La crisis generada por la pandemia de Covid-19, ha supuesto un duro golpe a la indústria de reuniones y eventos (MICE), uno de los primeros sectores afectados y uno de los que se recuperará más tarde.

La lenta recuperación del sector, hará que muchas asociaciones y empresas busquen fórmulas alternativas para seguir desarrollando eventos de forma segura.

Si bien las reuniones presenciales no van a desaparecer, ya que la interacción humana es fundamental para el intercambio de conocimiento, hasta que la situación vuelva a una cierta “nueva” normalidad, y la tecnología puede ser una aliada para los organizadores que quieran desarrollar reuniones y eventos.

Es por eso que los eventos híbridos podrían ser la solución actual para aquellas organizaciones que desean celebrar un evento virtual y presencial a la vez.

.

¿Qué es un evento híbrido?

Los eventos híbridos son la solución perfecta para aquellos eventos que se pueden llevar a cabo de manera efectiva tanto presencial como virtualmente. Algunos eventos híbridos podrían ser ferias, conferencias, reuniones internas, presentaciones corporativas, formaciones, etc.

Los eventos híbridos también son soluciones útiles cuando muchos de sus asistentes que normalmente asistirían en persona no pueden hacerlo. Algunas situaciones que nos podemos encontrar para tomar la decisión de organizar un evento híbrido:

  1. El asistente no puede o no quiere viajar debido a problemas de salud o seguridad (aforo limitado).
  2. La organización del asistente tiene gastos de viaje limitados y, por lo tanto, no puede viajar al evento.
  3. El lugar donde organizará la parte del evento en el sitio tiene limitaciones de capacidad, por lo que no todos los asistentes podrán reunirse en el sitio.

De hecho la situación más típica es la primera, ya que actualmente ante la crisis sanitaria del Covid19 no es seguro viajar, por lo que los eventos deberán ser presenciales para los que puedan y virtuales para los que no. 

.

Todo lo que puedes hacer en un evento híbrido con Meetmaps 

Un evento híbrido tiene las mismas posibilidades que un evento presencial o virtual, ya que se pueden aplicar de formatos diferentes.

.

Ventajas de los eventos híbridos

  1. Los eventos híbridos permiten tener un feedback a tiempo real de los participantes, aportando información relevante que permite a los organizadores tomar decisiones estratégicas sobre el desarrollo del propio evento.
  2. Este tipo de eventos tienen menores costes que los presenciales, ya que se prescinde de gran parte de los costes como los viajes, hoteles, transportes, caterings, entre otros.
  3. Permiten conseguir una audiencia más grande, ya que la opción virtual puede abarcar más volumen de personas. 
  4. Es más fácil hacer un seguimiento e interactuar de forma personalizada con los participantes a través de las funcionalidades de interacción que se pueden medir y analizar durante el evento.
  5. Este formato es más amigable para las nuevas generaciones, ya que la opción de asistir al evento virtualmente es más flexible para aquellos que no quieran ir presencialmente, y los más jóvenes son los más familiarizados con las nuevas tecnologías. 

.

Claves para organizar un evento híbrido exitoso

  • 1 evento, 2 experiencias

Los eventos híbridos pueden generar dos experiencias distintas en dos formatos diferentes. 

Es cierto que el contenido se deberá generar de dos formas a ambos grupos, y asegurarse de que sea interesante y relevante para los dos. El objetivo es realizar todo el evento a medida, tanto para los asistentes que están en casa, como para los que asistan presencialmente al evento, para que la participación y la experiencia esté equilibrada. 

  • Crea contenido por separado 

El contenido es posiblemente lo más importante del evento, es por eso que tener un buen contenido es básico para mantener la atención y la motivación de los asistentes.

Para mantener el contenido atractivo, asegúrate de que las funcionalidades de interacción se pueden hacer al mismo tiempo tanto presencial como virtualmente. En este artículo compartimos algunas ideas para mantener la atención de los usuarios que asisten a un evento virtual. 

  • Invita a los mejores ponentes

Puedes invitar a profesionales especializados en el tema que se va a tratar. Los ponentes internacionales enriquecen la experiencia y aportan valor añadido al evento, con un coste más reducido y sin tener que organizar viajes y estancias para ellos.

Además, el evento se hace más flexible, y permite aumentar la participación de los asistentes, que se sienten más motivados e integrados en el evento. 

  • Utiliza las mejores plataformas para los eventos híbridos

Para organizar un evento híbrido, puedes contar con plataformas como Meetmaps que te ayudarán a gestionar todos los detalles que necesites para celebrar el evento virtual y presencial. 

Meetmaps cuenta con una plataforma para el evento virtual y una app móvil que podrá servir para que el evento presencial y virtual esté alineado en todo momento. La web del evento, el email marketing y el registro online del evento son opciones que ofrece la plataforma que ayudarán a la organización del evento.

  • Incorpora funcionalidades de interacción

Un evento virtual no tiene que ser una versión simplificada de un evento en persona. Al contrario, la plataforma de Meetmaps ofrece múltiples opciones para mantener la atención y el compromiso de los asistentes antes, durante y después del evento, con funcionalidades interactivas, tanto en el evento virtual como en el presencial.

  • Genera networking con algunas funcionalidades

En cualquier tipología de evento, ya sea virtual o presencial, el networking es básico para fomentar la conexión entre usuarios e intercambiar constantemente conocimientos y valores de negocio.

En la plataforma de Meetmaps será sencillo hacer reuniones virtuales y presenciales a través de chats privados y planificación de citas con los demás asistentes del evento con la opción “Meetings 1to1”. Además, esta opción permite filtrar los asistentes por la categoría que el usuario quiera.

  • Organiza un evento sostenible

La sociedad está cada vez más concienciada sobre la importancia de cuidar y respetar el medio ambiente, y valora muy positivamente a las marcas que apuestan por la responsabilidad social corporativa, con éticas transparentes y políticas medioambientales. De hecho, se prevé que en  2020 la sostenibilidad será un factor clave a la hora de decantarse por una u otra corporación.Los eventos híbridos van muy alineados a esta idea y desde Meetmaps apostamos para seguir con esta idea.

.

“Es imposible que a partir de ahora la industria de los eventos sea 100% virtual”, predice Julius Solaris, editor de EventManagerBlog.com . “El evento del futuro será híbrido por definición. Los eventos cara a cara tendrán un componente virtual”.

.

Si te estás planteando organizar un evento híbrido no dudes en contactar con el equipo de Meetmaps.