Dados los tiempos actuales ante la situación de crisis del Coronavirus, puede ser difícil saber cuándo es el mejor momento para cambiar la estrategia a la hora de organizar un evento. Algunos expertos sobre eventos comparten la idea de empezar a realizar algunos cambios en la planificación y en el formato para encontrar el equilibrio entre el entorno cambiante y que la esencia de los eventos no desaparezca.
Es decir, empezar a transformar los eventos físicos a eventos virtuales o híbridos, ya que de ahora en adelante será el formato que adoptarán la mayoría de empresas del sector para que los conceptos experiencia y tecnología puedan combinarse a la perfección.
Esta tipología de evento ha venido para quedarse y estamos viendo señales de que se este formato se volverá común y complementario para los eventos físicos en el futuro.
Queremos explicarte la diferencia entre webinars y eventos virtuales, dos conceptos que a menudo se confunden, pero antes de eso, vamos a presentarte 3 puntos importantes que debes tener en cuenta antes de tomar la decisión de organizar un evento virtual.
Qué tener en cuenta antes de transformar tu evento
- Prioriza la seguridad de tu equipo y de los usuarios de tu evento
Al final, lo más importante es tener en cuenta la salud y la seguridad del equipo y de los asistentes, patrocinadores y presentadores. Si hay razones para creer que tu evento físico puede verse afectado por la crisis sanitaria actual, ten en cuenta soluciones para pasar poder celebrar tu evento de forma virtual.
- Ten en cuenta los objetivos planificados
A medida que vas tomando decisiones en torno a la lista de próximos eventos, da un paso atrás para evaluar los objetivos principales planificados des del inicio. Por ejemplo, algunas cuestiones que te puedes plantear antes de organizar un evento son: ¿Por qué planeas organizar este evento? ¿Cuáles son tus objetivos?
Utiliza estas respuestas para determinar si tu estrategia del evento se alinea con la situación actual y si puedes organizar tu evento igual que lo tenías pensado con herramientas específicas.
- Mira esta crisis como una oportunidad de crecimiento
El lado positivo de las crisis y los obstáculos que te encuentras en ellas son las soluciones que vamos encontrando, que también nos ayudan a mejorar. Sabemos que los eventos físicos de momento quedan a un segundo plano porque no se podrán celebrar hasta dentro de un tiempo, por tanto, vamos a buscar soluciones y a reajustar las estrategias planificadas para que nuestros asistentes tengan una experiencia positiva y enriquecedora ante nuestra solución.
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¿Cuál es la diferencia entre un webinar y un evento virtual?
Los webinar o también llamados seminarios web son un canal valioso para conectarse con una audiencia. Se pueden ver como un tipo de evento virtual, pero difieren de otros eventos virtuales en algunas formas clave.
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– Uniforme vs Diverso:
Los webinar brindan a los asistentes una única sesión para asistir, mientras que los eventos virtuales ofrecen flexibilidad en agendas de una o varias sesiones que se realizan en diferentes horas o días.
Debido a esto, los asistentes tienen la oportunidad de seleccionar su propia experiencia y determinar a qué sesiones les gustaría asistir en un evento virtual.
La plataforma de Meetmaps ofrece una agenda completa, con todas las sesiones organizadas por días, horas y salas, para que el usuario tenga toda la información de la sesión antes de decidir si le interesa asistir o no, con la opción de guardarla como favorita y así recibir una notificación antes que empiece.
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– Neutral vs Dinámico:
Los webinar pueden incluir, preguntas y respuestas, o reacciones instantáneas con iconos, pero la mayor parte de la interacción del seminario web se limita a estos puntos.
Los eventos virtuales presentan comunidades donde los asistentes pueden conectarse entre sí durante las sesiones intermedias, como también realizar votaciones en directo, crear chats grupales o individuales, entre otros.
Estas funcionalidades hacen que los asistentes se comuniquen con los ponentes del evento, como también con los expositores y patrocinadores, como parte de la gran experiencia del evento. A diferencia de los webinar, los eventos virtuales también cuentan con encuestas de satisfacción y métricas.
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– Experiencia similar vs experiencia única:
Debido a que un asistente virtual tiene la oportunidad de seleccionar su propia experiencia e interactuar más allá de una sola sesión, puede crear una experiencia de evento única. Con esta misma moneda, los organizadores del evento pueden conocer mejor las preferencias de sus asistentes al analizar su viaje a través de un evento virtual.
Las ideas resultantes pueden ayudar a los organizadores a enviar mensajes de seguimiento más matizados a los asistentes, adaptar mejor las experiencias virtuales y en persona, y generar puntos de contacto más personalizados.
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– Reuniones grupales vs reuniones individuales:
Mientras que el webinar es una sesión más enfocada a impartir una temática, el evento virtual permite tener además de las sesiones en streaming de la agenda, las reuniones 1to1.
Estas citas individuales entre asistentes tienen un tiempo concreto, se han calendarizado previamente y se realizan a través de una videollamada privada.
Esta opción potencia mucho el networking entre asistentes, creando así conexiones entre ellos para futuros negocios.
Conclusiones clave para tu evento virtual
Organizar un evento virtual puede ser una gran oportunidad, por ello te damos algunas claves para que tu evento destaque del resto y sea todo un éxito:
- Diferencia tu experiencia virtual de un webinar creando una experiencia activa para los asistentes que les permita participar de varias maneras.
- Una vez que hayas evaluado el entorno relacionado en las áreas importantes como la salud y la seguridad de tus clientes, transforma tu entorno en virtual para brindar oportunidades y nuevas estrategias.
- Inicia una conferencia virtual exitosa identificando su audiencia y diseñando experiencias centradas en los asistentes.
- Colabora con tus patrocinadores para maximizar tu asociación.
- Define tus métricas clave para el éxito virtual.
- Evalúa las herramientas adecuadas para tu evento.
- Concéntrate en una solución virtual integral con la herramienta indicada.
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