Si es verdad que podemos organizar varias experiencias para eventos, pero las diferentes actividades nunca resultan fácil de escoger. La mejor opción para motivar e implicar a los asistentes. Tampoco es fácil saber lo que realmente funciona y sorprende o cuando es el mejor momento para empezar a pensar en ello.
Seguramente, antes de empezar, deberíamos preguntarnos cual es el objetivo de nuestro evento y que queremos conseguir con nuestras actividades. También no deberíamos olvidar que se trata de personas, que no siempre están dispuestas a leer o escuchar, así que deberemos mantener muy alto el nivel de comunicación y simplicidad de las propuestas.
Por esta razón hemos querido facilitar varios ejemplos de experiencias para eventos que puedan servir de inspiración para diseñar tu próximo congreso o conferencia. Así que sin más, os dejo con mis TOP 5 actividades que he visto hacer en un evento.
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1) Busca tu media naranja profesional. Networking Games.
En alguna ocasión todos hemos jugado al juego de los personajes o medias naranjas en el que unos tienen el nombre de un personaje famoso y otros la descripción de este.
Si lo usas como experiencia en un evento o congreso, podrás romper el hielo y conectar los asistentes de una forma más divertida. Implica a los asistentes en el juego ofreciendo una recompensa para aquellos que logren encontrarse. Cerveza gratis, por ejemplo.
PRO TIP: Si añades el módulo de networking en la app del evento, usa el apartado de descripción de cada persona para colocar la dinámica. Al buscar su media naranja indagarán entre los perfiles de otros asistentes y quizás encuentren sorpresas.
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UPGRADE EVENTOS VIRTUALES
En la plataforma de Meetmaps hay la opción de realizar Reuniones 1to1 entre asistentes, la mejor opción para encontrar la media naranja y establecer relaciones de calidad para futuros negocios.
Además esta opción permite planificar con antelación las reuniones para que el día del evento tengas el calendario organizado con todas las reuniones cerradas en tu agenda personalizada.
También hay la opción de crear salas virtuales para workshops: videoconferencias para hacer talleres con un grupo reducido de asistentes, tratar temas concretos e intercambiar ideas en directo entre profesionales y expertos de cualquier sector.
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2) Ponencias activas. Q&A y debates.
Cada vez más los asistentes exigen protagonismo y experiencias más reales donde se les permita interactuar con las ponencias o talleres que organizamos. Activar los asistentes nos permitirá generar experiencias para eventos más memorables y dinámicas.
La app del evento puede ofrecernos muchas herramientas para conseguirlo. Abre el turno de preguntas e indica que pueden hacerlas desde su teléfono móvil con el módulo “preguntas al ponente”, esto permitirá obtener y moderar las preguntas del público de forma más dinámica.
PRO TIP: Abre un canal temático dentro de la app para que los asistentes puedan generar debate entorno a la discusión y prolongar el evento durante más días.
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UPGRADE EVENTOS VIRTUALES
Sin alejarte mucho de la realidad puedes utilizar estas funcionalidades de interacción directa con el ponente de la conferencia o presentación a través del chat en directo, las preguntas al ponente o las votaciones.
Estas funcionalidades son clave para utilizar en congresos y eventos virtuales, ya que los participantes podrán preguntar y hacer votaciones libremente al experto a través de sus móviles.
PRO TIP: Abre un canal temático dentro de la web para que los asistentes puedan generar debate entorno a la discusión y prolongar el evento durante más días.
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3) Gamificación con premios y códigos directos al móvil
Fácilmente podemos organizar actividades de gamificación alrededor de nuestro evento. Con un poco de imaginación podemos conseguir experiencias sorprendentes que relacionen nuestros asistentes, ponentes y patrocinadores.
Si tus partners te ofrecen códigos de descuento aprovechalo para especificalo en la app. Programa el momento que quieres que se active cada promo o el tiempo que esté disponible para poder mantenerlo más gamificado.
También puedes aprovechar la inmediatez y la sorpresa que generan las notificaciones push. Tan solo hace falta invocar la frase: “Nuestro «partner xxx» nos invita a un café gratis!” para motivar a los asistentes.
PRO TIP: Aumentarás la ratio de respuesta de la encuesta de satisfacción si comunicas que al responderla entrarán en un sorteo.
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UPGRADE EVENTOS VIRTUALES
Aunque no sea un evento físico, ¡se puede hacer gamificación!
A través de la plataforma para eventos de Meetmaps, hay la posibilidad de motivar al asistente ya sea a través de juegos en directo, representaciones de magia, y espacios dedicados a que cada participante ponga su granito de arena, scape rooms virtuales, rankings o quiz (a través de la app), concurso de fotografía a través de la galería de fotos, bingo de frases, entre muchas otras actividades.
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4) Actividades de última hora. ¡Apúntate y vamos!
“Notición! Tenemos 10 entradas gratis para un taller de MasterCheff.”
Está claro que no será la estrategia más meditada de la historia pero si algo tienen los eventos es que todo ocurre en vivo y en directo. Y a veces el vivo trae sorpresas y oportunidades que pasan en menos del tiempo en lanzar nuestro cohete.
«Estábamos en medio del último día de evento y todo iba perfecto, ya casi finalizado, cuando de repente uno de los asistentes en medio de una sesión nos indica que si queremos tenemos 20 entradas para hacer una sesión con un chef top de Barcelona.»
El ingrediente mágico que permitirá comunicarlo con éxito son las notificaciones push.
PRO TIP: Organiza a los asistentes utilizando las opciones de contacto con el personal del evento que se ofrecen desde la app.
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UPGRADE EVENTOS VIRTUALES
Pues como si estuviéramos en un evento presencial, podemos hacer la misma estrategia pero desde la pantalla. Invita a los asistentes a participar en actividades de última hora, ¡no tendrán que desplazarse!
Simplemente envía un mensaje a través de las notificaciones push de la app o apúntalo en la agenda, y haciendo click en el escenario que indique la organización, se podrá hacer un sorteo en directo o entrega de premios.
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5) Crea un concurso fotográfico
Compartir fotos en Instagram, Facebook o Twitter es parte de nuestra naturaleza social actual así que también podemos hacer de ella una actividad viral y muy fresca para nuestro evento.
Para realizar este tipo de actividades deberemos utilizar apps que disponible el módulo galería de fotos con moderador. A tres niveles diferentes podemos crear esta actividad de menor a mayor complejidad.
1. Compartir fotos: Simplemente habilita la galería de fotos para que los asistentes compartan sus fotos del evento.
2. Concurso de fotografía: Partiendo de la base anterior, en este caso tendremos que habilitar los likes y comentarios en las fotos. Quien tenga más likes ganará un premio por parte de los patrocinadores.
3. Experiencia fotográfica: Asocia la galería a una actividad por equipos. Por ejemplo, si hacéis un team-building en Sevilla, los equipos deberán subir una foto con 5 monumentos distintos que escojáis. El equipo que lo consiga primero gana un premio.
PRO TIP: Si la app de tu evento permite enlazar las redes sociales personales podrás incentivar que los asistentes cuando hagan las fotos también las compartan con sus amigos y seguidores.
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UPGRADE EVENTOS VIRTUALES
Aunque pienses que esta opción puede ser difícil, en la plataforma está la opción de colgar fotos en la galería de fotos. Aunque sea una foto de tu altar personal en casa, puedes compartir tu experiencia con los demás usuarios. En este espacio puedes poner un “like” o un comentario, como también se puede organizar un concurso a través de las redes sociales.
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Crea experiencias para eventos con Meetmaps
Desde Meetmaps, como plataforma para crear apps y experiencias para eventos, congresos o conferencias, ponemos nuestros módulos y opciones de personalización a disposición de tus ideas.
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