Con el auge de las nuevas tecnologías, y derivado de la crisis sanitaria de la COVID-19, son muchos los eventos y congresos que, cada vez más, ven con buenos ojos la posibilidad de organizarlos online.
Si bien es cierto que existen muchas fórmulas para organizar congresos. Lo que está claro es que los congresos online son un valor al alza en los últimos tiempos, al poder conectar a miles de personas de diferentes partes del mundo para tener un conocimiento global.
Sin embargo, este tipo de eventos online nunca podrán sustituir la calidez, el networking y la experiencia que otorgan los eventos presenciales. Por eso, otra alternativa muy a tener en cuenta a partir de ahora serán los eventos híbridos, mezclando lo presencial con lo digital.
Índice de contenidos
¿Qué es un congreso online?
Los congresos son reuniones normalmente periódicas que duran uno o varios días, en los que profesionales de un sector o profesión se reúnen para compartir ideas y presentan conferencias o exposiciones sobre temas relacionados con su trabajo.
Normalmente los congresos juntan a profesionales de distintos lugares del mundo, y al realizarlos virtualmente permite a todos los participantes acceder a oportunidades y contenido a través de sus ordenadores, sin importar dónde se encuentren.
Los congresos online no requieren viajes, ni pernoctaciones, ni otros servicios como el transporte o catering, sólo un dispositivo para ver y seguir las conferencias.
Actividades para realizar en los congresos online
- Seminario
Se trata de una sesión interactiva en la que uno o dos ponentes dirigen la conversación con la audiencia. Un seminario es de naturaleza informativa y educativa y tiene como objetivo impartir algunas habilidades o conocimientos a la audiencia. Por ejemplo, habilidades de marketing digital, asesoramiento inmobiliario, consejos sobre finanzas e inversiones personales, etc.
- Taller
Los talleres son menos formales e involucran mucha participación de los asistentes. En comparación con los seminarios, están más orientados a impartir nuevas habilidades a los participantes con un instructor.
- Mesa redonda
Esta es una sesión donde se llevan a cabo discusiones y debates enérgicos entre los participantes. No hay un orador principal y el tiempo asignado a cada orador es limitado.
- Simposio
Un simposio es una pequeña conferencia en la que varios expertos debaten sobre un tema común. Por lo general, se completa en un día.
Formatos de los congresos online
Al igual que los webinars pueden hacerse en directo o de forma grabada, en los eventos online pasa lo mismo, por lo tanto tienes la opción de elegir entre tres formatos:
- Congresos virtuales en directo
- Congresos virtuales en diferido
- Congresos híbridos
Como todo, cada opción tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Si organizas el congreso en directo, será más real, podrá haber interacción directa con los ponentes y los asistentes, y conseguirás que los usuarios estén más comprometidos.
En el caso que lo hagas en diferido, el contenido puede estar mucho más preparado y organizado, aunque la repercusión en redes y la captación de leads no será la misma.
Herramientas para organizar tu congreso online
Organizar un congreso virtual es sencillo pero tienes que seguir unos pasos básicos para que todo esté bien organizado y la creación de contenido para los asistentes esté bien estructurado.
Crear la página web oficial del evento
Como en todo tipo de evento, tener una landing o página web es fundamental para recopilar toda la información posible sobre el evento virtual, canalizar procesos como el registro online, y poder dar a conocer el evento en los canales que la organización desee.
- Formulario de registro. Hay que ponérselo fácil a los asistentes para que se registren. Este formulario debe de estar bien visible, debe de ir al principio de la página.
- Fechas y horarios. Esta información tiene que ser clara y concisa, día de comienzo y de finalización y debe de estar bien visible.
- Programa. Debe de contener el programa detallado del congreso, con la fecha y horario de cada comunicación, presentaciones de las empresas, mesas de debate, pausas café, etc.
- Comités. Quiénes son los miembros tanto del comité científico como del comité organizador.
- Ponentes. Se debe incluir toda la información relativa a cada ponente, nombre, fotografía, temática de su ponencia, así como fecha y hora de la misma. Todo esto ayudará a los asistentes a identificar bien a los ponentes y a asistir a la charla que más le interese.
- Patrocinadores. Tienen que estar bien identificados y si existen diferentes categorías de patrocinios, deben ser visibles igualmente.
- Redes sociales. La landing page del congreso debe de contener un acceso directo a nuestras redes sociales. Son un instrumento de comunicación rápido y además contienen la información más actualizada sobre el evento.
Configurar el registro online para el congreso
Otro punto fundamental en la organización de eventos es, sin duda, el proceso de inscripciones para el mismo, a través del cual se formaliza la intención de los asistentes de acudir al evento. Es importante que esta plataforma ofrezca la posibilidad de integrarlo en la web oficial del evento.
Software para el congreso online
Es imprescindible una plataforma para el visionado del congreso online. Esta plataforma será a través de la que los asistentes podrán acceder al streaming y ver los ponentes en las diferentes sesiones, los moderadores, los patrocinadores de la sesión, toda la información de la presentación, y algunas funcionalidades de interacción.
Envío de confirmación de asistencia
Los certificados de asistencia, que son importantísimos para acreditar que el asistente ha estado en el evento, se pueden enviar también si se trata de un congreso online.
De hecho, es una forma mucho más respetuosa con el medioambiente y más óptima de hacerlo, ya que los usuarios lo reciben directamente en su correo electrónico al acabar el evento, automatizando y quitando preocupaciones al organizador.
Empieza ya a organizar tu congreso online
Como ves, planificar un evento virtual conlleva más organización de la que te puedas pensar en un principio. Son muchas las ventajas de llevar a cabo este tipo de acciones, pero es importante contar con una plataforma virtual como la de Meetmaps que te ayude con todos los procesos.
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