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En la actualidad las empresas son más sociales que nunca y por eso se esfuerzan en crear una buena imagen de marca que las defina tanto frente a proveedores como a sus potenciales consumidores e incluso frente a sus propios empleados. Dentro de las diferentes labores que hay que llevar a cabo para crear la imagen corporativa, no puede faltar un plan de comunicación. Este será la base sobre la que se estructurarán todas las acciones de comunicación de la empresa.
¿Qué es un plan de comunicación?
Es una hoja de ruta que recoge los valores que la empresa quiere comunicar y la forma en la que lo va a hacer.
Las estrategias de comunicación bien diseñadas tienen importantes beneficios a nivel empresarial:
- Ayudan a crear y fortalecer la imagen de marca, tanto de cara al exterior como con respecto a los propios empleados. Esto ayuda a fidelizar clientes y a retener el talento de los empleados.
- Permite identificar rápidamente el público al que se dirige la empresa con sus productos o servicios, haciendo más fácil y ágil el diseño de campañas de marketing.
- Mejora la estrategia empresarial al permitir a los empleados conocer mejor cuáles son los objetivos empresariales y qué tienen que hacer para conseguirlos.
- Aporta visibilidad en un entorno que es cada vez más competitivo.
¿Cómo elaborar un plan de comunicación en la empresa?
Conocer el contexto en el que opera
Antes de empezar a definir actuaciones hay que saber cuál es el escenario interno y externo en el que se mueve la empresa.
En primer lugar hay que hacer un análisis del entorno para conocer bien el mercado, la demanda, y lo que está haciendo la competencia. Luego hay que hacer un análisis de la propia empresa para conocer tanto sus virtudes como sus defectos.
Con todo esto lo que hacemos en realidad en un análisis DAFO que nos permitirá detectar debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. Una información que resultará de mucha utilidad a la hora de definir los objetivos de la estrategia empresarial y cómo ha de ser la comunicación para alcanzar esas metas.
Fijar los objetivos
No podemos evaluar si un plan de comunicación ha sido o no un éxito si no sabemos qué objetivos perseguimos con el mismo. De ahí que el siguiente paso sea marcarse claramente las metas. Deben ser concisas, realistas y medibles.
Conocer bien al público
Uno de los aspectos fundamentales en la comunicación es que para que tenga éxito debe adaptarse al perfil del público que va a recibir la información. Es imprescindible conocer datos como la edad media del público al que se dirige la empresa, su nivel de formación, etc.
Cuanto mejor conozca una empresa a su público objetivo mejor podrá adaptar su comunicación a él, facilitando así el engagement.
Saber qué comunicar
Ahora que conocemos al destinatario del mensaje debemos determinar qué es lo que vamos a comunicar.
Los mensajes emitidos por la empresa cambiarán con el tiempo, pero hay que ser constantes a la hora de mantener un mismo tono y tipo de lenguaje. Usando además estos parámetros en todas las comunicaciones de la empresa.
Elegir los canales
Hoy en día cualquier empresa tiene muchas opciones a la hora de hacer llegar sus mensajes a sus posibles clientes. La elección de unos u otros depende del perfil de su público potencial. Se puede acudir a medios clásicos como la prensa, la radio o la televisión, pero también optar por medios online como las redes sociales, una página web o el e-mailing.
Definir el plan de acción
Una vez que se tiene claro todo lo anterior, es el momento de ir desarrollando diferentes acciones para conseguir dar a conocer y reforzar la imagen de la marca. Puede ser muy útil marcar un calendario de actuaciones para que el equipo de comunicación y marketing pueda organizar mejor su trabajo.
La organización de eventos como parte del plan de comunicación
Las empresas tienen muchas formas de comunicar, algunas tan directas y tan eficaces como la organización de eventos. Este tipo de actos han demostrado ser muy positivos a la hora de reforzar la comunicación de la empresa tanto a nivel externo como interno. De hecho, incluso pueden ayudar a potenciar la imagen de la marca en caso de surgir una crisis de reputación.
Si es importante preparar bien cualquier comunicación proveniente de la empresa, lo mismo ocurre con la organización de un acto, de ahí la importancia de dejar esta labor en manos de profesionales.
Lo primero que debe hacer el organizador del evento es estar al tanto del plan de comunicación de la empresa. Este documento le ayudará a conocer mejor a su cliente y a organizar un acto que encaje a la perfección con la imagen de la marca.
Un evento empresarial, destinado a los propios trabajadores o a posibles clientes, es un acto de comunicación de grandes dimensiones en el que la empresa se expone públicamente, por lo que debe estar planificado en todo detalle.
El objetivo es que los asistentes lo pasen bien, pero también que al final de la jornada haya mejorado su percepción sobre la empresa. Y en esto va a influir absolutamente todo lo relacionado con el evento, desde el tipo de invitación recibida, hasta los ponentes o actividades organizadas en el acto y el catering servido.
Por tanto, un evento corporativo es una actividad a tener muy en cuenta cuando se trata de trabajar tanto en la imagen corporativa como en la imagen de marca, ya que puede tener efectos muy positivos.
La importancia de evaluar los resultados
Del plan de comunicación elaborado se van a ir derivando poco a poco diferentes actividades que se pondrán en marcha a lo largo del tiempo: un evento para presentar un nuevo producto, una campaña de e-mail marketing, una acción para captar más seguidores en Facebook, etc.
No importa lo diferentes que sean las acciones llevadas a cabo y el objetivo que persiga cada una de ellas, es fundamental que después de cada una se haga una monitorización de los resultados. Esta es la única forma de saber si la campaña de comunicación ha tenido éxito o no.
Hasta hace algunos años medir estos resultados resultaba especialmente complejo. Sin embargo, hoy en día la tecnología es de gran ayuda. No solo se usa para organizar mejor las campañas de comunicación, sino que permite analizar rápidamente los resultados obtenidos. De esta forma, el trabajo se vuelve más rápido, más sencillo y mucho más efectivo.
Con una buena monitorización y análisis de resultados obtenemos información muy útil sobre aquello que podemos seguir haciendo en el futuro y aquello que deberíamos dejar de hacer, lo que a la vez permite que diseñar nuevas campañas de comunicación vaya siendo cada vez más sencillo, al tener más información sobre lo que le gusta y lo que no le gusta a nuestro público.
A fin de mejorar la imagen corporativa, una buena comunicación interna y externa es fundamental para todas las empresas, pero no se puede alcanzar el éxito en este campo si no se dedican tiempo y recursos suficientes a la elaboración de un plan de comunicación que sirva como guía de todas las acciones de comunicación que vendrán después.
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