La forma de organizar una ponencia ha cambiado mucho en los últimos años. Principalmente porque los gustos de los asistentes a este tipo de actos también han variado con el paso del tiempo. Hoy en día el público no se conforma con ser un mero espectador, quiere tener una participación activa.
¿Qué son las ponencias interactivas?
Para satisfacer las nuevas demandas del mercado las conferencias están introduciendo elementos que permiten que los asistentes participen en tiempo real.
En este caso de Meetmaps, tiene la opción de hacer «preguntas al ponente» en directo. Una opción clave para fomentar la participación de los asistentes, que muestra los perfiles de los distintos ponentes y moderadores, y los asistentes pueden publicar su pregunta o comentario.
¿Cómo funciona? Los asistentes pueden mandar sus dudas o comentarios a través de la app, y la organización se encarga de hacer una selección de aquellas más interesantes, publicarlas en la app, y también en la pantalla de la conferencia para que los ponentes puedan verlas y contestarlas.
En una ponencia interactiva los conferenciantes presentan un tema determinado, pero además utilizan herramientas que permiten que los oyentes tengan una participación más activa. Pueden plantear preguntas, votaciones en tiempo real, entre otros.
¿Qué ventajas ofrece una ponencia de este tipo?
- Consiguen que el evento sea mucho más entretenido para los asistentes.
- Capta la atención, “obliga” al oyente a estar atento a lo que se está diciendo para poder participar después.
- Aumenta la posibilidad de usar recursos de alto impacto durante la exposición, tales como audios, vídeos, etc. Esto hace que la charla sea más entretenida y más fácil de seguir para los asistentes, pero también ayuda al ponente a desarrollar su trabajo.
- Este tipo de eventos motivan al público y aumentan las expectativas sobre la conferencia.
- Promueve el factor sorpresa, que es fundamental para que haya una buena conexión entre público y presentador.
- Consigue que el contenido de la presentación cale más en la memoria del espectador. Quizá no se acuerde de cosas demasiado técnicas pasados unos días, pero sí recordará aquellos elementos o características que se le explicaron de una forma más dinámica y participativa.
- Ayuda a generar una imagen profesional, puesto que demuestra que el objetivo de la ponencia no es solo presentar un producto o un servicio, sino que busca de verdad interesar al público.
Interacción sí, pero con moderación
Uno de los factores más importantes a tener en cuenta cuando se organiza una ponencia interactiva es encontrar el equilibrio justo en el nivel de participación que se le pide al público.
Seguramente a los asistentes no les importará participar en una sesión de Q&A, puesto que las rondas de preguntas y respuestas son un clásico. Y posiblemente tampoco tengan inconveniente en hacer una votación. Pero si hacemos que el público esté participando cada cinco minutos vamos a cometer dos graves errores.
Por un lado vamos a conseguir que la novedad que representa un acto en el que el público puede participar se convierta en algo tedioso, al tener que estar los asistentes continuamente pendientes de hacer cosas.
Por otro lado, si la participación es demasiado intensa, el ponente no tendrá tiempo suficiente para exponer su mensaje, lo que desvirtuará su conferencia.
Por tanto, podemos elegir algunas formas de colaboración y repartirlas a lo largo de la ponencia, pero no abusar de la participación de los asistentes.
¿Cómo preparar una ponencia interactiva?
La planificación es clave en cualquier tipo de evento, pero cuando se trata de una ponencia lo es todavía más, y debe haber siempre una comunicación muy fluida entre el organizador y los ponentes, para asegurar que haya una buena coordinación.
Elige la forma de participación
Una de las primeras decisiones que hay que tomar es cómo será la participación de los asistentes al evento. Las dos formas más habituales son las votaciones en vivo y las preguntas a los conferenciantes.
Meetmaps también tiene la opción de que los asistentes hagan «votaciones en directo». Este módulo permite que los asistentes puedan votar a través de su app con las opciones que les propone el administrador.
Se diferencia de las preguntas al ponente porque las votaciones se pueden realizar con cualquier grupo de asistentes, y los resultados se pueden tratar en forma de datos, exportándolos en un excel.
Las opciones que aporta esta funcionalidad es que las votaciones son a tiempo real y totalmente anónimas. Además, esta opción está incluida en la app, no tiene un límite de participantes y los resultados se pueden mostrar en directo. Las preguntas pueden tener múltiples opciones, sin restricciones y los usuarios pueden ver los datos en su dispositivo movil una vez acabado el concurso.
La votación puede resultar muy útil en eventos de diferente tipo, tanto los más lúdicos como los más profesionales. Por su parte, las preguntas son una muy buena opción en charlas de carácter magistral y foros de discusión, ya que permiten a los asistentes resolver cualquier duda que puedan tener sobre los temas tratados.
Define el objetivo de la participación
En realidad, para saber mejor qué forma de participación elegir debemos tener claro qué es lo que buscamos con la misma. Si lo que queremos es comprobar el nivel de comprensión del público sobre lo que se está exponiendo, se pueden lanzar dos o tres preguntas a mitad del discurso. Esto le puede venir muy bien al ponente para saber si lo que está exponiendo se está entendiendo y para hacer cambios si fuera necesario.
La otra finalidad que puede tener pedir interacción al público es conocer su opinión sobre un determinado tema. En este caso será mejor hacer uso de las votaciones, puesto que son la forma más rápida de obtener una estadística. Para hacer la charla todavía más dinámica, la conferencia podría llegar a cambiar y centrarse más en un tema o en otro después de los resultados de la votación.
Prepáralo todo para la participación
Por mucha comunicación que haya entre organizador y ponente, al final es este último el único que sabe de verdad cómo se desarrollará su exposición oral. Por eso es importante que sean los propios conferenciantes los que elaboren las preguntas o encuestas que hay que hacer al público e indiquen cuál es el mejor momento para plantearlas.
Una vez que se tiene el listado de preguntas hay que subir las mismas a la plataforma que se vaya a emplear, así el día del evento todo estará listo.
Meetmaps es una buena alternativa para personalizar eventos y conseguir que los asistentes estén totalmente implicados de principio a fin. Permite enviar mensajes directamente al móvil del público y que este pueda participar desde el mismo, con una gestión muy fácil y un uso intuitivo tanto para los usuarios como para el organizador.
Da apoyo a los ponentes e infórmales sobre lo que tienen que hacer
Las ponencias interactivas son algo relativamente nuevo y es posible que te encuentres con conferenciantes que nunca hayan participado en una charla de este tipo y sean un poco reacios a ellas.
Por eso hay que explicarles bien de qué se trata, para que puedan comprobar que es algo muy sencillo de realizar gracias a la tecnología y que lo único que tienen que hacer es introducir algunos pequeños cambios en su forma habitual de trabajar.
El ponente debe saber que llegado el momento de pedir la interacción del público debe leer la pregunta en voz alta. Esta es una buena forma de que todo el mundo se asegure de que está viendo en la pantalla de su móvil la pregunta correcta.
A continuación hay que darle a la audiencia el tiempo necesario para que lea detenidamente la pregunta por su cuenta y la responda. El tiempo puede variar en función de la complejidad de la pregunta y lo larga o corta que se espera que se sea la respuesta. Como organizador eres el responsable de dar el tiempo suficiente para que todo el mundo pueda participar correctamente.
Haz algunas pruebas
Tanto en el caso de los ponentes como en el caso de los organizadores, enfrentarse a una ponencia interactiva por primera vez puede dar algo de vértigo. Siempre existe el miedo a que algo salga mal.
Una buena forma de detectar posibles errores es hacer pruebas. En realidad, este consejo es útil tanto para quienes organizan un evento interactivo por primera vez como para quienes ya tienen experiencia en este campo.
Es importante que el ponente se sienta cómodo con la herramienta que va a utilizar durante su exposición, por eso debe aprender a manejarla correctamente. Las apps para ponencias interactivas suelen ser bastante sencillas de usar y es fácil cogerles el truco. En la mayoría de los casos bastará con hacer un ensayo uno o dos días antes de la conferencia para comprobar que todo funciona bien y que el ponente pueda resolver todas las dudas que tenga sobre este tema.
¿Te ha interesado?
Hacer una ponencia interactiva mejora la experiencia tanto de asistentes como de ponentes, por eso es una alternativa que no hay que perder de vista a la hora de organizar un evento.
Si quieres saber más sobre la plataforma Meetmaps y sus productos, no dudes en pedirnos una demo personalizada para tu evento y poder así probarlo por ti mismo.