Conecta miles de profesionales de todo el mundo y comparte conocimiento global a través de los congresos online. Un formato que permite a todos los participantes acceder a oportunidades y contenido de calidad. Organiza el tuyo con la plataforma de Meetmaps.

Si te perdiste la primera parte, puedes recuperarla aquí:

Promociona tu congreso online

Una buena manera de promocionar tu congreso es contar con patrocinadores y expositores. Son buenas opciones para aportar imagen y prestigio a tu congreso, y compartir la carga económica.

Expositores: crearás oportunidades de negocio para las empresas participantes del congreso con un espacio digital exclusivo y a cambio aportarán financiación en tu evento.

  • Generación de ingresos en tu congreso
  • Crean imagen de marca gracias a la personalización

Patrocinadores: las empresas o marcas que patrocinan tu congreso aportarán aspectos positivos que van a ayudar al evento a:

  • Mejorar la reputación del congreso virtual
  • Fomentar las relaciones con la comunidad
  • Diferenciarán la marca de los competidores
  • Te exhibirá como una empresa comprometida con tu comunidad
  • Impulsará tus ventas en un mercado nuevo
  • Fidelizará a tus clientes actuales

.

La importancia del streaming en tu congreso online

Los congresos son reuniones que agrupan a varias personas, por lo que la tecnología en este caso es la columna vertebral para que la experiencia y el resultado sea óptimo. Por eso es importante tener en cuenta algunos aspectos técnicos, para asegurar la suficiente calidad de video y sonido.

Comprueba si la solución de streaming para tu evento cuenta con las funcionalidades informativas e interactivas para conectar con los asistentes que estén viendo el streaming en directo de tu congreso. 

El streaming, como bien sabes, permite hacer una transmisión por internet de un sinfín de conferencias o ponencias, a través de un móvil o sitio web.

Es una herramienta de gran ayuda para los congresos virtuales, ya que aumenta el impacto, la difusión del evento y, al mismo tiempo, proyecta una imagen innovadora de la empresa.

Las transmisiones en vivo son el aliado ideal para mejorar tu comunicación con el público, por ello la plataforma de Meetmaps cuenta con este formato, con el que solo necesitas tener una cámara de video, un ordenador y una estupenda conexión a internet para poder disfrutar de los beneficios de esta plataforma.

Otro factor clave es que la plataforma de streaming pueda integrar todas las opciones de reproducción del vídeo en directo, ya sea Vimeo, YouTube, Blue Jeans, entre otras.

Para terminar, contar con un proveedor experimentado te será muy útil para hacer que el evento sea un éxito. Para elegir el mejor debes conocer el soporte técnico que ofrecen, si la retransmisión se puede hacer en distintos dispositivos, las restricciones de seguridad que se pueden establecer en la transmisión, las opciones de monetización y las opciones para personalizar el evento en el servidor streaming.

.

Nueva llamada a la acción

.

Algunos consejos de difusión para tu congreso

Todas las fases del evento son igual de importantes, es por eso que no debes olvidar que trabajar bien el pre, y el post evento es esencial para que toda la organización del congreso tenga sentido y se cumplan los objetivos.

.

Antes del congreso

.

Para que un congreso tenga éxito de participantes, hay que establecer un buen plan de comunicación antes del comienzo del mismo.

Se deben programar las comunicaciones para hacer varios envíos de emails y darle difusión al congreso. Se pueden utilizar campañas de email marketing para seguir atrayendo al público objetivo y creando expectación y deseo de participar.

Es importante hacer un recordatorio vía email a los usuarios registrados que ya queda menos de una semana para que se celebre el congreso. Hay muchas personas que se inscriben a eventos virtuales pero después se olvidan o no recuerdan cuándo se va a celebrar el acto, así que recordarlo, es esencial.

También es recomendable no esperar al día antes para hacerlo e ir calentando motores con contenido que les pueda interesar sobre el congreso para ir poniéndose en situación. Es por eso que dar acceso al evento hará que el día del evento se conozcan el terreno y les sea más fácil acceder a todas las opciones. 

Un juego, ya sea un Quiz, una encuesta o una actividad en redes sociales, ayudará a fomentar la participación en el evento antes que empiece.

Es interesante generar contenido en las redes sociales del congreso con el objetivo de ir preparando a los asistentes y hacer que crezcan sus ganas y expectativas.

Montar un congreso online supone cierto nivel de inversión que no está al alcance de todas las personas.

Una buena forma de financiar parte de esta inversión es a través de los patrocinadores o expositores del evento virtual. 

Por lo que antes de nada recomendamos analizar qué otros congresos relacionados con tu temática se hacen y cuáles son los patrocinadores. Después tendrás que preparar un documento de patrocinio con diferentes planes y ponerte en contacto con ellos.

.

Durante el congreso 

.

Es muy importante que durante la jornada los asistentes puedan interactuar entre ellos. Es fundamental contar con una plataforma que permita participar a los usuarios ya sea con chats grupales, individuales, reuniones 1to1, workshops, votaciones en directo o preguntas al ponente, entre otros. 

.

Después del congreso

.

Una vez terminado el congreso, ¿termina el trabajo? Para nada. Si has hecho una buena captación para tu congreso, tendrás multitud de hot leads, es decir, contactos que están interesados en la temática de tu congreso virtual.

Esta parte comienza al día siguiente de haber transcurrido el congreso. A todas las personas que se han inscrito se les ofrece la posibilidad de acceder a la repetición de todos los contenidos grabados durante el evento para que puedan consultarlo cuando quieran.

Esta secuencia suele durar tres días. Por ejemplo, si el congreso finaliza el jueves, el viernes a primera hora se envía un email con la opción de visualizar todas las ponencias. 

También es importante analizar, evaluar y sacar conclusiones, como también seguir conectados con nuestra audiencia. No podemos dejarles marchar sin más, ahora que hemos conseguido conectar con ellos, así que debemos agradecer su asistencia y compromiso y enviar información de próximos congresos o eventos que les pueda interesar. 

Empieza ya a organizar tu congreso online

Como ves, planificar un evento virtual conlleva más organización de la que te puedas pensar en un principio. Son muchas las ventajas de llevar a cabo este tipo de acciones, pero es importante contar con una plataforma virtual como la de Meetmaps que te ayude con todos los procesos.

.

Compartimos algunos artículos que pueden interesarte: