Guía para organizar eventos virtuales - Blog de Meetmaps

1. ¿Qué son los eventos virtuales?

Los eventos virtuales son encuentros que se celebran de forma digital y que involucran a un grupo de personas en un sitio web en vez de reunirse en una ubicación física. 

Los eventos virtuales normalmente tienen varias sesiones que incluyen emisión de contenidos por streaming. Son altamente interactivos, y se parecen mucho a los físicos, salvando las distancias.

Los usos más populares de los eventos virtuales incluyen convenciones internas, conferencias, ferias virtuales, webinars, entre otros, y suelen estar dirigidos por los ejecutivos de la compañía, los gerentes de marketing, recursos humanos, expertos en un sector concreto, y más. 

La mayoría de eventos virtuales utilizan programas para emitir en streaming o herramientas con las que hacer webinars según el tipo de encuentro que se realice. 

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2. ¿Qué tipos de eventos virtuales hay?

  • Conferencias virtuales

Al igual que las conferencias en persona, las conferencias virtuales se construyen en torno a una agenda de contenido relacionadas con un tópico concreto que se reparte en varias sesiones ofrecidas por expertos y que acostumbra a incorporar herramientas de participación, como por ejemplo, las preguntas al ponente o votaciones en directo

Las conferencias virtuales permiten a los asistentes ver las presentaciones a tiempo real, crear su propia agenda a partir de contenido relevante que se presenta, e interactuar con otros asistentes.

  • Ferias virtuales

Las ferias comerciales virtuales son muy parecidas a las ferias comerciales tradicionales, la única diferencia es el espacio físico. Al igual que con las ferias tradicionales, los asistentes interactúan con los expositores y patrocinadores, obteniendo demostraciones en directo de los productos o servicios que estos ofrecen. En las virtuales el visitante necesita accede a la feria a través de un ordenador o dispositivo móvil con una buena conexión a Internet. También acostumbra a incluir networking de algún tipo y ponencias de los expositores.

  • Reuniones virtuales

Las reuniones virtuales utilizan tecnología avanzada para unir a la gente en varios lugares para que puedan realizar negocios. Dichas reuniones permiten el intercambio de información en un muchos formatos diferentes y fomentan la entrada de varias fuentes.

Las múltiples ventajas que ofrecen las videoconferencias han captado desde hace años la atención de muchas empresas, que cuentan con este medio para comunicarse con clientes y otros profesionales sin moverse de la oficina. 

  • Webinars

Un webinar es un software que permite comunicar contenido formativo online en formato vídeo. Es una herramienta desde la que un conferenciante o profesional imparte un curso, charla o seminario, que es seguido por los usuarios en vivo que pueden comunicarse con él. Un webinar tiene varias finalidades: informativa, formativa o comercial.

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3. ¿Por qué organizar un evento virtual?

Los eventos virtuales se llevan a cabo por las mismas razones que los eventos en persona: para comunicar el mensaje de la empresa y generar ingresos y posibles clientes potenciales, e impulsar la adopción. 

Hay muchos beneficios importantes para organizar algún tipo de evento virtual.

Por un lado, puede suponer un menor coste de la empresa organizadora tanto en transporte como en espacio, restauración, seguridad, y mucho más. 

Además, permite que personas de todo el mundo interactúen entre sí sin necesidad de gastar en vuelos y hoteles. Se convierte en una acción fácil y económica colaborar virtualmente desde cualquier parte del mundo y hacer reuniones y negocios.

También puede ayudar a atraer ponentes muy demandados y que no tienen el tiempo para comprometerse a una conferencia en persona, pero están disponibles para impartir una presentación a través de una videollamada rápida o una conferencia pre grabada.

Además, una conferencia virtual también permite crear un producto, una grabación de una conferencia, que se puede seguir compartiendo y utilizando como herramienta de generación de leads durante meses y años después del lanzamiento inicial en vivo.

“Si estás cambiando de un evento en vivo, trata de agregar un valor extra a los espectadores que ahora están sintonizando en línea. Haga una sesión adicional. Ofrezca más tiempo de preguntas y respuestas. Ofrezca una oferta especial adicional. Encuentre formas creativas de agregar momentos de deleite adicionales” Emily Raleigh, Gerente de Mercadeo de Alianzas Estratégicas y de Marca de HubSpot

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4. Ventajas del evento virtual

  • Adiós a las complicaciones logísticas

Se acabó el imprimir y enviar invitaciones por correo postal, vender entradas físicas o perder tiempo buscando el lugar perfecto para el evento. Además, tus asistentes agradecerán llegar a tiempo sin tener que atravesar media ciudad. No tendrán ni que salir a la calle. Y por si eso fuera poco, puedes enviar el evento grabado a todos los que se hayan apuntado para que no se pierdan nada si no pueden asistir en directo.

  • Interacción a tiempo real

Otra ventaja de celebrar un evento virtual son las amplias y variadas oportunidades para interactuar con tus asistentes. Tienes toda su atención, así que puedes hacerles preguntas y darles la oportunidad de plantearlas. Mucha gente se pone nerviosa en los eventos presenciales y prefieren las sesiones online para plantear ciertas cuestiones desde la comodidad de su propio espacio.

Con algunas herramientas de eventos como Meetmaps, puedes realizar encuestas o pedir a la gente que use una ventana de chat para escribir sus respuestas. 

Toda la información que recabes de tus asistentes es sumamente valiosa y ayudará a preparar o perfeccionar la estrategia empresarial de cara al futuro.

  • Presupuesto reducido

Los eventos físicos suelen implicar muchísimos más gastos que los virtuales. Proporcionar comida y bebida a 100 personas, imprimir material promocional o contratar a gente puede tener un coste elevado. En cambio, los eventos en línea requieren muy poco personal y se pueden promocionar online mediante marketing por correo electrónico. Además, los asistentes pueden comer tranquilamente desde casa o la oficina sin que a ti te cueste nada.

  • Accesibilidad

Todos los asistentes del evento pueden acceder a todas las opciones para vivir un evento virtual completo con todas las ventajas, como si de un evento físico se tratara, gracias a los dispositivos móviles y ordenadores. Los eventos pueden lanzarse a nivel mundial y llegar a un público internacional gracias a su bajo coste.

  • Análisis preciso de la audiencia

Una vez finalizado un evento online se pueden analizar los datos para llegar mejor a tu audiencia. Gracias a la tecnología, las métricas son más claras y es posible tener los datos de participación más controlados. Si eres organizador o tu empresa quiere formar parte de un evento online, utilizar esta tecnología puede proporcionarte una gran ventaja competitiva.

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5. Tecnología necesaria para un evento virtual

Los eventos virtuales dependen de la tecnología. La asistencia no sería posible sin el uso de ordenadores y dispositivos móviles. Pero la tecnología de eventos virtuales tiene más que herramientas de videoconferencia. 

Al igual que un evento en persona, los eventos virtuales se benefician del uso de una plataforma de tecnología de eventos como Meetmaps, que ayuda a promocionar, ejecutar y administrar el evento. A continuación detallamos las funcionalidades más importantes de la tecnología de eventos para usar al ejecutar su evento virtual.

  • Sitio web del evento

El sitio web del evento se utiliza para la promoción del evento. Tiene el mismo propósito tanto si el evento es virtual o físico. El sitio web de su evento es una herramienta promocional clave para interesar a los posibles asistentes y atraerlos para que se registren en el evento. El sitio web del evento debe comunicar el valor del mismo, debe tener la agenda del evento, mostrar los ponentes, y señalar la opción a registrarse en el evento.
 

  • Registro online

El registro online es la primera herramienta para la recopilación de datos y fundamental para el evento. Esta herramienta permite a los asistentes inscribirse al evento virtual, enviar preferencias e información personal. 

  • Campañas de email

El envío de campañas de email puede impulsar el conocimiento y el interés por tu evento, mantener informados a los asistentes y utilizarse para conseguir que tu comunidad se registre evento virtual. 

El correo electrónico es la mejor manera de comunicarse con los asistentes en todas las etapas del evento. Utilizar una herramienta de marketing por correo electrónico permite que se puedan enviar emails personalizados, automatizar cuándo se van a enviar y decidir a quién se envía en base en los datos de los asistentes.
 

  • Aplicación móvil para eventos 

Una de las piezas más importantes de la tecnología de eventos para eventos virtuales es el uso de una aplicación móvil. Las apps funcionan por igual tanto en eventos físicos como los virtuales, y están disponibles tanto en iOS como en Android. 

La app de Meetmaps permite además de ver sesiones en streaming vía Youtube Live, contiene una agenda completa con enlaces a las sesiones que se van a presentar en directo y por tanto, ponen el contenido al alcance de los asistentes. 

Aquí es donde los asistentes eligen qué sesiones agregar y donde los planificadores recopilan datos sobre la popularidad de la sesión y la participación de los asistentes. 

Además, la app permite fomentar conexiones virtualmente a través de chats grupales telemáticos, retransmisiones en vivo que permiten hacer preguntas en directo o votaciones en vivo, mensajes privados, reuniones 1to1, notificaciones push, escaneos de QR, funcionalidades de gamificación como el Quiz, entre otros. 

  • Portal web para streaming

La incorporación del portal web a un evento virtual permite distribuir el streaming y facilitar su visualización ya que los asistentes estarán en casa y delante del ordenador. A diferencia de las herramientas de videoconferencia más, permita la personalización con el branding del evento e incorporar otras funciones que ayudan a crear una experiencia completa.

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6. Herramientas para tus eventos virtuales, la mejor solución

Para finalizar, ahora es una muy buena idea organizar eventos virtuales como estrategia digital. Sabemos que los eventos virtuales no tienen el mismo poder de las interacciones cara a cara, pero las circunstancias actuales lo requieren y, a veces, con muy poca antelación. 

Tener la tecnología adecuada ante esta situación es una decisión muy acertada y, por tanto, crear eventos virtuales puede brindar experiencias positivas e informativas a los asistentes. ¡Pruébalo!