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Unos años atrás y sin la ayuda de un registro con software, la organización de estos era manual. La generación de los listados de asistentes eran procesos bastante largos y se solían añadir a los asistentes uno a uno a través del ordenador. Además, la promoción y difusión de los eventos se centraba en promoción off-line.
En la actualidad, gracias a la aparición del marketing digital, además de la creciente necesidad de medir y controlar la efectividad de la organización de eventos surge el uso de la tecnología para mejorar el control y éxito de los eventos realizados.
Para la organización y gestión de un evento, debemos tener en cuenta la importancia de la elaboración de un buen servicio de registro, para así garantizar un resultado positivo, tanto para los organizadores como para los asistentes a un evento.
Hoy en día, el uso de la tecnología y registro con software está presente en muchos procesos de nuestro día a día y en el caso de la organización de eventos, se puede aplicar tanto para eventos presenciales, híbridos e incluso virtuales como el mecanismo estrella para poder agilizar el registro a tu evento, además de minimizar los errores del evento en general.
Registro con Software
Primer paso: Elaborar tu base de datos de asistentes personalizada para el registro con software
Personaliza el listado de asistentes a tus eventos mediante una importancia sencilla y ágil de tu base de datos gracias al uso de un registro con Event Management Software como el de Meetmaps.
Gracias al uso de un software para la organización de eventos podrás gestionar tu mismo el listado de asistentes a tu evento, puedes realizar esta importación de asistentes con un listado en excel o incluso con un documento en formato .csv según cuáles sean tus preferencias.
Segundo paso: Crear un formulario personalizado con una plataforma
Elabora el formulario de registro con Event Management Software para la entrada a tus eventos de forma personalizada para cada asistente y además, utiliza el branding e imagen de tu marca.
Además, mediante el uso de un software para eventos, podrás configurar el título, la descripción y toda la información que consideres necesaria para dar a los asistentes de tu evento en el momento del registro.
Tercer paso: Ofrece y vende entradas distintas con un software de registro
Configura el itinerario a seguir por parte de cada asistente al evento, mediante las distintas opciones de entradas a rellenar en el formulario de registro, como por ejemplo, según el interés de cada asistente e incluso, si según el formato de asistencia al evento, presencial, híbrido e virtual.
Cuarto paso: Vende productos en el formulario de registro al evento
Promociona e incentiva la compra de tus productos corporativos o relacionados con el evento en el formulario de registro de este, para así motivar e incitar el engagement con tu marca.
Quinto paso: Organiza y gestiona a los asistentes al evento desde la misma plataforma
El uso de un EMS como el de Meetmaps garantiza la unicidad de todos los procesos de organización y gestión en la misma plataforma, es decir, es un software all-in-one.
A través de este, podrás gestionar como centro de control todo aquello que desees en torno a tu evento, así como también importar invitados, gestionar inscritos e incluso enviar email masivos.
Otras funcionalidades clave de un EMS para el registro de eventos
- Personalización de los campos del formulario: elaboración de distintos campos a rellenar para cada asistente y así personalizar el itinerario de este en el evento.
- Envío de email de confirmación: creación de un envío automático a enviar cuando el asistente haya rellenado el formulario de registro, como email de confirmación.
- Incluye distintos modos de pagos para las entradas a tu evento: añade un precio en la inscripción del evento e incluso, añade códigos de descuento en estos para asistentes concretos.
- Cumple con el nuevo Reglamento General de Protección de Datos: configura la inscripción siguiendo con la normativa europea sobre protección de datos, para así garantizar la seguridad y privacidad de los datos de tus asistentes.
- Segmenta la lista de asistentes a tu evento: filtra la base de personas registradas a tu evento y crea grupos distintos de asistentes para personalizar su recorrido en el evento.
Elabora el mejor control de acceso a tu evento
Contrata un servicio experto para llevar la entrada y salida de tu evento a otro nivel.
Conoce los pasos a seguir para la elaboración de un control de acceso excelente posterior al servicio de registro:
- Genera códigos QR de identificación para cada asistente.
- Crea acreditaciones personalizadas con el branding de tu marca.
- Elabora un check-in rápido y sin errores.
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