Durante los últimos años en la industria de los eventos se ha producido una irrupción masiva de nuevas tecnologías y herramientas para mejorar la experiencia de los participantes. Las aplicaciones móviles, plataformas de venta de entradas, las redes sociales o las herramientas para segmentar nuestra audiencia han reinventado la forma en que planificamos, promocionamos y ejecutamos nuestros eventos.
Sin embargo, con el aumento de la capacidad de medir y analizar el impacto, ¿hemos aprendido cómo calcular el éxito de un evento o congreso con la tecnología?
Índice de contenidos
Definir el éxito
Como en la mayoría de las acciones que realizamos a nivel profesional, si no definimos previamente los objetivos que queremos alcanzar, no podremos trazar el camino hacia el éxito y menos aún saber cómo debemos medirlo. Por lo tanto, tendrás que empezar por el final: ¿Qué quieres conseguir con el evento?
Si no se puede medir, no se puede mejorar
Después de establecer los “outcomes” que queremos obtener, es necesario encontrar maneras de cuantificar y medir los resultados. Por ejemplo, en caso que decidamos que el objetivo principal del evento es: “atraer a nuevos clientes potenciales”. ¿Cómo lo podríamos cuantificar?
Podríamos establecer la consecución de X número de nuevas reuniones, que más del 50% de los asistentes no estuvieran en nuestro CRM o que un 30% acepte una demostración gratuita de nuestro producto durante la semana después del evento. Estas serían buenas maneras de medir el objetivo inicial de atraer nuevos clientes potenciales.
Actualmente existen muchas herramientas y recursos para recopilar datos sobre nuestro evento. Sin embargo, con tantas opciones, debes ser cuidadoso al escoger qué datos merece la pena recopilar, y más importante aún, en cómo vas a recopilarlos.
¿Qué maneras existen para medir el éxito de un evento?
Promoción e impacto en las redes sociales
Cada plataforma social utiliza una forma propia de medir el alcance en las redes sociales. Por ejemplo, twitter utiliza las impresiones totales de tu actividad o el número de tweets con el hashtag del evento.
Mediante las plataformas de social media como HootSuite o Buffer podrás medirlo de forma automática. También existen herramientas de analítica más avanzada con los que podrás obtener información más detallada.
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Cantidad de registros o entradas vendidas
Si decides medir el éxito por la cantidad de registros o entradas vendidas en el evento, asegúrate de utilizar plataformas como Eventbrite, Ti.to, o Meetmaps para controlar fácilmente las métricas del total de personas que asisten al evento y poder compararlo con el total de registrados.
Si el evento o congreso se ha realizado en ocasiones anteriores piensa en hacer un seguimiento de mejora respecto a los resultados del año anterior.
Satisfacción con el evento
La calidad de los ponentes y de sus intervenciones, la correcta adecuación de las salas o el rigor en los horarios y buena comunicación de incidencias en caso contrario son algunos de los elementos que conformarán la opinión de los asistentes respecto al evento.
La forma más sencilla para medir la satisfacción es enviar un correo con un cuestionario post – evento en base a los objetivos establecidos inicialmente. Puedes utilizar herramientas como Google Forms, Typeform o SurveyMonkey para diseñarlas.
Una app del evento o congreso te ayudará a obtener valoraciones de las sesiones y sus ponentes de forma fácil y en el momento mediante recordatorios a través de notificaciones push, así como a aumentar el índice de respuesta de las encuestas de satisfacción. Asegúrate que la app de tu evento permite incluir estas opciones.
Engagement y participación de los asistentes
La participación de la audiencia y su engagement son métricas que están directamente relacionados con el impacto de un evento entre los asistentes.
Métricas como el total de asistentes que han activado su perfil en la app, el porcentaje de asistentes que han interactuado antes del evento o el número de preguntas al ponente, nos darán señales del nivel de implicación alcanzado.
Esta manera de medir el éxito del evento aparece gracias al auge del uso de apps. En Meetmaps hemos desarrollado nuestra propia tecnología para aumentar y medir el engagement de un evento.
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Conclusión
En conclusión, hay que tener mucho cuidado de no limitarnos sólo a 
recoger datos, sino que realmente nos permitan medir el éxito de nuestro evento.
Manteniéndonos centrados en nuestros objetivos originales y fijando los caminos para llegar a dichos objetivos, estamos en mejores condiciones para medir los resultados e identificar el impacto de nuestros eventos.
Y sobretodo no te olvides de utilizar una herramienta de gestión de eventos para poder tener el control de todas las métricas y KPI’s principales.