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Organizar un evento requiere prestar atención a muchos factores diferentes e invertir una gran cantidad de tiempo en la preparación, pero podemos estar seguros de que cuanto mejor sea esa planificación más exitoso será el acto.
De entre las diferentes tareas que debe asumir un organizador, es fundamental que sepa cómo hacer un briefing. Sin este primer paso básico, la organización de un evento puede convertirse en un desastre.
¿Qué es un briefing?
Una de las dificultades de afrontar el trabajo en equipo, o un trabajo que debe ser repartido entre varias personas aunque estas trabajen de forma independiente, es conseguir que todos los implicados tengan bien claro qué deben hacer, cómo lo deben hacer y cuándo deben hacerlo.
El briefing es un documento de tipo informativo que recoge todos los datos necesarios para poder empezar con la planificación del evento.
Invertir tiempo en la preparación de esta información ahorrará trabajo en la organización y evitará errores.
El briefing resumirá brevemente datos básicos del evento, como quién lo organiza, cuál es el objetivo, tipo del público al que va dirigido, entre otros. Así nos aseguramos de que el trabajo que vamos a hacer es justo el que el cliente espera de nosotros.
Una vez que esté listo, este documento servirá para dar información básica al resto de miembros del equipo que van a participar en la organización y también operará como esquema básico a la hora de asignar y repartir tareas.
Su finalidad principal es presentar el evento ante terceros y que estos obtengan información suficiente de él como para entender de qué tratará el evento y cómo será.
¿Cómo hacer un briefing para un evento?
Esta pequeña guía o esquema de trabajo es diferente a las que se elaboran en otros sectores, pero debe cumplir tres requisitos básicos.
· Brevedad
Este documento no es el formato para desarrollar de manera detallada todo lo referente a la organización. Es más bien un pequeño esquema con el que nos podemos hacer una idea de cómo será el trabajo organizativo que se desarrollará después.
· Recogerse por escrito
La información deberá constar siempre por escrito. Esto no solo hace que sea más visual, sino que permite enviarla rápidamente a todos los que deben conocerla.
· Realista
Una de las primeras claves que hay que tener en cuenta cuando se está organizando un evento es que tanto los objetivos como las actividades planificadas deben ser realistas.
Cuanto más apegado a la realidad sea el briefing, más contento quedará el cliente con los resultados y más fácil le resultará al equipo de trabajo ponerse manos a la obra con sus obligaciones.
Contenido esencial de un briefing para un evento
Cada briefing es diferente, pero si lo que se va a organizar es un evento, hay datos que no pueden faltar. Para que el organizador y su equipo puedan ponerse manos a la obra es necesario que tengan una información básica que les ayude a tener más claro cómo orientar su trabajo, para eso es necesario el briefing.
Se puede elaborar una plantilla de briefing y pasársela al cliente junto con unas pequeñas instrucciones para que sea él el que la rellene con los datos, pero suele ser más efectiva una reunión entre el organizador de eventos y el cliente y que luego sea el propio organizador el que relleno el briefing y lo presente al cliente para asegurarse de que toda la información recogida en este documento es correcta.
· Objetivo perseguido
Conocer la finalidad que se busca es esencial para poder pensar en qué tipo de actividades se van a preparar. Toda la actividad de organización girará en torno a esta información.
Los objetivos deben cumplir con la regla SMART, ser medibles, alcanzables, realistas, específicos y susceptibles de poder alcanzarse en un determinado tiempo.
· Público al que se dirige el evento
Otro aspecto esencial para que el resultado final sea un éxito. En función del tipo de público al que vaya dirigido el evento se puede optar por unas actividades u otras.
Este dato influye además en otras cuestiones como el lenguaje y el tipo de comunicación a emplear, los canales para publicitar el evento, etc.
· Descripción de la empresa
Cuando el cliente que está detrás del evento es una empresa, es fundamental que el acto encaje con la imagen corporativa de la misma. Por eso, es necesario conocer bien la empresa, no solo a qué se dedica, sino cuáles son sus valores.
· Limitaciones
Debido al propio producto que se va a presentar, o a las condiciones del evento, en algunos casos es necesario establecer algunas limitaciones, y las mismas deberían constar en el briefing. Por ejemplo, si se va a presentar una nueva bebida alcohólica, está claro que el acto no podrá contar con la presencia de menores de edad.
· KPIs
Son los factores que se van a medir y en relación con los que se va a determinar si el evento ha sido o no un éxito.
· Estimación presupuestaria
Elaborar el presupuesto para un proyecto no es fácil, pero es fundamental que el organizador tenga presente desde el primer momento la cantidad que el cliente puede dedicar al evento. Esto ayuda a tener mucho más claro qué tipo de cosas puede haber en el acto organizado y de cuales se debe prescindir.
· Timming
Por último, pero no menos importante, es fundamental que desde que se empieza a trabajar los responsables de la organización sepan cuánto tiempo tienen por delante.
Ejemplo de un briefing para un evento de presentación de una marca de moda
Supongamos que tenemos que organizar un evento para dar a conocer una nueva marca de moda dirigida al público joven, el briefing podría contener estos elementos básicos:
- Objetivo: dar a conocer una nueva marca de ropa.
- Público: hombres y mujeres de 20 a 40 años a los que les guste vestir con estilo casual.
- Descripción de la empresa: empresa familiar con 30 años de experiencia en el campo textil juvenil. Que ahora quiere darse a conocer entre un público más adulto. Interesada en ofrecer productos con una mínima huella ecológica.
- Limitaciones: para ser coherentes con los valores de la empresa se pide reducir al mínimo posible la presencia de plásticos y materiales no reciclables.
- KPIs: en este caso lo que se busca es que asista el mayor número posible de personas al evento.
- Estimación presupuestaria: la empresa dispone de un presupuesto de 20 000 € para el evento.
- Timming: el acto debe celebrarse la primera semana del mes de marzo.
Con todos estos datos el organizador debe tener información más que suficiente para empezar a trazar su plan de actuación y diseñar un evento que cumpla con los requisitos pedidos por su cliente.
Pero este documento no solo debe conocerlo el organizador, también debe hacerlo llegar a sus colaboradores y a todas las empresas con las que trabaje en la preparación del acto. Si todos los implicados se ciñen al briefing y al plan de trabajo, es mucho más probable que el resultado final sea el éxito que quería el cliente.
Elaborar este esquema de trabajo no es obligatorio, pero ahora que sabes cómo hacer un briefing seguro que has podido comprobar las ventajas que tiene tanto para los organizadores como para su equipo de trabajo y los propios clientes. Prueba a elaborar un briefing en tu próximo encargo profesional y ya verás como todo resulta más sencillo.