un reconocimiento especial por sus resultados o por la aridez de su trabajo, y quizá haya llegado el momento de celebrar la superación de baches y la consecución de objetivos.
Tips para crear una agenda para un kick-off exitoso
- Mantén siempre la opción de un formato híbrido: permite acudir presencialmente a quien quiera, y facilita al máximo las opciones de conexión virtual para quienes no.
- Trata de condensar al máximo el tiempo: la capacidad de atención de los asistentes se diluirá cuanto más se alarguen las reuniones.
- Prepara de antemano el contenido estático: no gastes tiempo del kick off en exponer asuntos que no requieran respuesta. Graba algún vídeo o presentación automática y déjalo a disposición de los asistentes.
- Apuesta por la interactividad: propón actividades para que los asistentes participen y abandonen el rol pasivo, como dinámicas de grupo, juegos de role-playing, de preguntas y respuestas…
¿Qué tener en cuenta para un kick-off virtual?
La experiencia del empleado
Para hacer un kick off virtual exitoso, la experiencia de tus empleados debe ser impecable. Si dedicas muchos esfuerzos en hacer que tus clientes se sientan cómodos en tu presencia, ahora te toca extrapolar lo aprendido y tratar a tus empleados como clientes (por un día).
Los aspectos técnicos
Nada ensucia más una reunión virtual que los problemas técnicos. Asegúrate de que tanto la infraestructura de telecomunicaciones como las herramientas informáticas no fallen durante las sesiones. Piensa en todo el dinero que te estás ahorrando por hacer el kick off en formato virtual, y destina una parte del presupuesto en un proveedor fiable para este servicio.
Los goodies
El hecho de que el kick off no sea presencial no significa que tus empleados no puedan recibir obsequios conmemorativos. Asegúrate de hacerles llegar bolígrafos, altavoces, auriculares, libretas, tazas de café… Lo mismo que podrían llevarse en un evento presencial y que, además, les ayude en el seguimiento de las conferencias.
Los descansos y el catering
La plantilla necesitará tomarse unos descansos durante la jornada para digerir toda la información nueva. ¿Por qué no repartes tickets restaurante o vales canjeables en establecimientos de hostelería con posibilidad de take-away?
Si estás pensando en organizar un kick-off meeting, confía en nuestro expertise. La tecnología all-in-one de Meetmaps ofrece una experiencia inmejorable para todos los asistentes en cada uno de tus eventos, sin importar el formato.
La pandemia ha dibujado un escenario de distancia social y teletrabajo que, si bien no ha repercutido negativamente en los índices de productividad de las empresas, ha traído consigo cierto alejamiento entre los compañeros de trabajo. Las kick off meeting en modalidad virtual o híbrida, lejos de perder su propósito, se postulan como soluciones muy inteligentes donde se aprovechan mejor tanto el tiempo como los recursos económicos.
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