¿Qué es el BED?
El pasado 22 de octubre, se celebró en el Hotel Barceló el Barcelona Event Day, un evento dinámico, divertido y participativo organizado por Grupo EventoPlus, donde casi 300 asistentes (organizadores y expositores) conectaron y se conocieron a través de actividades y sesiones formativas.
En esta 3ª edición se habló y trabajó la co-creación, una metodología para la creación de nuevas ideas y la obtención de mejores resultados en la toma de decisiones, desarrollo de nuevos productos y organización de eventos, a través de una actitud positiva, cercana y participativa.
Los retos del BED
1. Tener un control de los asistentes al evento.
Para la organización del BED era esencial controlar el registro de los asistentes y su validación para que el evento estuviese limitado a organizadores profesionales en activo de agencias, freelance, asociaciones, etc.
2. Maximizar la adopción y el uso de la app.
Uno de los objetivos principales del BED era que los participantes conectaran entre ellos y colaborarsen en todas las actividades, reuniones, formaciones, etc; como también que fuera un evento más sostenible, ya que querían evitar imprimir guías y documentos en papel.
3. Agilizar el acceso de los asistentes, evitar colas y gestiones manuales.
Todos los asistentes del evento debían llevar la acreditación impresa para poder identificarse entre ellos. El reto era poder obtener el badge de cada asistente in situ de forma rápida y fácil.
4. Facilitar una herramienta para reducir el uso de tarjetas (entre otras) ya que el evento tenía objetivos sostenibles.
¿Cómo lo consiguió?
Los organizadores del evento eligieron una plataforma all-in-one para dar una solución completa a todas las distintas necesidades que tenían a lo largo del evento y los retos mencionados anteriormente.
Para ello escogieron Meetmaps que les aportó opciones y servicios antes, durante y después del evento en una única plataforma.
“El objetivo principal del BED (Barcelona Event Day) era incentivar la co-creación y necesitábamos una aplicación que nos ayudará a que los asistentes conectasen e intercambiasen conocimientos. Hemos conseguido esta interactividad, participación, conexiones gracias en parte a la plataforma y al equipo de Meetmaps que hicieron el sistema de registro y la app del evento” – Lynn Wong, Directora de eventos & Founder del Grupo Eventoplus
1. El registro con validación
La validación de asistentes es una funcionalidad que incluye el software de registro de Meetmaps, la cual les permitió añadir un paso extra entre el formulario y la confirmación de inscripción al evento. Fue entonces cuando los administradores pudieron aceptar o rechazar la petición de inscripción, y posteriormente, los asistentes pudieron gestionar sus datos y tener acceso a la plataforma del evento.
Gran parte de los asistentes participaron en el QUIZ y la persona ganadora recibió un premio gracias a nuestro sponsor oficial Barcelona Convention Bureau.
2. “Auto printing” para el check-in
Con este sistema, tan solo es necesario escanear el código QR de la app en un iPad, e imprimir automáticamente su badge ahorrando así colas y costes. Otra opción fue que los usuarios pudieron imprimir la acreditación en casa y evitar este paso.
Para poder agilizar el acceso en el evento, se habilitaron varios puntos self-service donde los asistentes pudieron imprimir su acreditación on site a través de la función de “Auto printing”.
3. La gamificación por misiones
El QUIZ es una nueva funcionalidad de gamificación muy sencilla que Meetmaps añadió a la app a través de preguntas rápidas sobre Barcelona y MICE, que los asistentes pudieron contestar antes, durante y después del evento maximizando así la descarga y el uso de la app.
Gracias a la incorporación del QUIZ en la app del evento, el BED obtuvo mejores resultados y más participación.
4. “Lead scanner” para generar contactos
Esta opción, denominada también “Save me” por la organización del BED, permitió a los asistentes escanear el QR de las personas con las que hablaban y guardarse así su contacto y añadir un comentario opcional. Este módulo lo utilizaron más de 2.000 personas de manera que cada asistente pudo conseguir su lista de contactos en un solo escaneo.
Esta opción permite que el usuario pueda enviarse la base de datos de los contactos a su email en cualquier momento haciendo click en «Exportar».
Meetmaps, una herramienta imprescindible para el evento
Aunque pensemos que la tecnología puede afectar a las relaciones interpersonales, en eventos organizados como el BED, este tipo de herramientas aportan un valor añadido esencial.
La app ayudó a que los asistentes pudieran interactuar, conectar y conocerse a través de pequeñas reuniones para intercambiar opiniones e ideas, saber más el uno del otro y crear sinergias.
Al finalizar el evento, se pudieron recopilar datos y analíticas de la actividad entre asistentes muy interesantes:
- La adopción fue de casi un 90%. Prácticamente todos los asistentes del evento se descargaron la app Eventoplus generada por Meetmaps.
- Se registraron casi 5.000 sesiones en la app, que de media representa más de 18 veces por persona. Este dato confirma que los asistentes la utilizaron como herramienta indispensable de co-creación.
- Hubo casi 7.000 interacciones de networking durante el evento. Esto significa que a través de los diferentes módulos de la app, los asistentes conectaron mucho entre ellos.
Según los datos recopilados, también se enviaron 1.589 mensajes entre asistentes y guardaron 534 favoritos, una opción que permite crear una lista propia de los asistentes que el usuario considera más interesantes, y así poder contactar con ellos y ver su perfil de manera más rápida y fácil.
En el módulo “café con” también denominado “Mis reuniones”, hubo 1.194 peticiones. Esta opción facilitó a los asistentes solicitar reuniones a los profesionales con el perfil que más les interese antes y durante el evento. Además permitía guardar todas las citas en la agenda de la app una vez confirmadas.
Se escanearon 2.089 contactos con la opción “Save me”. Un módulo especialmente útil en un evento como el BED con expositores, ya que los encargados del stand pudieron guardarse los contactos de los visitantes.
Las métricas muestran que hubo un gran interés por parte de todos los participantes en hacer networking y en conocer a los demás usuarios del evento. Y podemos decir con total convencimiento que la app fue una herramienta esencial para co-crear y conectar en el BED 2019.
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