Y es que aunque todos seamos muy conscientes de la gravedad del cambio climático, seguimos sintiendo un miedo irracional a los eventos 100% digitales, aunque estos sean verdaderamente más eficientes a la hora de aumentar la interacción y engagement de un evento.

La verdad es que, el contenido en formato digital no sólo es más “eco-friendly” sino que proporciona una comodidad inigualable para los asistentes. El listado de beneficios es infinito: fácil acceso, peso ligero, capacidad de buscar, fotografiar, compartir…

Por ello, hoy rendimos homenaje a las aplicaciones móviles que hacen posible la creación de eventos más respetuosos con el medio ambiente sin poner en peligro la experiencia de los asistentes.

 

Go paperless!

Puede que tu cerebro aún esté conectado al pasado… ¡Despierta! Como organizador debes estar a primera línea de la innovación. Los PDF’s imprimibles son cosa del pasado, no ofrecen ni mucho menos la experiencia interactiva y personalizada que tu gente necesita durante el evento.

Las apps para eventos no solo buscan ofrecer de forma digital aquello que puede estar en papel durante el evento, sino que diseñan el antes y el después para crear una experiencia inigualable y mucho más longeva. Los puntos clave son 4:

  • Interacción
  • Actualización constante
  • Comunidad implicada
  • Éxito evaluable

¿Estás pensando en dar el paso y crear un evento “paperless”? Pide una demo de la app de Meetmaps y ¡no te quedes atrás!

 

¿Cómo reducir el gasto en papel con una app para eventos?

Antes del evento

  • Es tu carta de presentación. En ella se concentra y organiza todo el contenido del evento: desde los ponentes, al mapping de asistentes, programa del evento y puede que incluso el menú del catering! A partir de ella se desarrollan todas las acciones de promoción y engagement.

Ahorramos en: impresión de programas y folletos promocionales para los centenares o miles de asistentes que estén por asistir.

Ganamos en: eficiencia y organización.

PRO TIP: Incentiva las descargas haciendo accesible el programa del evento solo a través de la app.

  • Es la mejor herramienta (y pretexto) para promocionar tu evento y fomentar la asistencia. A través de tu web corporativa, email y redes sociales, incluye un link descargable para tu app y… ¡que empiece la marcha!

Ahorramos en: carteles y paneles físicos promocionales.

Ganamos en: activación y engagement previo al evento

  • Es tu atmósfera de conexión. Los paneles de discusión, los mensajes privados y las agendas de reuniones que ofrecen las apps para eventos, permiten empezar a crear tráfico y conexiones mucho antes del evento.

Ahorramos en: activaciones in situ como boards de papel.

Ganamos en: interacción y engrandecimiento de la experiencia.

PRO TIP: Juega con los hashtag de Twitter para crear comunidades de debate alrededor de tu evento.

  • Permite compartir información importante como por ejemplo, últimas actualizaciones, opciones de alojamiento y transporte o recomendaciones gastronómicas (ahí tienes una buena oportunidad para conectar con la gente).

Ahorramos en: dossieres de bienvenida, guías de ciudad y merchandising vario.

Ganamos en: servicios o ofrecer, contenido interactivo y up to date.

Durante el evento

  • Aprovecha las notificaciones push que por ejemplo ofrece Meetmaps para comunicar a tiempo real cambios o sorpresas a todos los asistentes a través del móvil.

Ahorramos en: ¡Improvisaciones chapuceras!

Ganamos en: rapidez y resolución creativa.

  • Facilita una guía digital para crear una experiencia más fluida: ofrece información sobre los asistentes, incluye un mapa con las localizaciones y ponencias que se llevarán a cabo, genera temas de discusión para que todos los asistentes se sientan protagonistas.

Ahorramos en: revistas y panfletos menospreciados.

Ganamos en: interacción, categorización y personalización.

PRO TIP: Piensa en las necesidades reales de tu audiencia. Ellos hacen posible el evento.

  • Fomenta la creación de pósters digitales por parte de los ponentes y exhibidores en lugar de impresos, y compártelos a través de las redes sociales. Este tipo de contenido tiene muchas más posibilidades: puedes incluir vídeos con música, imágenes de alta calidad, así como links relevantes a otro contenido que los asistentes puedan compartir.

Ahorramos en: pósteres gigantes, impresiones millonarias.

Ganamos en: innovación, calidad y shareability.

  • Permite a los asistentes tomar sus propias anotaciones, eliminando así la necesidad de traer portátiles. Además, también permite a los asistentes del evento compartir rápidamente sus comentarios y opiniones en línea.

Ahorramos en: folios en blanco, libretas y bolígrafos.

Ganamos en: comodidad y contenido transmediático.

  • Fomenta la conversación entre los asistentes a partir de chats privados como los que ofrece Meetmaps, donde los asistentes pueden comunicarse directamente entre ellos. De este modo, harás posible que los asistentes hagan conexiones relevantes tanto en digital como en persona, durante todo el evento.

Ahorramos en: situaciones incómodas y business cards.

Ganamos en: número de conexiones.

  • Considera la posibilidad de proyectar estas conversaciones en Twitter por ejemplo, a través de un “twitter wall”, donde se comparte el contenido de forma más visual y llamativa.

Ahorramos en: invisibilidad.

Ganamos en: real-time results y activación.

Una vez terminado el evento

  • Aprovecha las encuestas disponibles a través de la app que ofrece Meetmaps para que los asistentes compartan sensaciones mientras que el evento aún está fresco en sus mentes. Esto conlleva mucho menos tiempo y es más eficaz que distribuir (y procesar) formularios de papel!

Ahorramos en: formularios de papel.

Ganamos en: practicidad y adaptabilidad.

  • Mantén el acceso a los carteles digitales y otro material en línia del evento, para que los asistentes puedan volver a ello rápidamente si necesitan recordar información.

Ahorramos en: impresión de documentos entregables in situ.

Ganamos en: recursos y accesibilidad.

  • Sigue recopilando las conversaciones en redes sociales usando la app, concentrando información vital sobre lo que la audiencia está comentando después de que el evento haya terminado.

Ahorramos en: encuestas incómodas.

Ganamos en: interacción y lonevidad del evento.

PRO TIP: La comunicación en un evento tiene que ser un “todo-conectado”.

 

El mayor miedo

El mayor miedo cuando organizas un evento paperless, es que los asistentes sean incapaces o no estén dispuestos a aceptar esta nueva premisa. La clave para evitar que esto pase y asegurar que tus asistentes adopten esta mentalidad “paperless”, es el marketing.

Prepara un comunicado oficial sobre tu evento paperless, y envuélvelo con una campaña de social media potente y creativa para conseguir que la gente hable del gran evento que está por venir!

Aprovecha también para compartir tus razones por las cuales has decidido celebrar este tipo de evento paperless y transmite tu actitud “green” y compromiso firme con el medio ambiente.

Si lo trabajas bien, y sobretodo, crees en ello, no te harán falta muchos más incentivos para que la gente se una a tu propuesta! Solamente: sé consciente (y consecuente) con tus palabras y acciones.

¿Cuál ha sido tu propia experiencia?

¿Alguna sugerencia adicional? Por favor, ¡háznoslo saber a través de los comentarios!